Діагностика робочого часуПершим кроком на шляху до успіху в справі економії і раціонального використання робочого часу є його "інвентаризація", яка здійснюється за допомогою хронометражу і фотографування. Під хронометражем розуміють спостереження і вимірювання затрат робочого часу на здійснення окремих елементів, які повторюються, або операції в цілому. Безпосереднім його об'єктом є оперативний або підготовчо-кінцевий час на машино-ручних роботах. Знання середньої тривалості операції та її окремих елементів допоможе удосконалити її зміст і структуру, раціоналізувати затрати часу на них і встановити оптимальні норми. Фотографування робочого дня іде за допомогою спостереження і вимірювання всіх без винятку корисних затрат і втрат часу протягом всього дня або якої-небудь її частини 2-3 рази на рік протягом 2-3-х тижнів як у формі самофотографування, так і за участю спеціальних людей -нормувальників, майстрів та ін. В результаті виконаної роботи складається дві таблиці, в одній показують витрачання часу в хвилинах на кожен вид робіт і термін їх проведення, в другій — втрати часу, їх причини, конкретні винуватці, період, коли вони мали місце. Зрозуміло, що фотографія вимагає дотримання точності, в іншому разі вона не приносить ніякої користі. Адже одержані дані повинні допомогти відповісти на запитання: на що витрачається час, скільки його потрібно для виконання тих чи інших конкретних операцій, що допомагає, а що перешкоджає його ефективному використанню. В результаті аналізу даних фотографії можна одержати декілька корисних показників. ПК+ОП+ОМ+ВОН (в хв.) Коеф. використання робочого дня = Тривалість роб. дня (в хв.) ПР-ВОН(вхв.) Коеф. втрат роб. часу з вини працівників = Тривалість роб. дня (в хв.) BE (в хв.) Коеф. втрат роб. часу, незалежних від працівника = Тривалість роб. дня (вхв.) ПК - підготовчо-заключний час; ОП - оперативний час; ОМ — час обслуговування робочого місця; ВОН — нормативний час на відпочинок і особисті потреби; ПР - перерви, які залежать від працівника; ВН - втрати робочого часу, які не залежать від працівників. На основі знань даних показників визначається коефіцієнт КППП можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу. Прийнявши перераховані показники за нормативи, можна здійснювати стимулювання працівників, яке направлене на підвищення як продуктивності праці, так і на більш раціональне використання робочого дня, скорочення втрат часу. Виявлення видів діяльності, на які витрачається час непродуктивно, та які можуть виконувати інші особи, називається діагностикою часу. Для полегшення діагностики часу, який витрачається працівниками управління, його можна розподілити за такими функціями: обдумування проблем, розробка рішень, підготовка до роботи; керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка діяльності, вирішення конфліктів); прогнозування та планування діяльності на перспективу; підготовка нарад, виступів, різних заходів; контроль за діяльністю підлеглих; здійснення зовнішніх комунікацій (участь в переговорах, обмін досвідом, конференції). Після групування робіт їм дається оцінка на предмет їх необхідності, співвідношення затрат часу фактичних і тих, що передбачалися. В процесі аналізу необхідно визначити, які фактори обумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими "найдорожчими": візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, підлеглі тощо. їх вияв дозволяє шукати способи зміни структури затрат часу, які б найбільшою мірою допомагали досягати мети організації. Досвід показує, що коли в одному випадку із 10-ти робота керівника не була потрібною — значить він недостатньо довіряє підлеглим. Якщо в одному випадку із 10 момент початку роботи був визначений спонтанно або на неї затрачено більше часу, ніж передбачалося нормативами, — в організації погано поставлено планування. Дослідження свідчать, що 20-30 % свого часу керівник витрачає на розгляд кореспонденції, проглядаючи заденьдо 100документів, ізякихлише 30 дійсно необхідні. Йому доводиться ставити в рік до 20 тис. підписів, витрачаючи на це близько 3-х тижнів. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних даних доходить до 15-20 %, а за всіма каналами із внутрішніх джерел даних надходить на 30 %, а із зовнішніх — на 40 % більше, ніж вимагається. Основними причинами втрат часу є: нечітка постановка цілі, неправильне визначення пріоритетів, у результаті чого люди не можуть правильно зорієнтуватись в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи, тонуть в дрібницях; незадовільна організація планування, в результаті чого менеджер не справляється з розподілом часу на виконання тих чи інших справ, а то і просто не знає, як до них підійти; слабка організаційна дисципліна підлеглих, яка призводить до багаторазової переробки однієї й тієї ж роботи; відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати; - нерішучість керівника, невміння працювати з партнерами,підлеглими, відвідувачами, телефонними дзвінками, проводити збори і наради.
Планування часу керівників і спеціалістів.
Процес планування часу починається з постановки задач, для чого на майбутній період складається перелік справ і можливих перешкод, на подолання яких піде визначений час. Згодом цей перелік регулярно доповнюється, обновляється, коректується шляхом виключення з нього того, що на справді є несуттєвим. Планування часу дозволяє керівникам і спеціалістам насамперед критично осмислити власні цілі і знайти більш ефективні засоби їхньої реалізації, що дозволяють не тільки своєчасно з ними справитися, але і створити необхідні резерви для рішення непередбачених проблем. Далі, планування дає можливість керівнику сконцентруватися на найважливіших питаннях з урахуванням термінів і часу їхній рішення, а інші раціонально розподілити серед підлеглих. У основі цього оцінка: - кожної роботи з погляду необхідності; - наслідків у випадку відмови від виконання; - виправданості зусиль, необхідних для її виконання, можливості її зниження, реальної віддачі. Нарешті, планування часу дає можливість керівнику сформувати оптимальну структуру робочого дня і скласти його розклад. Планування часу, відведеного на рішення тих або інших проблем, здійснюється з урахуванням їхньої раціональної черговості. Тобто спочатку плануються справи з фіксованим терміном виконання або потребуючі значних витрат часу, а також неприємні задачі, відкладання яких на потім небажано; далі випливає рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків; нарешті, третє місце приділяється другорядним і епізодичним справам, що не віднімають багато часу, наприклад, читанню поточної кореспонденції, обходові робочих місць. Але в будь-якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи. Якщо майбутній обсяг роботи в задані терміни може бути не виконаний, у плані передбачаються можливості їхній перенесення на більш пізній період. Планом повинно охоплюватися не більш 60% робочого часу, а інше складають резерви на рішення непередбачених проблем, творчу діяльність, підвищення кваліфікації. Непередбачені проблеми виникають звичайно в зв'язку з несподіваними відвідувачами, телефонними дзвониками, необхідністю виправити раніше допущені помилки. Створення резервів часу значно підвищує гнучкість планів і полегшує коригування. Передумовою планування часу є його ретельне документування і контроль за його використанням, що дозволяють мати точні уявлення про нього, краще розподіляти здійснення тих або інших робіт, а також погоджувати свої дії в області планування часу з підлеглими і колегами.
58. Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу.
Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что последний лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека». Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, тогда до их прихода на работу у него была бы возможность уточнить задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра. Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени. Для экономии времени и улучшения использования рабочего дня необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать дополнительных действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже. Это позволит завершить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться. В заключение приведем рекомендации известного американского предпринимателя и теоретика менеджмента Харви Маккея желающим сэкономить время: - никогда не совершать поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому можно, не отрываясь от руля, диктовать для себя служебные записки; - всегда иметь при себе какой-нибудь полезный материал для чтения; - попробовать всю неделю читать публикации по бизнесу вместо спортивных страниц и занятных материалов о всякой всячине; - использовать телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома, что даст возможность избавиться от бесполезных разговоров; - стараться проводить как можно больше совещаний по телефону вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников; - всегда просить подчиненных предварительно кратко излагать рекомендации, а потом заслушивать обоснования; - хвалить подчиненных, кратко излагающих суть дела и выражать недовольство сотрудниками, не умеющими так поступать; избегать тех, кто тратит время; - смотреть по телевизору утренние новости деловой жизни.
|
