Выдача документов из архива по запросам граждан и организаций

Использование документов - применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Основными формами использования документов в архиве являются:- информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;- экспонирование документов на выставках;- использование документов в средствах массовой информации;- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;- выдача документов во временное пользование;- публикация документов в различных формах.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательством порядке. Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.

Архив осуществляет прием граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале. Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан. Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса. При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе.

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними.К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.

Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи. Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения. Заверенная посетителем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения. Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

6.1. Современное законодательное регулирование в системе государственной и муниципальной службы на федеральном уровне и в субъектах РФ.

ФЗ о системе гос.службы РФ от 2003г.№58.;ФЗ о гос.гражданской службы РФ от 27 июля 2004г.;ФЗ о проведение аттестации гос.гражданских служащих РФ от 1 фев.2005г.№110;ФЗ о порядке сдачи квалификационного экзамена от 1 фев.2005г.№111;ФЗ о замещении вакантной должности гос.гр.службы от 1 фев.2005г.№112;ФЗ о порядке присвоения и сохранения классных чинов от 1 фев.2005г.№113;ФЗ о примерной форме служебного контракта от 16 фев.2005 №59;ФЗ об утв.положения о персональных данныхгражданских служащихи ведение его личного дела от 30 мая2005 №609; Указ президента от 18 мая 2005г. О порядке и условиях командирования федер.гос.гр.служащих;Указ от 27 сент.2005 О квалификационных требованиях и стаже гос.службы или стажу работы по специальности для гос.служащих;Указ от 31 дек.2005г.О реестре должностей;Постановление от 27 июля 2005№452О типовом регламенте внутри организации федеральных органов исполнительной власти;Постановление от 16 апр.2005г.№225О трудовых книжках;Постановление от 11 нояб.2005 №679 Требования к административному регламенту исполнение функций;Распоряжение правительства от 26 мая 2005г.№667Об утв.формы анкетыдля участия в конкурсе на замещение вакантной должности гос.гр.слущих;Закон Тюм.обл.от 28 дек.2004 г. О гос.гр.службе в Тюм.Обл.;Закон Тюм.Оьл.от 23 сент.2003О реестре должностей.