Назначает время, когда руководитель сможет принять по данному вопросу Если же вопрос срочный
8. Связывается с руководителем по телефону и на основе его указаний решает вопрос
ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
1. Информирует руководителя о текущих делах и вопросах, которые возникли в его отсутствие. 2. Обрабатывает материалы командировки: 3. Оформляет отчет о командировке руководителя:
КОМАНДИРОВКИ СЛУЖАЩИХ ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Пишите приказ о командировке 2. Оформляете командировочное удостоверение на бланке 3. Записываете сведения о командировке в журнал регистрации командировок[6] по форме:
4. Подробно информируете о маршруте до гостиницы и до места назначения 5. При необходимости бронируете место в гостинице (письмом или по телефону) ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ КОМАНДИРОВОК
Тема урока: Организация приема посетителей по личным вопросам
Различают 3 вида приемов: 1. Прием по личным вопросам 2. Прием сотрудников своего учреждения по оперативным вопросам 3. Прием представителей других организаций, в том числе делегаций
ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПО ПОДГОТОВКЕ ПРИЕМА ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ
1. Определить и согласовать с руководителем дни и часы приема 2. Вывесить табличку с указанием дней и времени приема посетителей 3. Предварительно проводит запись на прием в журнале по форме:
- если прием по личным вопросам 1 раз в неделю – можно записать 5-10 человек; Вместо журнала можно вести учет посетителей по картотеке – это удобнее:
ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ВО ВРЕМЯ ПРИЕМА
1. Следить за очередностью и регламентом беседы 2. Докладывать о посетителе любого ранга, без исключения руководителю: 3. Приглашаете посетителя войти, широко открыв дверь и придерживая ее, уступая проход. После этого плотно закрыть дверь. 4. Предложить сесть, предложить свежие газеты, журналы. Убедиться, что ему удобно и продолжать работу 5. Извиниться от имени руководителя и сообщить о точном времени приема 6. Предложить ему чашечку кофе или чая, свежую периодику, убедиться, что ему удобно и продолжать работу. 7. Решаете сами: доложить о нем или записать на прием, исходя из регламента работы руководителя и своего, а также важности вопроса. 8. Войдя в кабинет руководителя, плотно закрываете дверь и докладываете 9. Выходите из кабинета и называете точную дату и время приема 10. Заранее оборудуете места для оформления заявлений, предложений, жалоб с набором бумаги и канцтоваров, желательно сделать немую справку 11. Ни в коем случае не приглашаете посетителя в кабинет руководителя в верхней одежде. Предложите снять верхнюю одежду или в гардеробе или поставьте заранее вешалку 12. Проследить, чтобы в дни приема по личным вопросам все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю были на местах. При необходимости можно было их вызвать к руководителю. 13. Принимаете все телефонные звонки, переадресовывая вопросы, требующие немедленного решения замам. 14. Следите, чтобы в кабинет руководителя во время приема по личным вопросам не заходили посторонние для решения текущих вопросов:
ПОСЛЕ ПРИЕМА
1. Берете у руководителя материалы приема и разносите по карточкам решения об исполнении 2. Доводите до сведения исполнителей решение руководителя 3. Ведете учет посетителей, обратившихся к руководителю 4. Контролируете исполнение принимаемых решений, отмечая в карточке или журнале 5. Если в ходе приема вопрос не решился или был отложен, секретарь хранит у себя незаконченные дела и готовит их для рассмотрения руководителю ко времени повторного приема.
Тема 1: Виды работ по бездокументному обслуживанию руководителей предприятия Тема урока: Организация других видов приемов
ПРИЕМ СОТРУДНИКОВ СВОЕГО УЧРЕЖДЕНИЯ ПО ТЕКУЩИМ ВОПРОСАМ
1. Знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время и пропускать их беспрепятственно 2. Довести до сведения сотрудников часы приема по текущим вопросам 3. Сообщать о посетителе руководителю по селектору или внутреннему телефону 4. Хорошо знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения, чтобы направить посетителя к компетентному специалисту для решения вопроса
ПРИЕМ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
1. Время посещения должно быть удобно как для руководителя, так и для посетителя 2. Секретарь заранее должен сообщить руководителю о вопросе, который предстоит решить во время встречи 3. Следует узнавать посетителя, который уже приходил и обращаться к нему по имени отчеству 4. Если представились визиткой, то принять, прочитать вслух, занести данные на карточку или в ПК, а визитку передать руководителю перед тем как пригласить посетителя в кабинет 5. Узнать у руководителя будет ли он принят 6. Предложить переговорить с замом или другим компетентным работником 7. Записать на прием и сообщить дату и время 8. Переговорить с руководителем и перенести время приема 9. Вызвать охрану
|
