Наличие электронного документооборота

В университете функционирует единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства», программный продукт «Электронный документооборот МОК» (www.doc.mok.kz, www.e-rektorat.kz, www.bbb.kazgasa.kz:8080), который обеспечивает автоматизацию управления и внутренних процессов и способствует прозрачности и усилению контроля деятельности. Это система управления внутренним информационным ресурсом вуза для коллективной работы и эффективных внутренних коммуникаций, с доступом через сеть Intranet, так и через Internet. Плюсы системы электронного документооборота заключаются не только в автоматизации бизнес-процессов, но и прозрачности всех остальных процессов, повышении исполнительской дисциплины, отчётности и полный контроль.

Автоматизация делопроизводства является одним из важных шагов на пути создания корпоративной информационной системы, так как позволяет организовать единую рабочую область для оперативного обмена документами.

Автоматизация документооборота направлена и реализована на:

ü оптимизацию контроля над документопотоками вуза;

ü создание единой рабочей области коммуникации между сотрудниками и преподавателями;

ü организацию централизованного размещения шаблонов документов;

ü снижение объемов ручного ввода и дублирования информации;

ü формирование простой и отлаженной системы согласования документов;

ü повышение продуктивности рабочего процесса.

26. Степень автоматизации учебного процесса, сбора, анализа и контроля качества обучения?

В целях создания единого окна по образовательным ресурсам с использованием интерактивных элементов и автоматизации всех программ обучения на одной платформе внедрена система образовательного портала (www.elearning.mok.kz) с доступом через Интернет и Интранет, с мобильным приложением. Данная система позволит ввести полнофункциональную систему электронной поддержки образовательного процесса университета, включая применение информационных технологий для сопровождения практически всех видов учебной деятельности в университете, включая применение дистанционной технологии обучения. Образовательный портал дает преподавателю обширный инструментарий для представления учебно-методических материалов курса, проведения теоретических и практических занятий, организации учебной деятельности студентов как индивидуальной, так и групповой.

Система спроектирована с учётом достижений современной педагогики c акцентом на взаимодействие между студентами, как инструмент для создания динамических, обучающих веб-сайтов для студентов.

В целях создания единой образовательной системы в данном портале функционирует обучение по ДОТ, которая повышает прозрачность процесса обучения и обеспечивает набор интерактивных элементов (форумы, тесты, глоссарии, ресурсы, чаты и т.д.) обмен информацией, журнал оценок, аттестацию персонала. Система позволяет создавать и хранить электронные учебные материалы и задавать последовательность их изучения. Доступ к системе осуществляется через интернет, благодаря чему студенты не привязаны к конкретному месту и времени. Электронный формат обучения позволяет использовать в качестве «учебника» не только текст, но и мультимедийные форматы материала (видео, аудиозапись, картинки, ссылки и т.д.). Широкие возможности для коммуникации – одна из самых сильных сторон системы. В форуме можно проводить обсуждение по группам, оценивать сообщения, прикреплять к ним файлы любых форматов. В личных сообщениях и комментариях – обсудить конкретную проблему с преподавателем лично, в чате обсуждение происходит в режиме реального времени.

Помимо преимуществ для студентов существуют и неоспоримые преимущества для преподавателей, среди них:

ü возможность автоматизировать систему оценки знаний;

ü использование современных мультимедийных технологий в учебных материалах, что не всегда возможно при аудиторных занятиях;

ü синхронное или асинхронное общение студентов между собой и с преподавателем;

ü доступность обучения в любое удобное время;

ü отсутствие проблем приобретения учебных материалов и пособий. Студент получает доступ к комплекту необходимых учебных материалов в современном электронном виде непосредственно из программ обучающей среды;

ü система оценки знаний (электронные тесты) объективна и независима от преподавателя;

ü повышается творческий и интеллектуальный потенциал за счет самоорганизации, стремления к знаниям, умения взаимодействовать с компьютерной техникой и осваивая новейшие информационные технологии.

В университете применяется электронная система тестирования «Казтест», предназначенная для проведения рубежного и итогового контроля, с функцией блокировки клавиатуры и запуска других приложений на ПК, c целью исключения возможности использовать шпаргалок студентами в электронном виде ПК. Данная система позволяет студенту сразу же получить результаты после прохождения тестирования в своем личном кабинете.

Также, для автоматизации учебного процесса внедрена автоматизированная информационная система ИС ВУЗ «Platonus» и система по проекту ЕС ТЕМПУС.

Применяется автоматизированная библиотечно-информационная система КАБИС, предназначенная для комплексной автоматизации библиотечных процессов и создания электронных каталогов, а также полнотекстовых баз данных, с использованием технологии штрих кодирования и идентификационных магнитных карт. Обеспечен веб-доступ к библиотечному фонду для студентов.

Для защиты от проникновения посторонних лиц на территорию предприятия, разграничения доступа сотрудников внутри предприятия, обеспечения трудовой дисциплины, автоматизации учета рабочего времени сотрудников, посещаемости студентов реализована система контроля доступа Perco, с интеграцией с «1C Предприятие 8.2: Зарплата и кадры». Это позволяет формировать табель учета рабочего времени и делать расчет заработной платы в 1С на основе реальных данных об отработанном времени, полученных от СКУД.

В университете реализована единая идентификационная магнитная карта, используемая в системах СКУД и КАБИС, в качестве пропуска, идентификационного номера и читательского билета для студентов, а для сотрудников как пропуск и бейдж.

В университете внедрена система видеонаблюдения для обеспечения безопасности и автоматизации процесса контроля при проведении ЕНТ, так же для обеспечения процесса прозрачности взаимодействия студентов и сотрудников офис регистратора и недопущения коррупции.

Эффективное использование перечисленных информационных систем позволяет осуществить сбор, обработку и анализ информации, облегчить принятие управленческих решений и соответствовать критериям современного вуза.