Документационное обеспечение деятельности турфирм

 

Основное задачей деятельности туроператора является создание тура, подкрепленного соответствующей

программой обслуживания. Этот продукт является основным туристским продуктом туроператора, выпускаемым на рынок.

Общие требования к туристской услуге изложены в ГОСТ Р 50690-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Туристские услуги. Общие требования».

Документация, отражающая требования к любому виду обслуживания туристов, должна содержать:

- описание процессов, форм и методов обслуживания туристов;

- характеристики процессов обслуживания туристов;

- требования к типу, количеству и пропускной способности используемого оборудования;

- необходимое количество персонала и уровень его персональной подготовки;

- договорное обеспечение обслуживания;

- гарантии обслуживания туристов;

- согласования с собственниками рекреационных ресурсов органами санитарно-эпидемиологического контроля, пожарного надзора и т. д.

Методическое обеспечение туристского продукта предполагает подготовку специальной технологической

документации, которая призвана описать сам тур, процессы его производства услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой оперативной гибкой работы сотрудников фирмы, также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрен нормативными документами Российской Федерации. Туры и их технологической документации должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются ниже перечисленные документы.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру.

График загрузки туристских предприятиям по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке.

Туристская путевка формы ТУР-1 представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Данная форма путевки используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин.

Лист бронирования. Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (гл. IV ст. 9) - это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта, имеющее характер предварительного договора. Оформляемся в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора.

Договор с клиентом на приобретение тура составляется согласно гл. IV ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договору о купле продаже. Договора с партнерами - поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Калькуляция (расчет стоимости тура). При этом расчет стоимости тура произ­водится суммированием себестоимости каждой отдельной услуги и нормативно заложенного процента прибыли (он обычно составляет для туроператора 15-20 % от себестоимости тура). Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с тур агентом для включения в текст информационного листка к путевке. График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута. 2)

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования. Описание технологических особенностей тура - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи бронирование мест в гостиницах, питание а также напоминание о сроках и правила оформления виз и страховок, пересадка? ожиданиях и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оперативной работы персонала, контролирующего проведение и данного тура.

Тексты памяток для туристов и составляются в особых необходимых а случаях, например при организации о специализированных туров или в случае о направления туристов в эндемические о страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия я там опасных инфекций, необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и я печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах.

Справочные материалы по маршруту - это о различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы у возможностей туроператора по и путешествиям

Прайс-листы. Для каждой тур операторской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов, и каталогов.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.