В любом случае быть корректной и со всеми!
Задача секретаря в приемной: кому-то облегчить доступ к руководителю, а кому-то затруднить. Прием командированных специалистов
1. Выяснить согласовано ли это посещение заранее 2. Выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель 3. Отметить командировочное удостоверение 4. Оказать помощь в подборе необходимых материалов 5. Выяснить, обеспечен ли он гостиницей 6. Помочь в решение этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут и вид транспорта
ПРИЕМ ДЕЛЕГАЦИЙ
1. Согласовать вопрос о сопровождающем при посещении объектов 2. Позаботиться о переводчике и сувенирах 3. Приготовить и подать чай или кофе. При этом следить, чтобы: ПРИ ОТМЕНЕ ПРИЕМА
1. Известить посетителя заранее и договориться о времени, на которое переносится прием 2. Сообщить свой номер телефона, фамилию, имя, отчество для срочных справок 3. Договориться, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник 4. Извиниться за отсутствие руководителя, объяснив причину 5. Прием посетителей должен вести и.о. руководителя или другой специально назначенный сотрудник ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
1. На работе представляет начальник или сами: 2. В такой последовательности: 3. Форма представления: 4. Женщина всегда прибегает к помощи 3-х лиц при представлении 5. Если представляют большому кругу лиц, то называют только того, кого представляют 6. Если представляете при знакомстве несколько человек, то начинают с того, кто пришел последним, не учитывая иерархию, возраст, пол и семейное положение 7. При представлении, если представляют вам: 8. Представление идет с помощью визиток:
ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ
Визитная карточка является обязательным атрибутом любого знакомства и в первую очередь делового. Прообраз визитки появился в XVI веке, когда студенты в университете в Германии, прежде чем уехать на каникулы посещали с визитом своих профессоров и в знак расположения оставляли им цветную миниатюру, изображавшую фамильный герб, под которым визитер писал от руки свое имя и ставил дату. Самая ранняя, но более – менее похожая на современную карточка была написана от руки в 1731 году. Затем появились гравированные карточки, рельефные – с выдавленным именем или монограммой, литографические, а в начале ХХ века – вполне обычные – выполненные типографским способом. Различают: 1. Официальные – указывается место работы, ФИО, должность, адрес и телефон предприятия 2. Личные – адрес, ФИО, телефон (может быть менее или более полной) 3. Смешанные - место работы, ФИО, должность и домашние адрес и телефон Размер строго не ограничен, но классические размеры: ü Мужские - 50 х 90 ü Женские - 40-80 Может быть отпечатана на русском и иностранном языке: на одной стороне на русском, на другой на языке той страны, с кем сотрудничает фирма. В этом случае указываются и банковские реквизиты учреждения и телефон секретаря, факс.
Урок 41: Виды работ по обслуживанию деятельности коллегиального органа (2 часа) Урок 42: Виды коллегиальных органов. Периодичность проведения совещаний (2 часа) Урок 43: Работа секретаря во время совещания. Организация оперативных совещаний (2 часа) Во всех учреждениях – будь то государственные или коммерческие – проводятся собрания, совещания, заседания – это вид коллегиальной деятельности. · Собрание - это совместное присутствие где-нибудь членов коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. · Заседание - это собрание узкого круга уполномоченных представителей, руководящих специалистов, рабочей группы, посвященное решению каких-либо актуальных вопросов. Это собрание в миниатюре · Совещание - это заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса. Совещание – это такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собираются в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. Классификация совещаний: В зависимости от тематики обсуждаемых вопросов: · Административные; · Финансовые; · По управлению персоналом и пр.; В зависимости от целей совещания: · Деловые - созываются для принятия решений. Они имеют повестку дня, участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня, оценивают состояние дел, принимают по ним решения и распределяют обязанности. · Производственные (оперативные, диспетчерские) - созываются для получения информации о текущей ситуации, выяснении возникших проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе, по результатам контроля исполнения документов, по решению конфликтных управленческих ситуаций · Инструктивные - проводятся для того, чтобы проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределении полномочий и ответственности. · Информационные - созываются для передачи информации на нижние уровни организации · Консультационные - решают задачу выявления потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Например, их проводят с поставщиками, работниками организации, потребителями продукции или услуг, чтобы «разговорить» людей и получить от них нужную информацию · Совещания рабочих групп, комиссий, комитетов - созываются для того, чтобы детально распланировать совместные действия. Рабочие группы объединяют представителей служб и подразделений различных уровней управления одной организации. На таких совещаниях присутствуют равноправные участники, высказывающие свои идеи, предложения, мнения, например, по подготовке и проведению крупного мероприятия · Итоговые - соответственно своему названию, подводят достигнутые успехи организации в целом, ее структурного подразделения (подразделений) или отдельных работников В зависимости от периодичности проведения совещаний: · Совещания разового характера - круглый стол, конференция; · Систематические совещания - собрания коллегиальных органов; · Итоговые совещания - по окончанию периода деятельности; · Еженедельные, ежедневные совещания - планерки по оперативным вопросам. В зависимости от состава участников: · Международные; · Всероссийские; · Областные, региональные; · Внутриучрежденческие. В зависимости от продолжительности совещания: · Многодневные; · Однодневные; · Несколько часов; · Не более получаса- часа. Совещания могут быть также плановые и внеплановые (оперативные). Большую помощь в подготовке и проведении совещаний оказывает помощник (секретарь) руководителя.
Большинство совещаний в учреждениях проводятся по плану, который дает возможность секретарю подготовиться заранее к его обслуживанию и все продумать. ПОДГОТОВКА К ПЛАНОВОМУ СОВЕЩАНИЮ
За 1,5-2 недели 1. Уточнение даты, места и времени проведения, повестки дня, состава участников, докладчиком с руководителем.[8] 2. Составление повестки дня: 3. Выбор помещения 4. Составление списка участников по форме:
- при необходимости этот список можно дополнить другими вопросами 5. Оповещение участников совещания: За 4-6 дней 6. Печатаем доклад руководителя и уточняем регламент совещания. 7. Размножаем необходимые документы 8. Предоставляем информацию по теме выступления: справки, таблицы, графики, подборка нормативных и распорядительных документов, отчеты, письма, информационно-обзорные рефераты и пр. За 2-3 дня 9. Востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос и оформить их. 10. Можно продумать культурную программу: театр, выставка, музей, экскурсии, барбекю и пр. За 48 часов 11. Собрать все документы к совещанию 12. Выяснение финансовых затрат на проведение совещания: За 24 часа 13. Все документы размножить и разослать участникам 14. Бронирование мест в гостинице 15. Транспортное обеспечение участников 16. Подготовка помещения для совещания: Накануне совещания 17. Напоминаем докладчикам о времени начала совещания, его продолжительности и очередности выступления 18. Проверяем и уточняем списки участников 19. Готовим канцтовары, бумагу, графины с водой или минеральной водой 20. Проверка и проветривание помещения 21. Проверка готовности мест для стенографистки 22. Раскладка документов и канцтоваров 23. Ставим минеральную воду и стаканы 24. Встреча участников: За 30 минут до начала 25. Регистрация 26. Одновременно с регистрацией: За 5 минут до начала 27. Объявляем о начале совещания и приглашаем в зал 28. Приглашенных проводим до места лично После начала 29. Ведем протокол 30. Дежурим у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы Во время перерывов 31. Проходим в зал, чтобы при необходимости оказать помощь
ОПЕРАТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ 1. Оповещает участников совещания: 2. Проверяет помещение: 3. Контролирует явку 4. Выясняет причину неявки и докладывает руководителю 5. Осуществляет вызов сотрудника 6. Принимает все телефонные звонки и посетителей 7. На бумаге пишет вопрос, заходит в кабинет и подает записку руководителю, дождавшись указаний, выходит из кабинета и решает вопрос 8. Из приемной во время совещания отлучаться нельзя 9. Приводит в порядок кабинет руководителя: 10. Берет у руководителя материалы совещания и оформляет краткий или сокращенный протокол 11. Доводит до сведения исполнителей решения, принятые на совещании 12. Контролирует выполнение решений
Урок 44: Организация встреч и переговоров (2 часа) Урок 45: Этапы ведения переговоров (2 часа) Урок 46: Участие секретаря в ходе и после переговоров (2 часа)
Искусству ведения переговоров обучаются во всем мире. Без этих знаний переговоры могут затянуться, а то и зайти в тупик. Любые переговоры – уникальны: ü Новый предмет для обсуждения ü Новые условия ü Новые участники Но есть в них и общее: ü Процесс переговоров ü Организация переговоров ü Соблюдение условий, принятых для ведения переговоров ü Взаимоотношения участников Переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта, а вторая – принимает предложение. ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ От того, насколько тщательно пройдет этот этап зависит как продут переговоры: будут длительными, затяжными, конфликтными или результативными 1. Решение организационных вопросов: 2. Проработка основного вопроса переговоров 3. Подготовка документов к переговорам: 4. Составление досье по вопросам переговоров 5. Готовим тексты выступлений 6. Покупаем подарки, причем сувениры распределяются строго по рангам, поэтому разные 7. Рассылаем приглашения участникам ХОД ПЕРЕГОВОРОВ 1. Встреча участников: в аэропорт, на вокзал поедет специально назначенный человек, НО ВЫ: 2. Вы встречаете гостей у входа и провожаете в офис 3. Иногда перед началом переговоров ГЛАВА делегации наносит визит вежливости (20-30 минут) – чай, кофе, печенье, конфеты – без спиртного 4. Провожаете в зал проведения переговоров 5. Во время переговоров ВЫ 6. После переговоров ВЫ зафиксируете на бумаге и подошьете в специальную папку: ПОСЛЕ ПЕРЕГОВОРОВ 1. Обязательны культурные мероприятия
Урок № 47 Подготовка и проведение презентаций. Цель и поводы проведения презентаций (2 часа) Урок № 48. Этапы подготовки и проведения презентации. Виды приема (2 часа) Урок № 49. Правила угощения посетителей. Правила делового этикета (2 часа).
Непременным атрибутом начала деятельности любой фирмы, ее утверждения стала – презентация. Воздействия презентации, как первого впечатления, трудно переоценить. Успешное проведение презентации во многом определяет дальнейший успех в переговорах с партнерами. Секретарь, как первый помощник руководителя, должна взять на себя большинство забот по ее подготовке. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ 1. Определить с руководителем место и время проведения презентации 2. Извещение о предстоящей презентации в средствах массовой информации:
3. Заказать пригласительные билеты 4. Привлекают специалистов профессионалов к разработке сценария презентации 5. Готовят наглядность (плакаты, фильмы, стенды, выставки-продажи, выставки-демонстрации и пр.) 6. Готовят сувениры участникам 7. Обговариваете с руководителем меню приема 8. Проверяете готовность помещения и мест общего пользования, исправность техники и следите за тем, чтобы все было сделано вовремя и качественно. 9. Помогаете руководителю составить выступление по черновым записям: 4) Подчеркнуть то, что внесли нового, своего, характерного только для вашей фирмы (при этом нельзя втаптывать в грязь своих конкурентов); скажите о плюсах, которые получат потенциальные клиенты, работая с вами (никогда не лгите, ложь все равно обнаружится и ваша репутация будет испорчена) 10. Оформление доклада (выступления руководителя) 11.
- вступление - задачи - обоснование - выводы и предложения - далее только цифры и примеры, без переходов и связок
ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ 1. Открывает презентацию руководитель фирмы и является ведущим 2. Можно пригласить эстрадных певцов или группу для концерта – это привлечет внимание Приемы в жизни деловых людей играют не меньшую роль, чем официальные переговоры и беседы, так как на приемах, в ресторанах, в барах продолжаются те же дискуссии, только непринужденнее, раскованнее. Поэтому организации приемов, манерам поведения и формам общения на них следует уделять не меньшее внимание, чем организации переговоров. В деловой практике существует несколько видов приемов, которые различаются набором блюд и напитков, продолжительностью, временем проведения, одеждой, формой проведения.
Составление меню
ТЕМПЕРАТУРА ПОДАЧА СПИРТНЫХ НАПИТКОВ
Все большую популярность, особенно во время различных приемов (коктейль, фуршет и др.) получают смешанные напитки, различающиеся вкусовым разнообразием: Домашнее задание: Подготовить презентацию фирмы, товара, услуг (по выбору) к следующему уроку, на котором вы проведете свою презентацию. Урок 50: Роль секретаря в информационном обеспечении руководителя (2 часа) Урок 51: Сбор и систематизация информации (2 часа) Урок 52: Подготовка информационных обзоров (2 часа) Урок 53: Поиск информации в сети Internet. Преобразование текстовых файлов в формат *.pdf и обратно. Конверторы
У вашего руководителя в ходе работы возникает необходимость в переработке большого количества информации (журнальных статей, книг, брошюр, газетных публикаций). Специалисты подсчитали, что для того чтобы изучить все материалы по программе ü студенту-геологу нужно - 80 лет ü журналисту - 120 лет ü филологу - 130 лет А сколько понадобиться времени вашему руководителю, чтобы отслеживать в литературе новые разработки в своей области, для поддержания высокого уровня компетентности? Поэтому секретарь обязана помочь руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ 1. Знакомится с публикациями в профильных журналах по данной проблеме:
2. Обрабатывает информацию 1 способ: - снимает ксерокопии и подшивает в скоросшиватель, сюда же подшивается и список литературы; 2 способ: - подготовка информационно-обзорного реферата по плану: Структура реферата: 1. Вводная часть включает - название реферата - формирует сам студент, учитывая вопрос, по которому осуществляется поиск информации и ее обработка; - список книг, статей, по которым написан реферат - в виде таблицы:
Количество реферированных книг (статей) – от трех до пяти. Год издания книги (журнала) – не позднее 2008 года 2. Основная часть включает: - Цель информативно-обзорного реферата - Перечисление основных вопросов, проблем, положений, о которых говорится в статье; можно привести конкретные цифры, примеры, факты, которые могут быть использованы практически - Выводы: почему эти вопросы представляются автору более интересными, к каким выводам пришел автор Основные требования к содержанию реферата: 1. Объективность и точность изложения. 2. Нельзя - вносить какие-либо сведения от своего имени, - вступать в полемику с авторами статей, - излагать свой взгляд на изучаемый вопрос. 3. Информативность, то есть полнота (изложение всех существенных положений) 4. Простой язык изложения; следует избегать повторений и сложных терминов. 5. При необходимости в текст реферата могут быть включены таблицы, схемы и графики 6. Иностранные слова, фамилии дают в оригинальном написании 7. Календарное время указывают точно, например, «в 2009 году», а не «в прошлом году». 8. Использование единой терминологии и только общепринятых сокращений. 9. Объем реферата составляет 1/5 часть объема текста переработанных статей Номер вопроса, по которому студент подготавливает информативно-обзорный реферат соответствует номеру, под которым студент записан в журнале.
|
