Ресурсы и поставщики

Выявление начала завершает определение границ организационного процесса. Посмотрите на перечень вложений ресурсов: одно из них и есть начало процесса. Встаньте на место поставщика ресурсов процесса аттестации, например служащего, и взгляните на процесс его глазами: это и будет его естественное начало.

Шаг 7 - название процесса. Теперь следует посмотреть на процесс с точки зрения его организаторов. Название рабочего процесса описывает то, что вы делаете, и осуществляется по формуле: «глагол + объект». Глагол описывает действие, например, «составление графика аттестации». Объект указывает получателя действия: «служащих».Название поможет прояснить, что действительно необходимо в организационном процессе.

Шаг 8 - построение схемы течения процесса. Этот шаг должен вас привести опять к точке зрения потребителя, что позволяет отметить ключевые моменты протекания процесса. Не надо детализировать, сконцентрируйте внимание на 3-5 блоках, например (см. рис. 33).

График аттестации

Служащему назначают дату и время аттестации

Служащий ознакомился с отзывом

Решение аттестационной комиссии

Рис. 33. Схема течения процесса

Схема поможет концептуализировать организационный процесс и объяснить его потребителям.

Итак, мы прошли 8 шагов определения организационного процесса в «туфлях» потребителя и получили представление о том, как он протекает. Мы почувствовали потребность перестройки процесса. Чаще всего улучшение рабочего процесса связано с освобождением его от лишних элементов. Чем проще, тем лучше. Секрет вкусного блюда вероятнее всего состоит в том, что туда забыли что-то положить, а не добавить нового. Теперь перейдем к этапу измерения исполнения процесса.

Измерение восприятия пользователем хода процесса позволяет понять его «количественное» выражение, определить слабые стороны. При этом следует сосредоточиться на главном, т.е. диагностировать не весь процесс в целом, а его «болевые» точки. Примерно 90% информации, полученной в ходе измерения процесса, необходимо нам для выявления «пустого времени» и «показателей неблагополучия», еще 10% - «показателей продуктивности».

«Пустое (порожнее) время» - это время ожидания пользователем результата, т.е. время, потраченное зря. Обычно на процесс аттестации персонала уходит около 2 месяцев, а на обсуждение работы служащего аттестационной комиссией - не более 30 минут. Таким образом, лишь 1% временной на дело, остальное - на «движение бумаг» и т.п. (см. табл. 20).

Таблица 20.