Работа с документами

Поддерживаются все популярные форматы документов: Word, Excel, OpenOffice

В настоящее время доступна возможность работы со следующими типами файлов: документы Word и Excel, документы OpenOffice, RTF, HTML и текстовые документы. Такой набор поддерживаемых форматов обеспечивает пригодность сервиса для широкого круга пользователей. Результаты работы могут быть сохранены как на локальный компьютер, так и оставлены на хранение на сервере. Таким образом, для полноценной работы с документами достаточно просто иметь доступ к сервису Google Apps из любой точки мира, с любого компьютера.

Сравнение возможностей самих редакторов Google Docs & Spreadsheets с Word и Excel или OpenOffice является темой для отдельной дискуссии. Практика использования показывает, что функций достаточно для того, чтобы подготовить нормальный документ, который содержит обычно используемые элементы оформления: списки, форматирование и различные стили, таблицы, изображения и гиперссылки и так далее.

Google Docs & Spreadsheets предоставляет широкие возможности для совместной работы над документами. Для того чтобы сделать работу с документами как можно более удобной и продуктивной для группы сотрудников, доступны следующие возможности.

• Управление версиями документа. Промежуточные версии документа создаются системой автоматически довольно часто и, кроме того, каждый раз, когда пользователь сохраняет документ. Доступна функция сравнения двух выбранных версий, что позволяет легко отслеживать изменения, которые были внесены очередным редактированием документа.

Рис. 10.3. Сравнение версий

Зеленым цветом выделены изменения между версиями документа

• Управление доступом к документу. Можно приглашать пользователей системы к совместной работе с документом, указывая, какие права даются пользователю: только просмотр документа или редактирование. Дополнительные возможности позволяют пользователю, приглашенному работать с документом, в свою очередь приглашать других пользователей. Люди, которые одновременно работают с документом, могут устраивать чат для обсуждения изменений в документе, которые будут видны всем участникам обсуждения. Доступна возможность публикации документа с постоянным адресом, что дает возможность любому сотруднику домена получать доступ к документу (например, после того, как все изменения сделаны и одобрены, документ публикуется для всеобщего ознакомления). Кроме того, существует возможность архивирования документов, которые уже приведены в их финальное состояние, но еще могут понадобиться.

Рис. 10.4. Приглашение пользователю на прочитение документа

Совместная работа с документами в Google Apps организована на высоком уровне, достаточном для того, чтобы работать с документами и быстро и эффективно получать доступ к общей информации. А пользовательские функции редактирования содержимого документов лишь в отдельных аспектах уступают привычным Word, Excel и OpenOffice.