Тема 3.3.2.2. Письмо-напоминание, сообщение, подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. [266]

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, не­обходимо назвать их и т.д.

Композиция письма - подтверждения:

1. Подтверждение получения письма или др. материалов 2. Просьба, предложение, замечание, указание и пр. 3. Заключительная формула вежливости или выражение удовлетворения, благодарности и пр.

Языковая формула – гнездо слов, образованных от глагола «ПОДТВЕРЖДАТЬ»

Заключительная формула вежливости – это заключительная фраза письма «С уважением», которую пишут с новой строки (абзацный отступ), после словосочетания точка не ставится, но наименование должности в реквизите «Подпись» пишется с прописной буквы. Заключительная формула вежливости уместна в том случае, если письмо адресуется руководителю предприятия или специалисту (в адресате указывается фамилия и инициалы).

Выполняем Работу № 24 в Рабочих тетрадях по делопроизводству.

Иногда возникают такие ситуации, когда на отправленное письмо ответ не получен. Причиной может быть, в том числе, утеря письма. Поэтому,

ü Если нет ответа на первое письмо, например, письмо-просьбу – составляется (или выводится из памяти ПК) точно такое же письмо и на левом поле делается пометка «Вторично» - это подчеркивает факт напоминания, но не является письмом-напоминанием

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.[267]

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.[268]

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.[269]

Языковая формула – гнездо слов, образованных от глагола «НАПОМИНАТЬ»

Композиция письма - напоминания:

1. Ссылка на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон

2. Напоминание и выполнении действий

3. Меры, которые будут приняты в случае невыполнения

4. Заключительная формула вежливости или надежда на благополучное решение вопроса

Даже если письмо содержит законное требование ВЫПОЛНИТЬ обязательства, оно в любом случае должно быть корректным.

Работа № 25 в Рабочей тетради по делопроизводству.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.[270]

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений[271].

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации

Языковая формула – слова «СООБЩАЕМ», «СТАВИМ ВАС В ИЗВЕСТНОСТЬ», «ДОВОДИМ ДО ВАШЕГО СВЕДЕНИЯ»

Композиция письма - сообщения:

1. Мотивы, причины, предпринимаемые действия

2. Дополнительные сведения, замечания

3. Надежда на сотрудничество

Письмо-сообщение является разновидность информационного письма.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера[272]

Объем информационного письма колеблется от 1 предложения до 3 листов машинописного текста.

К информационным письмам прибегают для пропаганды деятельности предприятия. К информационным относят и письма-извещения.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со­вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).[273]

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участ­ника, программу мероприятия и другие информационные материалы.[274]

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия.

Работа № 26 в Рабочих тетрадях по делопроизводству

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. В каком случае пишутся письма-напоминания? Является ли напоминанием письмо с пометкой «Вторично»?

2. С какой целью пишутся информационные письма? Назовите разновидности информационных писем.

3. Композиция письма-подтверждения

4. Композиция письма-напоминания

5. Композиция письма-сообщения