Будова вікна редактора. Ввід даних

 

Після запуску редактора електронних таблиць на екрані відкривається вікно нового порожнього документу з іменем Книга 1. Цей документ називається робочою книгою. Робоча книга – це файл, який містить у собі один або кілька робочих листів. Робочий лист – це лист книги, призначений для збереження і обробки даних. Ярлики робочих листів знаходяться в нижній частині вікна табличного процесора. Для перегляду робочого листа потрібно натиснути мишкою на його ярлику. Для перейменування робочого листа потрібно двічі натиснути на його назві і задати нове ім’я листа. Для вставки нового робочого листа потрібно активізувати лист, перед яким буде вставлятись новий і вибрати Вставка-Лист. При вставці робочого листа потрібно пам’ятати, що новий лист вставляється перед активним. Робочий лист складається з рядків і стовбчиків. Рядки нумеруються цілими числами 1, 2, 3, 4…; стовбчики нумеруються літерами латинського алфавіту: А, B, C, …, Z, AA, AB, AC, …, AZ, BA, …, IV. На перетині рядків і стовбчиків знаходяться комірки. Комірка – це прямокутна область, що знаходиться на перетині рядка і стовбчика робочого листа, і в яку можна вводити і редагувати інформацію. Кожна комірка має адресу. Адреса комірки складається з номера стовбчика і номера рядка, на перетині яких вона знаходиться.

Одна комірка в Excel є активною. Активна комірка виділена рамкою. Для активізації комірки потрібно один раз натиснути на ній мишкою. Адреса активної комірки записана в полі імені. Поле імені знаходиться над іменами стовбців.

Після активізації комірки в неї можна вводити інформацію. В комірку Excel можна ввести дані, тобто текст, число або значення дати чи часу або формулу. При наборі електронної таблиці в комірку слід вводити однорідну інформацію, наприклад тільки текст або тільки число.

Загальні правила вводу даних в редактор Excel:

 

1. ввід інформації здійснюється в активну комірку

2. операція вводу даних повинна завершуватись натисненням клавіші Enter або однієї з клавіш управління курсором.

3. Система автоматично розпізнає тип введених даних безпосередньо після їх вводу і виконає їх форматування: текст вирівнюється по лівому краю комірки, числові дані, дата і час – по правому.

 

При наборі чисел, що мають цілу і дробову частину, відділяти їх одну від одної потрібно за допомогою крапки, коми або / (це визначається настройкою операційної системи). Найчастіше ціла і дробова частина відділяються за допомогою коми. Перевірити це можна, якщо ввести значення через крапку, кому і слеш і визначити, як воно буде вирівнюватись.

Числовим значенням при вводі присвоюється один з існуючих в Excel форматів. Якщо формат введеного числа незрозумілий, то Excel інтерпретує його як текст. Тоді ніякі операції над таким числом здійснити буде неможливо.

 

Для відображення числових значень Excel по замовчуванню використовує числовий формат «Общий», при якому значення в комірках відображаються так, як вони були введені з клавіатури.

Для зміни числового формату в Excel потрібно вибрати “Формат” – “Ячейки”, вкладка «Число». В лівій частині цієї вкладки виведено перелік існуючих форматів. Формат «общий» - відображає число в тому вигляді, в якому користувач його ввів.

В форматі «числовой» можна згадати кількість десяткових знаків.

В форматі «денежный» крім кількості десяткових знаків можна задати відображення знаку грошової одиниці (наприклад, $, p). Формат “Финансовый” схожий на формат “денежный”, але в форматі “денежный” можна задати особливе представлення від’ємних чисел.

В форматі «дата», число введене в комірку, перетворюється в дату по такому принципу: 1- 1січня 1900 р., 2 - 2січня 1900 р., і т. д., тобто кожний день має свій номер. Крім того є можливість вибрати один з форматів представлення дат.

В форматі «процентний» число, яке відображалось в комірці множиться на 100 і виводиться разом з символом %.

В форматі “Экспотенциальный” число відображається у вигляді двох множників - “число (менше 10) Е”, знак “+” та степінь 10 (фактично цей запис означає “число помножити на 10 у вказаній степені”).

Файли, створені в редакторі Excel мають розширення xls, для збереження файла потрібно вибрати Файл – Сохранить і задати ім’я файла, для відкриття існуючого файла потрібно вибрати Файл – Открыть, для створення файла потрібно натиснути кнопку «Создать» на панелі інструментів.