Системный подход в теории управления. Организация как открытая система

План ответа

1. Сущность системного подхода
2. Характеристика организации как открытой системы.
3. Вывод.

Теории управления, начиная со второй половины XX в., испытывали сильное воздействие со стороны интенсивно развивающегося общенаучного направления — системного подхода. На «стыке» теории управления и теории систем был сформулирован достаточно простой, но фундаментальный вывод, согласно которому любая организация — это система в наиболее полном и строгом значении данного понятия.

Под системой же следует понимать определенную целостность, состоящую из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в функционирование целого. Следовательно, главной задачей руководителя является необходимость видеть организацию в целом, в единстве составляющих ее частей, которые прямо и косвенно взаимодействуют и друг с другом, и с внешним миром. Он должен учитывать, что любое, даже частное управленческое воздействие на какой-либо компонент организации обязательно приводит к многочисленным, а часто непредсказуемым последствиям. Их-то и необходимо учитывать в управлении; для этого надо знать, каковы те основные законы, по которым строятся системы.

Любая организация как система имеет свою внутреннюю логику, живет по своим взаимосвязанным законам. Учет этой системной логики организации есть важнейшее условие эффективного управления. Но одновременно это — и основная трудность практики управления. Сложность усугубляется еще и тем, что современные организации внутренне неоднородны и включают в себя качественно различные компоненты (технику и людей), являются так называемыми социотехническими системами. Любая социотехническая система, согласно данному подходу, состоит из ряда подсистем, которые должны быть согласованы иерархически (по типу субординации) и «горизонтально» (по типу координации). Кроме того, организация как система не только может, но и должна создавать в процессе своего функционирования необходимые для него подсистемы — так называемые функциональные органы управления.

Существовавшие до этого подхода школы делали главный акцент на прогрессе управления как таковом. Системный же подход показал, что не меньшей, если не большей, сложностью обладает сам объект управления. Не только управление, но и то, что управляется, имеет свою логику, свои законы и они системны по своей природе. Следовательно, эффективное управление обязательно должно учитывать и их, а для этого — знать и уметь их использовать Таким образом, данный подход сформулировал новое понимание организаций как социотехнических систем. В силу общего характера его нельзя рассматривать как набор законченных принципов и процедур. Это — определенный способ мышления по отношению к практическим и теоретическим проблемам управления. Системный подход способствовал укреплению междисциплинарных связей теории управления с другими науками и направлениями исследований. Например, с такими, как общая теория систем Л. фон Берталанфи, «индустриальная динамика» Д. Форрестера, исследования «административных систем» Ч. Барнарда, исследования по теоретическим основам управления (кибернетическое направление) Н. Винера. Наконец, роль системного подхода состоит и в том, что он показал ограниченный характер любого из частных, в том числе — и рассмотренных выше подходов и «школ управления». Одновременно благодаря ему стало ясно, что разработка комплексной теории управления возможна посредством их объединения — интеграции. И такая интеграция была осуществлена в следующем — наиболее важном и распространенном в настоящее время — ситуационном подходе.

 

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Закрытая организационная система имеет малую применяемость. Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов. Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

1. Признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе.

2. Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

3. Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.

4. Для организации свойственен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

5. Организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

6. По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям.

7. Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в свою очередь предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Вывод. Исследование организации на принципах системного подхода и её анализ как объекта, обладающего свойствами открытой системы, позволяет изучить не только статику, но и спрогнозировать динамику её развития, которые в значительной степени определяют стратегическое направление деятельности.

 

 

6. Процессы управления: целеполагание и оценка ситуации, принятие управленческих решений. Механизмы менеджмента: средства и методы управления.

План ответа

1. Понятие «процессы управления».

2. Целеполагание и оценка ситуации как основополагающие управленческие процессы.

3. Принятие управленческого решения – как выбор альтернативы.

4. Средства и методы – как механизмы менеджмента

5. Вывод.

 

Процесс управления — это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Ключевыми процессами являются оценка ситуации и целеполагание.

Цели представляют собой субъективное отражение реальностей, характеризующих данное предприятие, таких как его роль в обществе, характер производственного и кадрового потенциала. Цели отражают философию предприятия, концепцию ее деятельности и развития. Цели определяют в конечном счете характер, отличительные свойства и особенности предприятия. Цели уменьшают неопределенность текущей деятельности предприятия и работников. Цели составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности.

Целеполагание предусматривает конкретность целей, их реальность, гибкость, способность к трансформации и корректировке, проверяемость, совместимость друг с другом.

Целеполагание осуществляется на основе оценки ситуации. Если рассматривать организацию как открытую систему, то оценка ситуации должна проходить с учётом внешней и внутренней среды.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние факторы, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы. В теории менеджмента разработана схема такого анализа, получившая название SWOT- анализа (анализа четырех полей SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats)).

 

сильные стороны

возможности

опасности

слабые стороны

вывод: цели и миссия фирмы

 

 

Внутренняя среда организации - часть общей среды, находящаяся в рамках организации:

Ø человеческие ресурсы;

Ø технические ресурсы;

Ø коммерческие ресурсы;

Ø финансовые ресурсы.

Другие исследователи выделяют другие составляющие внутренней среды организации:

Ø миссия, ключевые компетенции

Ø ресурсы (человеческие, финансовые, технические, информационные),

Ø ключевые компетенции.

На мой взгляд, целесообразнее употреблять следующую классификацию:

внутренние переменные,

ресурсы организации.

внутренняя среда организации

Внутренние переменные

Ресурсы организации

миссия

цель

задачи

технические ресурсы

человеческие ресурсы

информационные ресурсы

финансовые ресурсы

ключевые компетенции

 

На основе принципа целеполагания происходит выработка, принятие и реализация решений. Решение — это выбор альтернативы, варианта развития организации. Способность принимать решения развивается с опытом. Целью управленческого решения является обеспечение движения к поставленным предприятием целям. Решения классифицируются как:

· запрограммированные,

· незапрограммированные.

Запрограммированные решения есть результат реализации определенной последовательности шагов или действий. Решения незапрограммированного типа требуются в ситуациях, которые в определенной степени новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами.

На практике перечисленные решения редко встречаются. Они являются краткими отображениями некоторого спектра решений.

Процесс принятия решений имеет:

1) интуитивный,

2) основанный на суждениях.

3) рациональный характер.

Интуитивное решение представляет выбор, сделанный на основе ощущения того, что он правилен. Решение, основанное на суждениях, — это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса.

Рациональное решение проблем представляет собой процесс с большим количеством последовательных взаимосвязанных действий. Число этапов процесса определяется конкретной проблемой.

Этапы рационального решения проблемы:

· диагностика проблемы;

· формулировка ограничений и критериев принятия решения;

· определение альтернатив;

· оценка альтернатив;

· выбор альтернатив;

· реализация (внедрение);

· обратная связь.

Перечисленные этапы рационального решения проблем служат в качестве рекомендаций, способных помочь в принятии более эффективных решений в сложных ситуациях. Необходимо также еще учитывать целый ряд разнообразных факторов, таких как личностные оценки руководителя, среда принятия решения, в том числе уровень риска, время и изменяющееся окружение, информационные и поведенческие ограничения, отрицательные последствия и взаимозависимость решений. Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную альтернативу, необходимо составить так называемое древо решений — это схематическое представление проблемы принятия решений. Дерево решений дает руководителю возможность учесть различные направления действий, соотнести с ними финансовые результаты, скорректировать их в соответствии с приписанной им вероятностью, а затем сравнить альтернативы.

Механизмами менеджмента являются методы и средства управления, то есть то, что приведёт цели к их воплощению в реальность.

Методы менеджмента – способы воздействия на организацию. Наиболее распространённая классификация включает в себя следующие группы методов:

I. Экономические, которые выполняют двоякую функцию - стимулировать деятельность предприятия, вне зависимости от формы собственности, на удовлетворение потребностей общества; с другой – служить мотиватором для персонала этих предприятий.. Можно выделить три основные составляющие:

1) прямое материальное вознаграждение, заработная плата, премии (или бонусы), участие в прибылях и акционерном капитале;

2) дополнительные выплаты;

3) штрафы.

II. Организационно-распорядительные - это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер, основанные на дисциплине, ответственности, власти, принуждении. К числу организационных методов относят:

– организационное проектирование;

– регламентирование;

– нормирование.

При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения. Распорядительные методы реализуются в форме:

– приказа;

– постановления;

– распоряжения;

– инструктажа;

– команды;

– рекомендаций.

III. Социально-психологические. Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. К ним относятся:

– моральное поощрение;

– социальное планирование;

– убеждение;

– внушение;

– личный пример;

– регулирование межличностных и межгрупповых отношений;

– создание и поддержание морального климата в коллективе.

Если метод – это способ реализации поставленных задач, то средства – это инструменты, позволяющие применить метод. Выбор средств управления зависит от финансовых возможностей организации, стиля руководства, уровня профессиональной подготовки её менеджеров. Большое распространение в последнее десятилетие получают программно-информационные средства, позволяющие осуществлять контроль, мониторинг, коррекцию стратегии организации. Не менее популярными являются средства социально-психологического направления – корпоративный отдых, сближающие сотрудников и снимающие эмоциональную напряжённость в коллективе. в нормативно-правовом аспекте основными средствами управления являются приказы, распоряжения и т. д. То есть арсенал средств управления организацией весьма большой и в организациях, которые имеют длительную историю своего существования может быть даже традиционным.

 

Вывод. Таким образом, реализация таких управленческих процессов как целеполагание,оценка ситуации, принятие управленческого решения зависит от выбираемых методов и средств. Эта совокупность ещё раз доказывает положение о том, что организация является системой, влияние хоть на один элемент которой в целом отражается на всех процессах её жизнедеятельности.