Вимоги до складання та оформлення різних видів документівТекст – головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Текст складається з таких логічних елементів: 1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін. 2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали); 3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ). Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення. потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічний елементів. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил: 1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила… 1. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, записки, накази. 2. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. 3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку. 4. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що… 6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…Беручи до уваги…Розглянувши…Вважаючи… 7.Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозуміли для широкого кола читачів.
СЛІД ПИСАТИ НЕ МОЖНА ПИСАТИ уживати заходів прийняти заходи брати (взяти) участь прийняти участь погодити прискорити погодження вплинути здійснити вплив порядок денний повістка денна пропозиція предложення вирішити, розв’язати забезпечити рішення боротися проводити боротьбу заходи міроприємства такі члени групи: слідуючі члени групи: незабаром у самий найближчий час не з’являються на заняття мають місце випадки неявки на заняття прошу надати мені відпустку прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки треба направити повинен бути направлений присутні одностайно схвалили одностайне схвалення дістала згідно з наказом згідно наказу згідно з розпорядженням згідно розпорядження відповідно до постанови відповідно з постановою 8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення-перед означуваними словами; додатки – після керуючого слова; вставні слова-на початку речення). 9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій… Вами ще не висловлені пропозиції… Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує… 10.Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію..Відкликати працівників… 11.У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...Пропоную… 12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філ. наук. 13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів Шановний… Високошановний… Вельмишановний… Високоповажний… Оформлення сторінки Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве-35 мм; праве-не менше 8 мм; верхнє-20 мм; нижнє-19 мм (для формату А 4) та 16 мм (для формату А5). Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні-на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша. Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація-поділ на абзаци. Абзац-це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої. Типовий абзац має три частини:1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці). Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, треба пам’ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації- традиційна й нова. Традиційна- базується на використанні знаків різних типів-римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову: А.Б.В.Г.Д… І..ІІ..ІІІ.ІV. V… 1.2.3.4.5… 1). 2). 3). 4). 5)… а). б). в). г). д)… Рубрики більші за абзац, можуть називатися: параграф (&), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил: 1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування; 2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин; 3) дотримуватися правил пунктуації три комбінованих способах нумерації; 4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати: 1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка; 2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:розділи-1.; 2.; 3.; номери підрозділів включають в себе також номери розділів – 1.1.; 1.2; 1.3.; номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту-1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
|
