Законодательное и нормативно-методическое регулирование ведения кадрового делопроизводства

В российском законодательной и нормативной базе не прописаны принципы работы с кадровыми документами. Поэтому создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующими принципами:

1) вид внутренних док-ов, порядок их разработки, утверждения и т.д., применяется тот, который удобен для данной организации.

2) вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным юридической силы.

3) храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

Законодательные и нормативные акты, существующие в данный момент времени, на которые может опираться в своей деятельности специалист кадровой службы.

Трудовой кодекс (ТК) РФ являетсяосновным законом кадровой службы любой организации. ТК РФ в области документирования:

– устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и т.д.;

– устанавливает документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников;

– устанавливает сроки исчисления документов (ст. 14 ТК РФ);

– устанавливает конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение раб-ка об увольнении (ст. 79, 80) и др.;

– вводит обязательность оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65);

– вводит обязательность разработки док-в, которые будут регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88).

Гражданский кодекс (ГК) РФ являетсятакжеодним из основных законов кадровой службы любой организации. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении). Так, виды учредительных документов юридического лица, например устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица, требования к их содержанию и оформлению содержатся в ст. 52 ГК РФ: "В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида". Понятие "другие сведения" раскрыто в ст. 98 Кодекса. В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе (УК) РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

ФЗ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» - регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:

1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;

2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

3) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

4) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.

ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете» представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

ФЗ от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О федеральном государственном языке» регулирует общественные отношения, связанные со статусом русского языка как государственного языка Российской Федерации и его официальным использованием.

Цель закона:

- усилить консолидирующую роль русского языка как государственного языка РФ в политической, социально-экономической и культурной сферах как способствующего сохранению единства и целостности многонационального Российского государства;

- обеспечить использование русского языка как средства межнационального общения народов России;

- укрепить правовую основу использования русского языка как государственного языка Российской Федерации;

- установить основные требования к должностным лицам органов власти или организаций, действующих на территории Российской Федерации, по отношению к использованию, развитию, совершенствованию и распространению русского языка как государственного языка РФ;

- разграничить полномочия между федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации в использовании русского языка как государственного языка Российской Федерации;

- содействовать формированию бережного отношения к русскому языку как государственному языку Российской Федерации;

- способствовать распространению русского языка как одного из мировых языков.

ФЗ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи». Цель закона – обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации», данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

ФЗ от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам.

ФЗ «об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст.50) определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

ФЗ от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». В данном законе распределен порядок установления и выплачивания трудовых пенсий, изменение условий и норм установления, а также порядка выплаты трудовых пенсий, определяет порядок реализации права граждан Российской Федерации на трудовые пенсии и условия установления пенсий отдельным категориям граждан.

Инструкция о порядке ведения труд.книжек является основным подзаконным актом (1985г с изменениями и дополнениями). Часть положений инструкции введена в настоящее время в ТКРФ.

С 70-х гг. органами статистики разрабатываются типовые и унифицир.формы документов первичного учета. Многие годы существовало положение, при котором кадровые службы пользовались при составлении приказов по личному составу этими формами. В 2001 году внедрены в практику документирования кадровых служб унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты включены формы документов по учету кадров (приказы, личные и учетные карточки, штатное расписание, график отпусков и др.). Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юрид.лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Все работники кадровых служб должны быть знакомы с этой нормативной базой, ориентироваться в ней, использовать как основу для своей ежедневной работы.