Дайте определение организации как открытой системе
ОТКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.
Рис. 2.3.Организация - открытая система.
ПОДСИСТЕМЫ. Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, — каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из болеемелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно также работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом. МОДЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ОТКРЫТОЙ СИСТЕМЫ. Рис. 2.3. представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукциюили услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.
Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Организация, как система включает в себя внутреннюю и внешнюю среды. Внешняя среда организации – это ситуационные переменные, влияющие на работу организации. Внешние факторы делятся на 2 группы: 1. Среда прямого воздействия – это те факторы, которые быстро и непосредственно влияют на операции организации. Основные факторы в среде прямого воздействия: поставщики, законы и государственные органы, потребители и конкуренты. Поставщики. Каждая организация использует: - материалы – некоторые организации зависят от непрерывного поступления материалов. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Чтобы обезопаситься от перерывов в поставках, организации ищут альтернативных поставщиков, образовывают запасы материалов. Если прочные связи с поставщиками, то лучше использовать такой метод, как поставки по необходимости (японский метод по принципу «точно в срок»). - капитал – для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации. - трудовые ресурсы – адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т. е. для эффективности организации как таковой. Законы и государственные органы. Организации работают в условиях правового ограничения. Незаконопослушные организации наказываются штрафами, тюрьмой, разорением и т.д. Каждая организация имеет определенный правовой статус. Государственные органы признаны контролировать выполнение законов о защите интересов потребителей, окружающей среде, финансовой защите и т.д. Потребители. Выживание и успех организации зависит от ее потребителей. Удовлетворение потребностей спроса потребителей повлияет на организации. Конкуренция. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. 2. Среда косвенного воздействия – это те факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Основные факторы среды косвенного воздействия: технология, международный бизнес, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами. Технология. Является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Скорость введения нововведений растет по мере развития общества под влиянием НТП. Влияние этого фактора сильно воздействует на наукоемкие отрасли (т.е. должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения). Все предприятия должны идти в ногу с новой технологией. Последние новинки технологий, это: компьютерные, лазерные, полупроводниковые отрасли, спутниковые связи и т.д. Международный бизнес. Предприятия могут проникать на международные рынки разными путями. Хотя организация продолжает производить всю продукцию в своей стране, она может для координации экспорта создать независимую торговую компанию или посредническую службу, которая будет облегчать заключение сделок с иностранными покупателями. Предприятие может продать лицензию на производство своей продукции иностранной компании или государству посредством соглашения о лицензионных платежах. Компания предоставляет иностранной компанииили государству право использовать патенты или технологию, производственные секреты, а также оказывает технологическую и административную поддержку. Иностранная компания или государство, в свою очередь, возмещает затраты компании в форме лицензионных платежейили платы за услуги. Организация совместного предприятия заключается в том, что двеили большее число частных компаний или государств вкладывают средства в производственные мощности. Участники являются равными партнерами в деле и получают прибыль в зависимости от доли пакета акций каждого в совместном предприятии. Прямые капиталовложения. Наиболее сильная приверженность международному бизнесу возникает тогда, когда руководство решает выпускать продукцию своей фирмы за границей и сохранять полный контроль над производством, маркетингом, финансами и другими ключевыми функциями. Состояние экономики. Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги.(Включает уровень цен и тарифов, инфляции, платежеспособный спрос, банковскую политику, курс национальной валюты и др. показатели.) Политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них — настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма и продвижения представителей национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, контроль цен и заработной платы и др. Социокультурные факторы. Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. (Это традиции, принятые в той или иной стране по отношению к женщине, людям разного цвета кожи, молодежи, людям преклонного возраста.) Отношения с местным населением. Почти для всех организаций преобладающее отношение к ней местной общины, в которой та или иная организация функционирует, имеет первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия. Почти в каждой общине существуют конкретные законы и установки по отношению к бизнесу, определяющие, где можно развернуть деятельность того или иного предприятия. Организации прилагают целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с общинами, в которых они функционируют. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования местных школ, благотворительной деятельности или поддержке молодых дарований в управлении.
Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Организация, как система включает в себя внутреннюю и внешнюю среды. Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Основные переменные, которые требуют внимания руководителя – это цели, структура, задачи, технологии и персонал. Цели – это то, к чему стремится организация. Это конкретное конечное состояние и желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования, руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. К структуре имеют отношение 2 основные концепции: 1) Специализированное разделение труда. Характерной особенностью является закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда – это дифференциация труда по сферам приложения, профессиям, технологиям, направлениям исполнительной деятельности. Не менее важно и вертикальное разделение труда – это дифференциация труда по масштабу решений, объему функций, степени ответственности, сферам контроля. 2) Сфера контроля — это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре (высокой). Задачи – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности и делятся на 3 категории: 1) Работа с людьми; 2) Работа с предметами; 3) Работа с информацией. Два других важных момента в работе — это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Технология. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами. Однако Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Классификация технологий по Вудворд. Она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории: 1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом. 2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства. 3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, сталелитейное и медеплавильное производство, работа электростанций). Классификации технологий по Томпсону. По его мнению, технологии можно разделить на три следующие категории. 1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. 2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми (например, телефонные компании выступают посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и которые хотят, чтобы им позвонили). 3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство (монтаж фильма). Оптимальной технологии нет. Каждому виду деятельности соответствует своя технология. Персонал. Существует три основных аспекта человеческой переменной: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя и его влияние на поведение отдельных людей и групп. В управленческой практике эти переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга.
Ресурсы – денежные средства, ценности, запасы, возможности, источники средств и доходов. Организационные ресурсы – это то, что использует организация при производстве своих продуктов и услуг (источники и средства обеспечения организационной деятельности и достижения ею эффективных результатов). Виды: 1) Человеческие – это люди, участвующие в производстве товаров и услуг. Параметры описания человеческих ресурсов: - количество персонала; - структура персонала; - требуемая квалификация (профессионализм); 2) Финансовые – это денежные средства, которыми обладает организация. 3) Материальные – это сырье, материалы и основной физический капитал, используемый в производстве товаров и услуг. 4) Информационные – это данные, которые являются в организации объектом сбора, хранения, обработки, приема и передачи.
Информация, с точки зрения организационного ресурса, представляет собой совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, которые используются для оценки ситуации и служат основой для принятия управленческих решений. Поскольку объемы информации, обрушивающейся на организацию, громадны и увеличиваются, то работа с этим ресурсом приобретает критически важный характер. Она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы. Для работы с информационными ресурсами в современных организациях создают специальные подразделения (отделы информационных технологий, информационных систем и т.д.). Особенностями информации, как ресурса являются: - неисчерпаемость; - сохраняемость и накапливаемость; - возможность параллельного использования; - легкость передачи. Информация должна удовлетворять следующим требованиям: - краткость, четкость, своевременность; - точность и достоверность, непрерывность сбора и обработки; - удовлетворение потребностей конкретных управляющих. Информация позволяет предприятию: - получать конкурентные преимущества; - снижать финансовый риск; - определять отношение покупателей; - обосновывать интуитивные решения; - повышать эффективность деятельности; - следить за внешней средой.
Под организационной структурой управления понимается совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности. Орг. Структура отличается большим разнообразием форм. Выделяют 2 типа организационных структур: бюрократический (механичстический) тип орг. структуры и органический (адаптивный) тип орг. структуры.
|
