Тема 4.1. Составление и оформление кадровой документации

Тема 4.1.1. Прием на работу. Оформление приема на работу. Трудовой договор, стороны, содержание

КЛАССИФИКАЦИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Функция кадровой документации (поличному составу) – оформление и закрепление трудовых правоотношений.

Значение документации по личному составу – в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Кадровые подразделяются на:

1. Первичные учетные
- личная карточка формы Т2

2. Распорядительные
- приказы по личному составу

3. Личные
- трудовая книжка
- автобиография

4. По социальному обеспечению
- пенсионные

Ведение кадровой документации обязательно для любого предприятия огромного комбината, маленького кооператива независимо от того государственное это предприятие или частное.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процесс движения кадров:

v Прием, перевод, увольнение

v Предоставление отпусков

v Командирование

 

ПРИЕМ НА РАБОТУ

Работник предоставляет следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства
- страховое свидетельство государственного пенсионное страхования
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
- дополнительные документы (рекомендательное письмо или характеристику; список научных трудов; справка о состоянии здоровья и пр.)
Хотя в Трудовом кодексе РФ к обязательным документам не причислено Страховое свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (ИНН) – этот документ необходим для заполнения карточки формы Т-2.

На основании всех этих документов документируется прием на работу.
Последовательность документирования при приеме на работу(раздаточный материал):

 

Резюме

Заявление

Личное дело

Трудовой договор

Приказ о приеме на работу

Запись в трудовую книжку

Оформление личной карточки формы Т-2 (Т-2ГС)

Бухгалтерия (открытие лицевого счета)

Разберем документирование подробнее:

 

1. Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателем с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Резюме составляется в свободной форме и может выглядеть так, так приведено в Рабочей тетради по Делопроизводству на стр. 51. Работа № 35 Составлять мы его не будем, но впишем в форму состав информации, которую необходимо отразить в резюме
РЕЗЮМЕ

00.00.0000

1. Ф.И.О.	Полностью как в паспорте
2. Адрес	Улица, дом, квартира, город, область, индекс
3. Телефон	Домашний, можно сотовый
4. Дата и место рождения	День, месяц и год рождения, место рождения: село, город, область
5. Гражданство	РФ (Украина и т.д.)
6. Семейное положение	Женат, холост, состав семьи (муж, жена, дети с указанием года рождения, можно место работы, учебы)
7. Образование	Годы учебы, учебное заведение, специальность (по диплому)
8. Опыт работы	Годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке)
8. Дополнительные сведения	Владение иностранными языками, использование техники, наличие публикаций и т.п.
9. Черты характера	Указываются три важнейших по мнению претендента на должность свойств характера

1. Работник пишет заявление
Заявление – документ, который содержит официальное сообщение или просьбу, адресованное организации или должностному лицу.
Заявление пишется от руки и может иметь следующую форму:
Работа № 36 в Рабочей тетради по делопроизводству.

Новиковой Любови Александровны, проживающей по адресу: ул. Суворова, 58-2, г. Губаха, Пермской обл.		Директору ПЛ № 13 Г-ну А.С. Гулину   Резолюция
ЗАЯВЛЕНИЕ. 00.00.0000
Прошу принять меня на должность секретаря в отдел кадров
Новикова
Визы согласования с руководителем структурного подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты   Отметка об исполнении и направлении в дело

2. Работник составляет и заполняет документы, которые войдут в личное дело работника:
- пишет автобиографию
Автобиография – это документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника (пишется в свободной форме, но должна включать определенную информацию) – в РТД Работа № 37 В Рабочей тетради приводится форма автобиографии и состав информации, включаемый в нее. Выполняется дома.
- заполняет анкету или ЛЛУК (форма унифицирована) – это основа личного дела

Работником ОК составляется трудовой договор. Подписывается трудовой договор и работником и администрацией предприятия.

 

Трудовой ДОГОВОР

Трудовой договор – это документ, который составляется между работником и администрацией предприятия об установлении и регулировании трудовых правоотношений.

Трудовой кодекс РФ определяет трудовой договор как - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка[289].

Сторонами трудового договора являются – работник и работодатель.

Существенными условиями трудового договора (обязательно включаемыми в него) являются:

ü Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя, заключивших трудовой договор

ü Место работы (с указанием структурного подразделения)

ü Дата начала работы

ü Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации и конкретную трудовую функцию (должностные обязанности)

ü Права и обязанности работника.

ü Права и обязанности работодателя

ü Условия труда, компенсации и льготы работникам за тяжелые и вредные условия труда

ü Режим труда и отдыха (рабочий день, рабочая неделя, отпуск и пр.)

ü Условия оплаты труда (размер оклада, тарифной ставки, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты)

ü Виды и условия социального страхования (взносы по социальному, медицинскому страхованию, пенсионные взносы)

Кроме этого могут включаться и дополнительные условия: испытательный срок, соглашение о неразглашении коммерческой тайны и пр., но эти условия не должны ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.

Заключается трудовой договор в 2-х экземплярах, подписывается каждый экземпляр. Один – у работника, другой – у работодателя.

Срок трудового договора

– на неопределенный срок (пока одна из сторон не изъявит желание прекратить трудовые отношения)

- на определенный срок – не более пяти лет (срочный трудовой договор) - заключается только в том случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок (замещение отсутствующего работника, для выполнения временных работ и пр.[290]) но не для того, чтобы иметь возможность уволить неугодного работника по истечении срока трудового договора.

Если срок действия в трудовом договоре не оговорен – он считается заключенным на неопределенный срок.

По истечении срока трудового договора, если ни одна из сторон не потребовала расторжения – договор считается заключенным на неопределенный срок.

С момента допущения работника к работе трудовой договор должен быть заключен в письменной форме не позднее 3 дней со дня начала работы.

Возраст, с которого обязательно заключение трудового договора – 16 лет, при определенных обстоятельствах с 15 и даже с 14.

Вступает в силу с момента подписания обеими сторонами, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя.

Если работник не приступил к работу в течение недели со дня подписания трудового договора – он аннулируется.[291]

Изменение трудового договора – только по соглашению сторон в письменной форме[292]. Изменение, то есть перевод на другую постоянную работу или перемещение допускается только с письменного согласия работника. Об этих изменениях работника уведомляют не позднее, чем за 2 месяца в письменной форме.

Прекращение трудового договора. Общими основаниями является:

ü Соглашение сторон – ст. 78

ü Истечение срока трудового договора – ст. 58

ü Расторжение по инициативе работника (предупредить не позднее, чем за 2 недели) – ст. 80

ü По инициативе работодателя – ст. 81 (за прогулы, в связи с сокращением численности штата и пр.)

ü Перевод работника по его просьбе или с его согласия к другому работодателю

ü Отказ работника продолжать работу в связи со сменой собственника имущества организации – ст. 75

ü … в связи с изменением существенных условий трудового договора – ст. 73

ü Отказ работника от перевода вследствие состояния здоровья – ст. 72

ü … вследствие перемещения работодателя в другую местность – ст. 72

ü Обстоятельства не зависящие от воли сторон (призыв работника на военную службу, восстановление на работе ранее уволенного работника, выполняющего эту трудовую функцию; по решению суда (осуждение); смерть работника и пр.) – ст. 83

ü Нарушение правил заключение трудового договора – ст. 84

Во всех случаях днем увольнения считается последний день работы. – ст. 77

При расторжении срочного трудового договора – работник предупреждается в письменной форме не позднее, чем за 3 дня.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие документы считаются обязательными при оформлении приема на работу?

2. Какие документы считаются дополнительными при оформлении приема на работу?

3. В каком документе (законе) закреплен состав обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу, порядок заключения трудового договора, его изменение и прекращение?

4. В чем заключается функция и значение кадровой документации?

5. Как классифицируются кадровые документы?

6. Какова последовательность документирования приема на работу?

7. Что такое заявление, и какие реквизиты включает этот документ?

8. Что такое резюме, и какая информация содержится в его тексте?

9. Что такое трудовой договор и каковы существенные условия трудового договора?

10. С какого возраста, и на какой срок может быть заключен трудовой договор? В каком случае допустимо заключение срочного трудового договора?

11. Каковы основания для прекращения трудового договора? Каковы сроки предупреждения об увольнении?