Регламентация работы с персоналам в организационных документах
Условно весь объем кадровой документации можно разбить на три больших блока: 1) обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы; 2) документы, носящие рекомендательный характер. Это, как правило, документы, служащие для оптимизации работы с кадрами. Здесь необходимо иметь в виду, что документы, которые носят рекомендательный характер, при определенных обстоятельствах, переходят в раздел «Обязательных для сведения». Примером может служить положение об оплате труда и премировании сотрудников. То есть, если в организации система оплаты труда основывается только на выплате определенных окладов (прописанных в штатном расписании и трудовом договоре), то это положение не обязательно к ведению в данной организации. Но если в организации существует прецеденты выплаты премиальных, доплат, компенсации и т.д., то без ведения положения по оплате труда и премировании сотрудников работодатель будет нарушать требования трудового законодательства о запрете дискриминации в сфере оплаты труда. Здесь же можно привести в качестве примера коллективный договор, который обязательным не является, но если со стороны работников поступит инициатива к его заключению, работодатель не вправе оказать сотрудникам, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации. 3) зависящие от специфики конкретной организации – и, соответственно, исходя из этой специфики становящиеся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относится к законодательству в сфере охраны труда. Если в организации есть профессии, относящиеся по законодательству к работе во вредных условиях, то для данной компании становится обязательным разработка дополнительных инструкций, прохождение инструктажа, медосмотров и многого другого, что соответственно получает свое отражение в кадровых документах. Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа: 1) внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.); 2) информационно-расчетные документы – в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, и/или служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы, др.); 3) документы, подтверждающие трудовую деятельность работников – документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству могут служить подтверждением трудовой деятельности; 4) распорядительные документы – документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания); 5) официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от сотрудников организации для донесения до работодателя каких-то сведения или личного мнения и поступающие от работодателя, но не носящие характер распоряжений; 6) журналы контроля и учета – журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах. Для того чтобы эффективно управлять персоналом, нужно регламентировать его деятельность. Регламентация – основное средство организации управленческих процессов, с помощью которого предприятие функционирует как система, ориентированная на определенные результаты. Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала. На практике очень важно определить оптимальную степень регламентации трудовой деятельности служащих, а также четко установить круг вопросов, при решении которых необходима жесткая, целенаправленная регламентация.
|
