Вопрос 2. Функции документа

Составитель:

Фот Юлия Дмитриевна

Книга выходит в авторской редакции

Подп. в печать 00.00.00. формат 60х84 ¹/₁₆.

Бум. офсетная. Гарнитура «Times». Печать цифровая.

Объём 00 уч.-изд. л. Тираж 000 экз. Заказ № 00.

 

Отпечатано в типографии ФГБОУВПО «ОГИМ»

460038, г. Оренбург, ул. Волгоградская, д. 16.

Тел./факс: (3532) 36-19-62, 36-48-18

Вопрос 1. Наиболее распространенные форматы электронных документов

TXT, RTF, DOC, HTML и PDF – наиболее распространенные форматы электронных документов.

1. TXT. Простые текстовые файлы содержат только текст и ничего кроме текста. О том, какая кодировка использовалась при создании документа, можно только догадываться. Если пересылаемые по электронной почте данные можно, без потери важной информации, представить в виде текста, этот формат отлично подходит. Но, только если отправитель уверен в том, что операционные системы получателей используют в своей работе те же кодировки, что и он. В Windows, Unix и на Mac OS X русскоязычные тексты кодируются по-разному. К "чисто текстовым" файлам относятся, например, исходные тексты на различных языках программирования (с самыми разными расширениями, например, "c", "h", "rb", "m", "mm" и т.п.), "сложные" текстовые форматы (например, RTF, HTML или PostScript), разнообразные служебные и специальные файлы (например, XML, INI и многие другие).

Достоинства простого текстового формата:

- простота;

- экономичность;

- это открытый стандарт.

Недостатки:

- при обмене данными между компьютерами различных платформ возможны конфликты кодировок;

- не поддерживаются стили текста и графика.

2. RTF. "Богатый текстовый формат" (Rich Text Format) был разработан корпорацией Microsoft в начале 90-х годов прошлого века, его поддерживают большинство версий Microsoft Word (все версии, выпущенные после 95 года), а также многие другие программы - в том числе и бесплатно поставляемые вместе с различными операционными системами, такие как WordPad в Windows и Text Edit в Mac OS X. Многие текстовые процессоры умеют импортировать и экспортировать файлы в этом формате (т.е. "читать" и "писать").

При экспорте из текстового процессора в RTF часть информации (графика: иллюстрации, схемы, диаграммы, графики и т.п.) теряется. В Mac OS X, RTF - стандарт представления текста (наряду с "простым текстом"). На его основе разработан формат RTFD (Rich Text Format Directory), позволяющий сохранять также графику, мультимедиа. Пользователям компьютера Макинтош следует помнить о том, что формат RTFD... неизвестен на других платформах. Но если вы получили что-то очень важное именно в этом формате, вы сможете его "прочитать": RTFD представляет из себя директорию, в которой обязательно есть файл TXT.rtf (в нем весь текст документа, в стандартном RTF, со всеми стилями и т.п.), и, в виде отдельных файлов - вся графика, мультимедиа и "все, что угодно", включенная автором в RTFD-документ. Файлы RTF являются обычными текстовыми файлами, которые можно прочитать с помощью любой программы, умеющей читать такие файлы. Содержимое RTF состоит из команд и "собственно текста". С помощью команд задаются стили текста, выбор шрифта, размер шрифта, кодировки и т.п.

Достоинства RTF:

- сохраняет информацию о выбранных автором шрифтах, кодировках, стилях, цвете текста;

- читается на различных компьютерных платформах;

- многие программы (в их числе бесплатные) умеют с ним работать;

- это открытый стандарт.

Недостатки:

- не поддерживает графику;

- занимает больше места на диске, чем простые текстовые файлы.

DOC. DOC - файлы в формате Microsoft Word. Это бинарный (нетекстовый) формат. Позволяет сохранять не только текст, стили и данные о шрифтах и кодировках, но и графику, комментарии к тексту, выделение фрагментов текста маркером, и многое другое.

Формат является собственностью корпорации Microsoft и время от времени претерпевает радикальные изменения. В последний раз такое радикальное изменение произошло в Word 2007 (правда, на этот раз изменилось и расширение, используемое для файлов в формате DOCX - теперь это не ".doc", а ".docx"). Новый формат основан на XML. Вопреки широко распространенному заблуждению, формат DOC поддерживается не только в Windows. Его успешно "читают" и "правят" пользователи, например, Mac OS X, у которых на компьютере установлен MS Office, или iWorks, офисный пакет разработки Apple.

Достоинства DOC:

- сохраняет всю информацию о форматах и стилях текста;

- с большой вероятностью может быть прочитан на компьютере получателя;

Недостатки:

- проприетарный формат;

- занимает больше места на диске, чем простые текстовые файлы;

- с большой вероятностью может не читаться на компьютере получателя.

4. HTML. Основной рабочий формат всемирной паутины. Разработан Тимом Бернерсом-Ли в 1993 году, на компьютере NeXT (в операционной системе NeXTstep, одном из предков Mac OS X).

Основное предназначение этого формата - гиперссылки. Конструкции, позволяющие быстро переходить к другим местам в тексте, где бы они ни находились. По сути это еще один "богатый текстовый формат" (см. RTF), но с рядом важных отличий. Он "богаче" (может ссылаться на графику и мультимедия, каскады форматов (CSS), поддерживает с десяток языков скриптования и программирования (JavaScript, Python, Ruby, AppleScript, Visual Basic и другие). Помимо текстов, на HTML вполне можно программировать несложные "программы".

Файлы в формате HTML можно использовать для передачи самого сложного и богатого контента, но для этого приходится использовать большое число различных вспомогательных файлов. Следует помнить, что иллюстрации, диаграммы и прочая графическая информация, отображаемая на HTML-страницах в интернет-браузере, существует в виде отдельных файлов, на которые в теле таких документов должна быть "жесткая" ссылка. Большинство браузеров умеет работать с кодировками, и позволяет (если в документе не указана правильная кодировка, или она не указана вообще) выбрать кодировку интерпретации данных из списка.

Достоинства HTML:

- сохраняет информацию о выбранных автором шрифтах, кодировках, стилях, цвете текста;

- читается на различных компьютерных платформах;

- многие программы (в их числе бесплатные) умеют с ним работать;

- это открытый стандарт.

Недостатки:

- графика хранится отдельно;

- часто представляет из себя не отдельный файл, а целую группу файлов;

- занимает больше места на диске, чем простые текстовые файлы.

5. PDF. PDF расшифровывается как Portable Document Format (переносимый формат представления документов). По замыслу разработчиков (Adobe Corporation), такие документы должны одинаково воспроизводиться на самых разных компьютерных платформах, независимо от кодировок, наличия или отсутствия шрифтов, которые использованы при создании документа. Это открытый формат. Adobe публикует детальную спецификацию всех его версий, в виде документа в формате PDF из многих сотен страниц.

Программа для чтения этого формата (Acrobat Reader) бесплатно распространяется для основных платформ. На некоторых платформах этот формат поддерживается самой операционной системой. Важная особенность формата PDF: это формат для чтения. Генерация документов в этом формате напоминает печать на принтер. Напечатанное можно слегка подправить (в PDF-документ можно добавить "аннотации"), но для внесения исправлений надо "печатать документ заново". Специальных программ, которые позволяли бы создавать и редактировать PDF подобно тому, как редактируется RTF или DOC, нет. Документ создается с помощью самых разных прикладных программ, и затем сохраняется в формате PDF в точно таком же виде, в каком он был бы отпечатан.

Для выполнения главной своей функции - одинакового отображения документа на разных платформах, всё, что использовано при создании исходного документа, PDF-файл должен "нести в себе". Шрифты (кроме 14 шрифтов, именуемых "базовыми", которые обязательно должны быть установлены в любой операционной системе, чтобы она могла корректно работать с PDF), всевозможная графика, текст. Для экономии дискового пространства к элементам применяются различные алгоритмы сжатия. Для защиты содержания файлов от несанкционированного прочтения, оно может быть закодировано, а доступ к файлу запаролен. Начиная с версии 1.2, в PDF поддерживаются "гиперссылки", а с версии 1.4, формат поддерживает "прозрачность". Если получатель не должен вносить исправления в отправляемый ему документ, PDF - идеальный формат. Получатель прочитает его именно таким, каким его создаст отправитель.

Достоинства PDF:

- сохраняет всю информацию о формате документа;

- читается на различных компьютерных платформах;

- многие программы (в их числе бесплатные) умеют с ним работать;

- это открытый стандарт.

Недостатки:

- занимает значительно больше места на диске, чем простые текстовые файлы;

- сложно редактировать.

 

Вопрос 2. Функции документа

Любой официальный документ многофункционален. Функции документа можно разделить на общие и специальные.

Общие функции документа:

- информационная – любой документ создается для сохранения информации;

- социальная – любой документ порожден в результате возникновения социальной потребности;

- коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными субъектами (людьми, организациями);

- культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научно-технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

- управленческая – документ является инструментом управления. В процессе управления документ выполняет ряд важнейших функций. Он является основанием для принятия управленческих решений, служит свидетельством принятия решений и их исполнения, обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных фактов, служит источником для обобщений (первичные документы), материалом для наведения справок;

- правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

- историческая – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию документ может приобрести только после того, как поступит в архив.