Вопрос 1. Классификация электронных систем управления документооборотом

Среди систем ориентированных именно на управление документооборотом, а не на решение специфических задач бухгалтерии, финансовых и технологических расчетов, выделяют четыре класса систем: cистемы с развитыми средствами хранения и поиска (электронные архивы – ЭА); системы управления потоками работ (workflow management systems); системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration).

Системы с развитыми средствами хранения и поиска (электронные архивы – ЭА). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие – за счет эффективный организации хранения: HSM (Hierarchal Storage Management – иерархическое структурное хранение, этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на более быстрых, но и более дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители), поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д. HSM общие понятия.

Иерархическое структурное хранение возникло в мире больших машин (mainframes) как средство сокращения затрат на носители. В современном мире хранилищ иерархия состоит из трех компонентов: А. Хранилища быстрого доступа (online). Чаще всего дисковые массивы; Б. Хранилища среднего доступа (nearline). Библиотеки или автолоадеры на лентах или оптических дисках; В. Хранилища медленного доступа (offline). Отдельные носители. Оптические диски или ленты. Задача HSM заключается в перемещении файлов или блоков данных с более дорогих носителей на менее дорогие и наоборот. Такой процесс называется миграцией данных. Администратор устанавливает политики миграции данных размером от блока до тома. Критериями могут служить дата последних изменений, возраст, имя файла (записи), тип или местоположение. Когда HSM находит файл, соответствующий заданной политике, он перемещает его на альтернативный носитель. Например, данные, доступ к которым не был осуществлен в течение нескольких часов или дней автоматически мигрируют с дорогого дискового массива на менее дорогой ленточный накопитель, освобождая, таким образом, пространство массива для новой критичной информации. После миграции на предыдущем носителе остается закладка (placeholder) или, иными словами, указатель на адрес текущего местоположения данных. Это позволяет администратору создавать виртуальные тома фактически неограниченного размера. Когда приложение осуществляет доступ к данным, оно обращается к виртуальному тому и «не знает» находятся ли данные на диске или ленте. Решение идеально для хранения больших объемов данных (от 5ТБ) в системах документооборота, электронных архивах, больших базах данных.

Системы управления потоками работ (workflow management systems).

Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов.

Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это “гибридные” системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как “жесткая”, так и “свободная” маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь “только самое нужное”, без лишнего, очень полезного но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции “порталов”. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч.