Тема 3.3.2.1. Письмо-просьба, сопроводительное письмо
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.[264] Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Любое письмо должно иметь заключение. В письме просьбе это может быть надежда на сотрудничество, ожидаемый результат, если просьба будет исполнена и пр. Если упустить хотя бы одну часть композиции, письмо будет некрасивым, неполным, неубедительным. Поэтому при составлении писем и любых других документов, мы будем: 1. определять языковую формулу – Языковая формула – слово или словосочетание закрепленное за определенным видом письма, то есть слово, которое определяет вид письма. Без какого слова нельзя попросить? ПРОШУ, ПРОСИМ, и т.д., это слово, образованное от глагола ПРОСИТЬ, который выражает просьбу. И в зависимости от кого исходит просьба это будет:
То есть гнездо слов, образованных от глагола ПРОСИТЬ и будет языковой формулой письма-просьбы. 2. составлять композицию письма - Композиция письма – это порядок расположения информации, определенный план, по которому пишется составляется текст. В Рабочих тетрадях по делопроизводству для каждого вида письма дана типовая композиция, пользуясь которой Вы будете составлять тексты писем. Для письма просьбы композиция следующая: 1. Причины, побудившие обратиться с просьбой 2. Изложение самой просьбы 3. Ожидаемый результат, если просьба будет исполнена или надежда на сотрудничество. 3. выбирать синтаксическую конструкцию и искать лексический наполнитель – синтаксическая конструкция – это способы сочетания слов внутри предложения. лексический наполнитель - это слова, которые более полно, убедительно и кратко выразят Вашу мысль. В Приложении № 1 Рабочей тетради по делопроизводству даны синтаксические конструкции для большинства писем и варианты из реализации. То есть, используя композицию письма Вы определяете разделы, которыми будете пользоваться при составлении письма-просьбы: Причины, побудившие обратиться с просьбой – Раздел приложения «Модели выражений объясняющих мотивы» Изложение просьбы – Раздел приложения «Письмо-просьба» Ожидаемый результат, если просьбы будет исполнена или надежда на сотрудничество – раздел приложения «Заключительные слова» Так составляется текст письма. Рекомендации по составлению письма в целом даны в Рабочей тетради по делопроизводству на стр. 37. При составлении всех видов писем используйте Работы № 21 (формуляр письма), № 4, 5, 6, 7 в Рабочей тетради по делопроизводству.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.[265] Сопроводительное письмо выполняет роль ярлыка, этикетки и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо пишется только в том случае, когда оно содержит ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАЗЪЯСНЕНИЯ или если прилагаемые материалы (документы) СОДЕРЖАТ НЕСКОЛЬКО ЛИСТОВ. Композиция сопроводительного письма 1. Мотивы, побудившие выслать документы или ценности. Предпринимаемое действие 2. Сообщение о высылаемом материале. Указание на то, что материалы приложены к письму 3. Уточняющие сведения: наименование конкретных документов, их количество, число страниц в каждом документе. Уточняющие сведения оформляются реквизитом «Отметка о приложении». Языковой формулой будет гнездо слов, образованных от глагола «высылать», «посылать», «отсылать». Выполняем Работу № 22 и 23. Письмо-просьба – инициативное, то есть ссылку на номер и дату входящего документа не оформляем. Сопроводительное письмо – ответное (пишется в ответ на письмо-просьбу), то есть имеет ссылку на индекс и дату входящего документа (письма-просьбы) и обязательно «Отметку о приложении». ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ: 1. Расскажите об этапах составления письма 2. Расскажите об этапах составления текста письма 3. Объясните термин «языковая формула», «синтаксическая конструкция», «лексический наполнитель» 4. Композиция письма-просьбы 5. Композиция сопроводительного письма 6. Каковы особенности составления сопроводительного письма (дополнительные реквизиты)
|
