Вопрос 3. Оценка эффективности внедрения электронной системы управления документооборотом
Поскольку внедрение ЭСУД является проектной деятельностью, то для оценки экономической эффективности внедрения необходимо использовать показатели инвестиционных проектов, а именно чистый доход, индекс доходности инвестиций, срок окупаемости или те же показатели, но с учетом дисконтирования. Для определения данных показателей необходимо рассчитать затраты на и эффект от внедрения. Схема вычисления затрат Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты. 1. Стоимость L одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в ЭСУД. 2. Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения ЭСУД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. 3. Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине: V=M*W + M*W*F(N), где: M – это количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев), W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению). Второе слагаемое, зависящее от F — функции характеристики размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приведено на графике (см. рис.).
Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год. Мы учли практически все основные расходы на внедрение системы. Перейдем теперь к «доходной части». Схема оценки прямого эффекта Начнем с оценки прямой экономии средств, которая заключается в снижении затрат на бумагу и расходные материалы, а также в экономии времени сотрудников. Экономия по затратам на бумагу и расходным материалам может быть вычислена достаточно точно в случае, если на предприятии налажен учет всех видов документов, в противном случае можно воспользоваться экспертной оценкой сокращения затрат. Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов. 1. Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов. 2. Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации. 3. Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины. Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Давайте сделаем экспертные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по мнению автора, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени. Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения ЭСУД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%. Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения ЭСУД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении ЭСУД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину В организации, где существует четкая система нормирования делопроизводства, можно достаточно точно определить экономию по ряду основных направлений экономии времени сотрудников. Косвенный эффект Хотя эффект связанный с прямой экономией средств считается гораздо проще и точнее, не менее, а иногда более значимым является косвенный эффект, заключающийся в улучшении качества управления и работы организации. Можно выделить следующие направления совершенствования деятельности организации: объединение знаний – делаем меньше ошибок; имидж передовой организации; лучшая управляемость; ускорение информационных потоков; храним историю – меньшая зависимость от персонала. В качестве примера рассмотрим усредненный расчет экономической эффективности внедрения Евфрат-документооборот
|
