Службові записки

Службова записка — це документ, який використовується для ви­рішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось зав­дання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, ви­робничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових за­писок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка — це документ, в якому викладається інформа­ція про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану ро­боту. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Внутрішні доповідні записки адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні — керівникові вищої організації (установи). Складається цей документ за вказівкою ке­рівника або з ініціативи автора.

Пояснювальна записка - це документ, який з'ясовує зміст окре­мих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Службові записки містять такі реквізити:

1) назва структурного підрозділу;

2) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається запис­ка (у давальному відмінку);

3) посада, прізвище ім'я та по батькові (або ініціали) укладача (у родовому відмінку без прийменника від);

4) заголовок (Службова записка/Пояснювальна записка/Допо­відна записка);

5) дата;

6) текст: описова частина і пропозиції;

7) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

Дільниця № 5 Директорові ЗАТ «Сокіл»

Воронко В. А.

начальника дільниці № 5

Покотило В. Ю.

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

27.02.2001р.

25 лютого 2001 року о 22 годині я здійснював перевірку охорони діль­ниці №№5. У ході перевірки було виявлено, що охоронець Березюк Петро Семенович перебував на вахті разом зі сторонньою особою. На зроблені Березюкові П. С. зауваження щодо невиконання ним службових обов'язків, він відповів мені брутальною лайкою. Вважаю, що охоронець Березюк П. С. порушив вимоги інструкції з охорони об'єкта і заслуговує на покарання.

 

Начальник дільниці № 5 Підпис В. Ю. Покотило

 

Склад № 2 Директорові ВО «Рекорд»

Клименкові О. Я.

завідувача складу № 2

Гуски Надії Василівни

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

12.03.2001р.

11 березня 2001р. комісією, що перевіряла умови зберігання матеріаль­них цінностей на складі № 2, було виявлено зіпсовані матеріальні цінно­сті — 30 спортивних костюмів і 12 курток-штормівок. Причиною по­шкодження зазначеного товару стало протікання даху. Я неодноразово зверталася до керівництва підприємства з проханням полагодити дах, але й досі він перебуває в незадовільному стані.

 

Підпис Н. В. Гуска

Практичні завдання

 

Завдання №1. Складіть телеграму відповідно до вашого фахового спрямування.

Завдання № 2. Напишіть пояснювальну записку про причину запізнення на роботу.

Завдання № 3. Складіть та оформіть запрошення з приводу святкування ювілею підприємства.

Завдання № 4. Продовжіть речення.

Доповідна записка – це…

Вона укладається…

Доповідні записки бувають…

Тест

1. Документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань:

пояснювальна записка;

доповідна записка;

довідка;

запрошення.

 

2.Документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи:

доповідна записка;

пояснювальна записка;

анотація;

заявка.

3.За формою оголошення бувають:

повні, стислі, стенографічні;

писані, мальовані, друковані;

прості, складні;

звичайні, термінові.

4.Доповідні записки поділяються на:

внутрішні та зовнішні;

організаційні, розпорядчі, інформаційні;

звичайні, термінові;

приватні, службові, загальні.

5. Ксерокопією документа, що передається до організації за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку, називається:

телеграмою;

факсом;

радіограмою;

телефоном.

 

ТЕМА 5.4. ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ.

УПРАВЛІНСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ. ОФОРМЛЕННЯ СТАНДАРТНИХ ДОКУМЕНТІВ.

Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.