Табель унифицированных форм

В числе организационных документов делопроизводства с на­чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, какТабель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям. Это Перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен­ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен­та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при­меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго­товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Она включает:

– предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку­ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст­вующие государственные законодательные акты и норма­тивно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор­ганизации (учреждении);

– определение структуры табеля. Как и любой классифика­ционный справочник, применяющийся в делопроизводст­ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе­ля будут управленческие функции, подразделами - зада­чи, свойственные аппарату управления, во втором - на­звания структурных подразделений. Внутри разделов до­кументы систематизируют либо по степени важности, ли­бо по алфавиту наименований;

– выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку­ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На­пример, табель может иметь такие графы:

- код формы документа,

- наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

- наименование структурного подразделения, ответствен­ного за подготовку, периодичность составления,

- согласование (внутреннее и внешнее) - указываются ор­ганизации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе,

- подпись (должность лица, которое подписывает документ),

- утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

- печать (необходимость удостоверения документа печатью),

- адресат - организация (структурное подразделение, в ко­торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин­ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность создания документа, характеристика применяемых техниче­ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен­ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

• исключить возможность неоправданного создания новых форм;

• установить единую классификацию документов организа­ции в соответствии с управленческими функциями и задачами;

• учесть количество видов и форм документов.

Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом Табель форм документов – перечень форм документов, разрешенных к применению в организации. Табель содержит перечень форм документов необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включаются документы прошедшие унификацию. По своему назначению табель близок к справочникам и классификаторам. Табель дает возможность оперативного поиска документов. Табель оформляется в табличной форме, могут использ-ся листы А-3.

Альбом унифицированных форм документов формируется на основе табеля и содержит формы наиболее создаваемых документов. В альбом включаются формы документов прошедшие унификацию, в которых стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в форме трафарета, анкеты или таблицы. Альбом форм документов утверждается руководителем и является обязательным для работников.