Стандартні і нестандартні документи

Стандартизація тексту документів – це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Стандартизація тексту, на перший погляд,  проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ

Завдання № 1. Сформулюйте і запишіть визначення документа. Обґрунтуйте значення документів у житті людей.

Завдання №2. Розкрийте значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».

Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, діловод­ство, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

Завдання № 3. Оформіть правильно реквізит «підпис».

1. Директор інституту Кудін А.П. (підпис).

2. Сергієнко М.К. Директор ЗОШ № 186 (підпис).

3. (підпис) Головний бухгалтер О.Васильченко

Завдання №4. Виправте помилки в оформленні реквізиту «ад­ресат». Запишіть правильні варіанти.

1. Директор Олійнику Сергію Петровичу.

2. Генеральні директори виробничих об'єднань, дирек­тори підприємств і

керівники організацій.

3. Міністерству аграрної політики та продовольства України.

4. Міністерство промислової політики України. Управління справами

Головний спеціаліст Кононенку В. П.

Завдання №6. Розгадайте кросворд.

5

13

 

По горизонталі: 1. Друкована стандартна форма доку­мента з реквізитами, що містять постійну інформацію. 2. Від­творення частини документа. 3. Другий примірник до­кумента, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. 4. Найваж­ливіший, уніфікований засіб спілкування. 5. Відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі. 6. Напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього доку­мента. 7. Основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктив­ність. 8. Перший і єдиний примірник документа. 9. Ознака, за якою виділяють вхідні й вихідні документи. 10. Внутрішнє погодження проекту документа. 11. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку. 12. Реквізит, що підтверджує юридичну чинність документа. 13. Критичний відгук на науковий або інший твір, що містить заува­ження, пропозиції.

Ключ: Якщо кросворд розгадано правильно, то по верти­калі у виділених клітинках ви прочитайте назву документа, що означає опис свого життя.

Завдання № 5. Продовжіть речення та поясніть в них розділові знаки.

1. Документи відтворюють на..

2. За походженням документи поділяються на …

3. За призначенням виділяють такі документи …

4. Діловодством називається…

Тест

1. Документ – це:

засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини;

аркуш паперу із розміщеними на ньому реквізитами;

засіб закріплення інформації про події в житті людини;

аркуш паперу, на якому закріплені факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

2.Текст документа складається з таких логічних елементів:вступу, доказу, закінчення;

зачину, фрази, коментарів;

вступу, зачину, коментарів;

зачину, основна частина, коментарів.

3. Рубрикація – це:

це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення одніє частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін.;

поділ тексту на складові частини;

відступ на початку першого рядка кожної частини документа;

фрагмент тексту між двома такими відступами.