Пояснения к занятию

1. Сортировка списка. Список можно отсортировать в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трём полям.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения "Низкий", "Средний" или "Высокий", можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие "Низкий", будут первыми, "Средний" — следующими и "Высокий" — последними.

Возрастающий порядок сортировки:

Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

Значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего значения.

Текст будет отсортирован по алфавиту. При этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.

При сортировки в возрастающем порядке логических значений сначала будет отображено значение ЛОЖЬ, а затем – значение ИСТИНА.

Значения ошибки будут отсортированы в том порядке, в котором они были обнаружены (с точки зрения сортировки они все равны).

Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

Убывающий порядок сортировки:

В случае убывающего порядка сортировки EXCEL сортирует записи в обратном описанному выше порядке. Только пустые ячейки по-прежнему будут отображены в конце списка.

Пользовательский порядок сортировки:

Вместо возрастающего и убывающего порядка сортировки можно применять также пользовательский порядок сортировки, определяемый заданным пользовательским списком.

Сортировка списка:

Для сортировки списка нужно поместить указатель ячейки внутри списка и выполните команду Данные ® Сортировка.

Excel автоматически выделит список и выведет на экран диалоговое окно "Сортировка диапазона", в котором нужно указать параметры сортировки.

Можно задать сортировку не более чем по трём полям списка и указать для каждого поля свой порядок сортировки.

EXCEL автоматически распознаёт имена полей, если формат ячеек, содержащих имена, отличается от формата ячеек с данными.

Если выполненная программой выделение диапазона не совсем корректно, нужно установить переключатель внизу диалогового окна в нужное положение (Идентифицировать поля по "подписям (первая строка диапазона)" или же по "обозначениям столбцов листа").

Заданные в диалоговом окне "Сортировка диапазона" и "Параметры сортировки" параметры будут сохранены и отображены в диалоговом окне при следующем его открытии.

Можно также задать сортировку столбцов диапазона вместо строк. Для этого надо нажать в диалоговом окне "Сортировка диапазона" кнопку "Параметры" и в диалоговом окне "Параметры сортировки" в группе "Сортировать" установить переключатель в положение "Столбцы диапазона".

Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, нужно отсортировать список сначала по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям "Отдел", "Должность", "Фамилия", "Имя" и "Отчество", сначала выберем "Имя" в поле Сортировать по, "Отчество" в поле Затем по и отсортируем список. Затем нужно выбрать "Отдел" в поле Сортировать по, "Должность" в поле Затем по, "Фамилия" в поле В последнюю очередь, по и отсортировать список.

Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

Сортировка месяцев, дней недели и списков, которые требуется отсортировать в порядке, отличном от алфавитного:

Сначала надо указать ячейку или диапазон ячеек в сортируемом списке, в меню Данные выбрать команду Сортировка и нажать кнопку Параметры. В поле Порядок сортировки по первому ключу выбрать требуемый порядок и нажать кнопку "ОК".

Заданный на последнем шаге порядок сортировки применяется только для столбца, указанного в поле Сортировать по. Чтобы использовать нестандартный порядок для сортировки нескольких столбцов, следует последовательно выполнить несколько отдельных сортировок для каждого из столбцов. Например, чтобы сортировать данные по столбцам А и В (сначала по А, а потом по В), сначала надо провести сортировку по столбцу В, задав требуемый порядок сортировки в окне Параметры сортировки. Затем провести аналогичную сортировку списка по столбцу А.

Чтобы отсортировать список в порядке, отличном от алфавитного, — например, при сортировке организационных данных — используют пользовательский порядок сортировки.

2. Фильтрация данных. Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те значения, которые удовлетворяют некоторому условию и в случае необходимости проанализировать их отдельно от всего списка. В отфильтрованном списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определённое значение или отвечают определённым критериям, при этом остальные записи оказываются скрыты. В Microsoft Excel можно использовать как команду Автофильтр, таки командуРасширенный филь тр. В большинстве случаев достаточно команды автофильтр, однако если нужно использовать сложные критерии для выборки данных или поместить результат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует воспользоваться командой Расширенный фильтр. Созданная для Расширенного фильтра область критериев может быть использована для вычислений значений списка, удовлетворяющих данным критериям с помощью специальных формул списка.

Фильтрация данных в списке:

Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.