Ведение журналов в электронной форме

Существует большое количество готовых программ в среде СУБД, при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранение, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.
СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных с различными структурами, удобными для работы с документами.
Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access, которая позволяет обходиться без прикладного программиста. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Автоматизация рабочего места предполагает снижение трудозатрат и повышение эффективности выполнения функций работника кадровой службы.

Средеи готовых программных продуктов можно выделить: Система ДЕЛО, OfficeMedia, Sitex™ Документооборот и LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (регистрация документов. Реализована возможность настройки реквизитного состава регистрационной карточки на специфику учета различных видов документов. Поддерживается возможность создания и хранения неограниченного числа версий текстов (файлов) документов. Создание и модификация текстов документов осуществляется путем интегрированного вызова соответствующего офисного приложения. Встроены средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов, а также распознавания сканированных текстов)

На примере автоматизированной системы ДЕЛО можно рассмотреть ведение журналов в электронной форме. Электронные журналы системы дело регистрируют:

Регистрируют документы, регистрируют обращения граждан, Создают дополнительные реквизиты - расширение области применения системы, позволяют работать с резолюциями, проводят контроль исполнения поручений, осуществляют поиск документов и справочные данные о документе, осуществляют контроль за прохождением бумажных документов, осуществляют обеспечение внешней рассылки документов, формируют отчетные формы: сведения о документообороте и Отчетные формы: Сводка об исполнении.

Система ДЕЛО регистрирует документы, занимается вводом резолюций, осуществляет поиск, имеет кабинеты реестры внешней рассылки, опись дела, печать РК и реестров, занимается регистрацией проектов документов, визированием проектов документов, подписание проектов документов, регистрация документов из проекта, занимается регистрацией поьзователей.

Преимущества системы ДЕЛО:

• Поддержка бумажного и электронного документооборота;

• Функциональная полнота, учет множества традиционно сложившихся и недокументированных технологических правил и процедур;

• Коробочный, динамично развивающийся продукт, снабженный подробной документацией;

• Комплект дополняющих технологий (архивное дело, средства ЭЦП, средства распознавания текстов и поточное сканирование) и взаимодействие с другими системами;

• Легкая настраиваемость и быстрая внедряемость (10 мест – 1-2 недели, 100 мест – 1-2 месяца), гибкая перенастройка при изменении схем документооборота и структуры организации;

• Полный набор услуг по внедрению и сопровождению.

Ведение таких журналов в электронной форме не составит труда, данные виды регистрации документов даже удобнее чем старые в бумажной форме. Так как в обычных журналах все графы заполнялись от руки работником, теперь многие графы заполняются автоматически (например, дата, номер документа, что позволяет избежать ошибок в данных реквизитах), некоторые графы предлагают готовые варианты заполнения (например, должность исполнителя документа и т.д.)

Заполнения журналов производится световодостойкими чернилами, синего черного или фиолетового цвета. Строки таблиц журнала должны заполняться полностью. Вся информация косающаяся одного регистра (номера, даты, человека, события) записывается в одной строке. Пустые строки между записями не оставляются, пустые ячейки прочеркиваются. Подчистки, исправления, коррекция записей не допускается. Ошибочно внесенные записи зачеркиваются одной горизонтальной чертой, новая запись вносится на свободном месте и там же делается заверительная записть лица ответственного за выполнение с проставлением даты исправления.