1. Ділові папери складаються за єдиною формою.
2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.
3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).
4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).
5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).
6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.
7. Порядок слів у простих реченнях прямий.
8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).
9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.
Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.
В ПОСТАНОВІ від 30 листопада 2011 р. N 1242 Київ «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», подаються загальні вимоги до документування в установах, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Критерії класифікації документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.
Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.
Таблиця 1. Класифікація документів
| №
пор.
| Ознаки класифікації
| Групи документів
|
|
| За найменуванням
| Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інш.
|
|
| За походженням
| Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків
|
|
| За місцем виникнення
| Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями
|
|
| За призначенням
| Організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні
|
|
| За напрямом
| Вхідні, вихідні. Вхідні документи – це документи, які надійшли ззовні для розгляду й виконання, вихідні – це документи, які надсилають в інші установи, заклади.
|
|
| За формою
| Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви)
|
|
| За терміном виконання
| Звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові (надтермінові).
Звичайні (безстрокові) – це такі, що виконуються в порядку загальної черги, порядок їх виконання не визначено ніяким законом. Для термінових характерним є негайне виконання або виконання у визначений строк. До них зараховують також документи, які є термуновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових (надтермінових) належать документи, які мають позначення «дуже терміново»
|
|
| За ступенем гласності
| Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (секретні), цілком таємні (секретні). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку містять гриф «для службового користування» або «таємно». За втрату або розголошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.
|
|
| За стадіями створення
| Чернетки, оригінали, копії.
Чернетки відбивають роботу авторів над текстом, можуть бути використані для службового або судового розслідування тощо. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обовязково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.
Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у звязку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
|
|
| За складністю (кількість відображених питань)
| Прості, складні.
Прості – відображають одне питання, складні – декілька, що значно утруднює процес їх опрацювання, виконання та зберігання
|
|
| За терміном зберігання
| Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання
|
|
| За технікою відтворення
| Рукописні, відтворені механічним способом
|
|
| За носієм інформації
| На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, жорсткому диску
|
