Контроль исполнения

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;

· обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания, и доведение до руководства этих сведений в удобном, формализованном виде;

· выработка предложений по оптимизации и ускорению документопотоков.

Все документы, поступающие на исполнение, делятся на контролируемые и неконтролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

· документы государственного значения;

· распорядительные документы, поступающие из вышестоящих инстанций;

· приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

· постановка документов на контроль;

· проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

· предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения ведется на нескольких уровнях:

· формализованный контроль своевременного исполнения;

· контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

· контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

· контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

· контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

· контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста обеспечивают сотрудники структурных подразделений, ответственные за ДОУ. Контроль по существу содержания входит в должностные обязанности руководителей подразделений.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена резолюция руководства. Резолюция – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

· указание руководства, что делать (некоторая команда);

· исполнитель (подразделение и ФИО конкретного исполнителя);

· сроки исполнения;

· подпись руководителя;

· дата проставления резолюции.

В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как отдельный документ – поручение.

Для большинства управленческих документов устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившая, или вышестоящее руководство.

Рассмотренные документы направляются через службу ДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику структурного подразделения, который при получении документа может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную для исполнителя рангом ниже.

В процессе контроля исполнения документа возникает специальный документ – контрольная карточка, состоящая из трех разделов, в каждый из которых заносятся свои реквизиты:

· в первый раздел заносят основные реквизиты регистрационной карточки (регистрационный номер и индекс документа, дата поступления или создания);

· во второй раздел заносят реквизиты резолюции;

· в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Основные параметры контроля исполнения:

· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

· количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

· количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

· причины задержек исполнения документов.

Характерные причины неисполнения документов в срок:

· слишком высокая степень централизации полномочий;

· перегрузка исполнителей;

· недисциплинированность сотрудников;

· недостаточные сроки для качественного исполнения;

· недостаток технических средств.

В системах управления электронным документооборотом под контролем исполнения понимается выполнение следующих функций:

· Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

· Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.

· Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

· Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

· Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

· История выполнения заданий.

· Контроль качества исполнения означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

 

Формирование дел

Организация хранения документов во многом определяет оперативность и качество принимаемых решений. Организация хранения документов включает несколько этапов:

1 этап – формирование дел, в которых в течение года хранятся исполненные документы;

2 этап – дела передаются в ведомственный архив (архив организации);

3 этап – часть документов передается в гос. архив.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел – это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирования дел предшествует операция составления номенклатуры дел.

Любая система хранения документов должна опираться на научно обоснованные методы классификации документов. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, служит основным учетным документом. Номенклатура дел – это ориентировочный список дел, названия которых затем переносят на обложку Дела и оно становится его заголовком. В результате этого документы по мере их исполнения будут попадать только в те Дела, которые были предусмотрены номенклатурой.

В течение года возможно появление документов, которые не были предусмотрены номенклатурой. В этом случае заводится новое Дело, о чем делается отметка в номенклатуре. Также возможна ситуация, когда не появилось ни одного документа для заведения Дела с предусмотренным в номенклатуре заголовком. В этом случае в номенклатуре делается отметка «Дело не заведено».

Составление номенклатуры дел является сложной и многоступенчатой задачей.

1 этап – изучение документов организации, как внутренних, так и поступивших.

2 этап – составление заголовков дел на основе группирования имеющихся документов. Основные требования к составлению заголовка – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. К числу основных признаков выделения дел относят следующие: вид документа, тип вопроса, географический признак, корреспондент, автор и др. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название (вид) документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка);

· автор документа (название организации, структурного подразделения);

· корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

· краткое содержание документов дела и т.д.

Например, «Протоколы собраний акционеров предприятия» или «Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета».

Каждому кроме заголовка присваивается индекс, который служит кодом дела и имеет сложную структуру. В него входят два кода – код вида или структурного подразделения и порядковый номер дела внутри структурного подразделения. Дело может состоять из нескольких томов, т.к. одно дело составляет не более 250 страниц.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитывается структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году.

3 этап – составление сводной номенклатуры дел организации (предприятия) на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Сформированная подобным образом сводная номенклатура дел организации служит основой для построения иерархической информационно-поисковой системы, являющейся частью системы электронного документооборота.

 

Сдача в архив

После хранения документов в делах в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка дел по срокам их хранения:

· кратковременного хранения;

· долговременного хранения;

· постоянного хранения.

Документы кратковременного хранения уничтожаются с составлением соответствующих актов.

Отобранные дела долговременного и постоянного хранения подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов по хронологии. После этого составляется Внутренняя опись дела. Далее страницы дела нумеруются и скрепляются. Затем дела по типу документов, содержащихся в них, группируются на 3 класса:

· Дела с документами от вышестоящих организаций;

· Дела с документами по личному составу;

· Дела с документами организации.

Далее составляется Опись дел за год и осуществляется сдача дел в архив по описи. При этом на хранение сдаются не только дела с документами, но и регистрационные карточки для поиска документов в архиве предприятия.

На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление описи дел, направляемых в Государственный архив и сдача их вместе с регистрационными карточками документов.