Тема 3.3.3.1. Письмо-запрос, ответ на запрос

В коммерческой переписке могут использоваться почти все виды писем, которые мы уже знаем, но кроме них, есть именно коммерческие письма:

v запрос

v ответ на запрос

v оферта (предложение)

v ответ на предложение

v рекламация

v претензия

v ответ на рекламацию или претензию

Все эти виды писем отражают двусторонний обмен информацией, поэтому будем их разбирать парами.

ПИСЬМО-ЗАПРОС

Запрос – это коммерческий документ, в котором покупатель обращается к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре или услугах и\или сделать предложение на оказание услуг или поставку товара.

Композиция письма-запроса:

1. Мотив и изложение просьбы

2. Сведения о товаре или услугах (наименование, количество, модель, марка, качество, цена, сроки поставки, вид платежа и др.)

3. Надежда на сотрудничество

Помните, чем подробнее будет запрос, тем меньше писем Вам придется обрабатывать и составлять. Сведения о товаре или услуге целесообразнее печатать в виде таблицы. Цифровая информация легче воспринимается, когда она оформлена таблицей.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ– служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).[280]

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при условии, что инициативное письмо было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-запроса ошибки перено­сить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.[281]

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данный запрос, если автор письма такой информацией располагает.[282]

В ответе на запрос:

ü если продавец может сразу поставить товар (оказать услугу)
ответом будет предложение (оферта)

ü если не может сразу поставить товар (оказать услугу) посылается ответ в котором:
- вопрос принят к рассмотрению
- уточняют и выясняют возможности поставки
- отказ поставить товар
- изменение условий запроса (количества, качества, модели, сроков и пр.)
- обещание выслать предложение

Композиция письма-ответа на запрос:

1. Повторение запроса

2. Причины, почему предложение не может быть выслано (принято к рассмотрению, уточнение условий запроса, обещание направить предложение)

3. Констатация отказа и надежда на сотрудничество

ПОМНИМ, что при отказе – сначала излагаются причины отказа, затем констатируется отказ.

Выполняем Работу № 29 и № 30

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Перечислите виды писем, которые относятся к коммерческой корреспонденции

2. Композиция письма-запроса.

3. Какова причина оформления текста запроса в виде таблицы?

4. Особенности письма-ответа

5. Композиция письма ответа на запрос

6. В каком случае посылается письмо ответ на запрос, а в каком случае предложение?

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Описать производственную ситуацию (одна сторона листа) и составить письмо-запрос по этой ситуации (вторая сторона листа).

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА В КЛАССЕ

Обменяться письмами-запросами, проставить на них все отметки, написать резолюцию и на основании этой резолюции составить ответ на запрос (25 минут).

Сдать домашние и классные работы преподавателю.

Раздел 3. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Тема 3.3.3. Деловая и коммерческая корреспонденция