ТЕЛЕГРАМА

Це документ, який передаеться телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію.

 

Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді – без службових слів.

 

Телеграма оформляється на бланку і заповнюжться двома особами:

- Відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, їїкатеогрію – звичайна чи термінова, серію художнього бланка – за бажанням);

- Працівником відділення зв’язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

 

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

 

Реквізити:

1. Герб.
2. Назва міністерства
3. Назва виду документа.
4. Номер.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Адресант.

ТЕЛЕФОНОГРАМА

Це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів.

 

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і такий чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

 

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

 

Реквізити:

1. Назва виду.
2. Номер.
3. Дата.
4. Адресант.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Підпис.

 

ФАКС

Це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.

 

Обов’язкові реквізити факсу такі:

1. Місце відправлення.
2. Адресат.
3. Телефон місця відправлення.
4. Дата і час відправлення.
5. Кількість сторінок (при потребі).

 

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами.

Текст факсу пишеться без скорочень.

 

Факс – це поширений, але не менш доступний спосіб передачі інформаціїї, нвж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

 

 

Розпорядчі документи

НАКАЗ

Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

 

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення,звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

 

У заголовку такого наказу зазначають: “щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧАТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами.

 

Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

 

До складу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б)до якого структурного підрозділу; в)з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивуваня переведення.
3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язкуз тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітньої плати, за сімейними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.
4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а)дату звільнення; б) мотивування.

 

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

 

Організіційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних, та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
3. Місце видання.
4. Номер.
5. Дата.
6. Заголовок.
7. Текст, що складається з двох частин:

- Констатуються та аналізуються факти;

- Подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

1. Підпис керівника установи.
2. Печатка.