Тема 3.3.2.2. Письмо-напоминание, сообщение, подтверждениеПисьмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. [266] Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Композиция письма - подтверждения:
Языковая формула – гнездо слов, образованных от глагола «ПОДТВЕРЖДАТЬ» Заключительная формула вежливости – это заключительная фраза письма «С уважением», которую пишут с новой строки (абзацный отступ), после словосочетания точка не ставится, но наименование должности в реквизите «Подпись» пишется с прописной буквы. Заключительная формула вежливости уместна в том случае, если письмо адресуется руководителю предприятия или специалисту (в адресате указывается фамилия и инициалы). Выполняем Работу № 24 в Рабочих тетрадях по делопроизводству. Иногда возникают такие ситуации, когда на отправленное письмо ответ не получен. Причиной может быть, в том числе, утеря письма. Поэтому, ü Если нет ответа на первое письмо, например, письмо-просьбу – составляется (или выводится из памяти ПК) точно такое же письмо и на левом поле делается пометка «Вторично» - это подчеркивает факт напоминания, но не является письмом-напоминанием Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.[267] Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.[268] Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.[269] Языковая формула – гнездо слов, образованных от глагола «НАПОМИНАТЬ» Композиция письма - напоминания:
Даже если письмо содержит законное требование ВЫПОЛНИТЬ обязательства, оно в любом случае должно быть корректным. Работа № 25 в Рабочей тетради по делопроизводству. Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.[270] Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений[271]. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации Языковая формула – слова «СООБЩАЕМ», «СТАВИМ ВАС В ИЗВЕСТНОСТЬ», «ДОВОДИМ ДО ВАШЕГО СВЕДЕНИЯ» Композиция письма - сообщения:
Письмо-сообщение является разновидность информационного письма. Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера[272] Объем информационного письма колеблется от 1 предложения до 3 листов машинописного текста. К информационным письмам прибегают для пропаганды деятельности предприятия. К информационным относят и письма-извещения. Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).[273] Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.[274] Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Работа № 26 в Рабочих тетрадях по делопроизводству ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. В каком случае пишутся письма-напоминания? Является ли напоминанием письмо с пометкой «Вторично»? 2. С какой целью пишутся информационные письма? Назовите разновидности информационных писем. 3. Композиция письма-подтверждения 4. Композиция письма-напоминания 5. Композиция письма-сообщения
|
