Схема внутрішнього контролю в організації.

На будь-якій стадії процесу управління неминучі відхилення фактичного стану об'єкта управління від планованого. Для своєчасної інформації про якість і зміст таких відхилень необхідний внутрішній контроль.

Ціль внутрішнього контролю – інформаційне забезпечення системи управління для одержання можливості прийняття ефективних рішень.

Організація системи внутрішнього контролю в загальному випадку є під впливом наступних факторів:

1) відношення керівництва до внутрішнього контролю (тобто наскільки правильно розуміє керівництво роль внутрішнього контролю в управлінні організацією);

2) зовнішні умови функціонування організації, її розміри, організаційна структура, масштаби і види діяльності;

3) кількість і регіональна неоднорідність (розгалуженість) місця розташування її відособлених підрозділів або дочірніх компаній;

4) стратегічні установки, цілі і задачі;

5) ступінь механізації і комп'ютеризації діяльності;

6) ресурсне забезпечення;

7) рівень компетентності кадрового складу.

Організація ефективно функціонуючої системи внутрішнього контролю – це складний багатоступінчастий процес, що включає наступні етапи:

1. Критичний аналіз і зіставлення визначених для колишніх умов господарювання цілей функціонування організації, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, організаційною структурою, а також з її можливостями.

2. Розробка і документальне закріплення нової (відповідним умовам господарювання, що змінилися,) ділової концепції організації (що собою представляє організація, які її цілі, що вона може, у якій області має конкурентні переваги, яке бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, здатного привести цю ділову концепцію до розвитку й удосконалювання організації, успішної реалізації її цілей, зміцненню її позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, виробничо-технологічну, інноваційну, постачальницьку, збутову, інвестиційну, облікову і кадрову політику. Дані положення повинні розроблятися на основі глибокого аналізу (з проведенням необхідних розрахунків) кожного елементу політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятних для даної організації. Документальне закріплення політики організації в різних сферах її фінансово-господарської діяльності дозволить здійснювати попередній, поточний і наступний контроль всіх аспектів її функціонування, відбитих у відповідних пунктах (елементах) політики.

3. Аналіз ефективності існуючої структури управління, її корегування. Необхідно розробити положення про організаційну структуру, у якому повинні бути описані всі організаційні ланки з вказівкою адміністративної, функціональної, методичної підпорядкованості, напрямку їхньої діяльності, функції, що вони виконують, встановлений регламент їхніх взаємин, права і відповідальність, показаний розподіл видів продуктів, ресурсів, функцій управління по цих ланках. Те ж саме відноситься і до положень про різні структурні підрозділи (відділах, бюро, групах і т. д.), до планів організації праці їхніх працівників. Необхідно розробити (уточнити) план документації і документообігу, штатний розклад, посадові інструкції з указівкою прав, обов'язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Без такого суворого підходу неможливо здійснювати чітку координацію функціонування всіх ланок внутрішнього контролю організації.

4. Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій. Це дозволить упорядкувати взаємини працівників із приводу контролю фінансово-господарської діяльності, ефективно керувати ресурсами, оцінювати рівень вірогідності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень.

5. Організація відділу внутрішнього аудита (або іншого спеціалізованого контрольного підрозділу).

6. Визначення шляхів удосконалювання системи внутрішнього контролю з урахуванням розвитку організації і безупинно мінливих внутрішніх і зовнішніх умов її функціонування.

При організації системи внутрішнього контролю повинні прийматися в увагу всі її принципи. Значення показника її результативності (сукупної результативності окремих елементів системи внутрішнього контролю), отриманого на основі експертних оцінок і нескладних розрахунків, повинне бути більше її вартості з обліком неодержаного альтернативного доходу.