Тема 3.3.3.1. Классификация писем

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.[259]

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.[260]

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.).

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить речью, а можно действием.

Точно также и письма делятся на письма констатирующие свершившийся факт и предваряющие его свершение.

Поэтому констатирующие свершившийся факт письма напоминают монолог:

- подтверждение

-

Ответа не требуют

напоминание

- предупреждение

- извещение

 

Есть письма сопровождающие материальные ценности - сопроводительные – они выполняют роль этикетки и фиксируют факт отправки.

Количество ситуаций, дающих повод для составления письма практически беспредельно. Все письма можно разделить по наиболее схожим или различным признакам, то есть классифицировать.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПИСЕМ

 

1. По функциональному признаку:
- требующие ответа (письма-вопросы: просьба, обращение, предложение, запрос, требование и пр.)
- не требующие ответа (напоминания, подтверждения, информационные, гарантийные, отказы от предложения и пр.)

2. В зависимости от количества адресатов:

отправители     Получатель   Обычное (коллективное)

П о л у ч а т е л и     Отправитель   Циркулярное

 

3. В зависимости от количества затронутых вопросов:
- одноаспектное (простое)
- многоаспектное (сложное)
При этом, каждому аспекту соответствует своя языковая формула - то есть слово, или словосочетание, закрепленное за определенным видом письма:
Прошу… просьба
Напоминаем… напоминание и т.д.
С помощью языковой формулы облегчается поиск документа

4. По тематическому признаку:
- коммерческие (снабженческо-сбытовые, рекламные)
- деловые (производственные, административно-хозяйственные)

5. По структурному признаку
- регламентированное (стандартное – составленное по определенному образцу, на стандартной бумаге, со стандартными реквизитами)
- нерегламентированное (нестандартное – указывает на особый характер письма. Касается необычной исключительной ситуации, требующей особого внимания)
Но даже нестандартное письмо обязательно имеет свою языковую формулу.
Языковая формула упрощает создание писем. Но еще больше упрощает создание писем использование устойчивых оборотов (стандартных синтаксических конструкций)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 в Рабочей тетради по делопроизводству дает вам выбор таких синтаксических конструкций и вариантов ее реализации.
При их использовании составление писем сводится к выбору готовых фраз, а предложения связывать мы уже умеем.

Задание 1: Заклассифицируйте письма (раздаточный материал).

1. По функциональному

2. В зависимости от количества затронутых вопросов

3. В зависимости от количества адресатов

4. По тематическому признаку

5. По структурному признаку

1. Требует ответа; обычное; одноаспектное; деловое; нерегламентированное

2. Не требует ответа; одноаспектное; многоаспектное; коммерческое; регламентированное

3. Требует ответа; одноаспектное; простое; коммерческое; регламентированное

4. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; коммерческое; нерегламентированное

5. Не требует ответа; циркулярное; многоаспектное; коммерческое; нерегламентированное

6. Не требует ответа; обычное; многоаспектное; деловое; нерегламентированное

7. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; коммерческое; нерегламентированное

8. Требует ответа; обычное; одноаспектное; коммерческое; нерегламентированное

9. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; деловое; нерегламентированное

10. Не требует ответа; циркулярное; одноаспектное; коммерческое; нерегламентированное

11. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; деловое; нерегламентированное

12. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; коммерческое; нерегламентированное

13. Не требует ответа; обычное; одноаспектное; деловое; нерегламентированное

 

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.[261]

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.[262]

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.[263]

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Работа № 21 в Рабочих тетрадях по делопроизводству.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ:

1. По каким признакам классифицируются письма?

2. Объясните значение языковой формулы и синтаксических конструкций для составления писем

3. В каком случае допускается не составлять заголовок к письму?

4. Кто имеет право подписывать письма?

5. Перечислите реквизиты письма.

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005. – С. 88-89

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М:Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – С. 38-46

3. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 117-127

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.179-182

5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С. 77