Вопрос 2. Администрирование системы

Администрирование системы осуществляется через модуль АРМ «Администратор». В его состав входят следующие функциональные блоки, позволяющие настраивать и администрировать систему: настройка уведомлений; потоки документов; сотрудники; календарь системы; словари системы; списки рассылки; работающие сотрудники; группы доступа; хранилище форм; роли; контактные лица; конфигурации; серверы обмена.

Для работы системы необходимо ввести информацию о структуре организации. С помощью средства «Сотрудники» в системе можно задавать иерархическую структуру организации, добавляя различные подразделения и соотнося с ними зарегистрированных пользователей. Для каждого сотрудника при регистрации необходимо заполнить персональную и системную информацию и задать начальные права на работу с документами в рамках бизнес-процессов.

С помощью средства «Группы доступа» сотрудников можно добавлять в группы для назначения общих прав доступа. В системе реализован механизм ролей (средство «Роли»), позволяющий в работе с документами и поручениями оперировать не именем пользователя, а его должностью (или областью компетенции). Например, в системе может быть создана роль «Бухгалтер», роль «Юрист». В частности, это удобно для оперативного замещения сотрудников на время их отсутствия, при увольнении и других обстоятельствах: поручение будет получено текущим исполнителем роли.

Средство «Работающие сотрудники» обеспечивает просмотр списка сотрудников, работающих в системе в данный момент.

Для настройки схем обработки документов в системе необходимо настроить нужные потоки документов с помощью средства «Потоки документов». В данном разделе можно создавать новые потоки и удалять имеющиеся, изменять значения счётчика номеров для выбранного потока и задавать права на регистрацию или просмотр документов в потоке. Для каждого потока необходимо задать регистрационно-контрольную карточку (форму документа), которая впоследствии может быть изменена. Список используемых в системе форм можно посмотреть с помощью средства «Хранилище форм», которое обеспечивает администратору возможность управления формами (сохранение, загрузка).

Средство «Словари системы» модуля АРМ «Администратор» предназначено для управления словарями и справочниками, необходимыми для учета документов и описания бизнес-процессов. Администратор может создавать новые, изменять уже имеющиеся и удалять вышедшие из использования словари и справочники. Предусмотрено создание как простых, так и сложных иерархических словарей.

Управление настройками уведомлений и напоминаний о поступивших сотруднику задачах (документах и поручениях) осуществляется с помощью средства «Настройка уведомлений». Администратор имеет возможность задать различные варианты автоматического уведомления различных участников бизнес-процессов (исполнителей, контролеров и согласующих).

Также АРМ «Администратор» позволяет настроить рабочие и выходные дни организации с помощью средства «Календарь системы». Настройка быстрой и удобной рассылки документов и сообщений многим сотрудникам организации обеспечивается средством «Списки рассылки». Средства «Контактные лица» и «Серверы обмена» обеспечивают настройку системы для распределенного режима работы, когда каждое удаленное подразделение ведет собственную базу данных (децентрализованное хранение). «Серверы обмена» позволяет организовать взаимодействие одного сервера системы с серверами, установленными в других подразделениях. Используя «Контактные лица» администратор задает список сотрудников, которым будет разрешен обмен документами и поручениями с внешними по отношению к данному серверу пользователями системы.

Средство «Конфигурации» — инструмент управления используемыми конфигурациями системы, предоставляющий администратору системы ЕВФРАТ возможность загружать/удалять/обновлять конфигурации. В состав конфигурации могут входить объекты системы (потоки, РКК, отчетные формы, бизнес-процессы), а также настройки пользовательских АРМов (состав меню, панели инструментов и др.) обеспечивающие решения различных бизнес-задач.