Документационное обеспечение управления

Процесс фиксирования информации, т.е. создания документа, называется до кументированием управленческой деятельности.

Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми актами или выработанными практикой. Термин «документ» от лат. «документум», что означает доказательство или свидетельство. По ГОСту документ –это зафиксированное на материальном носителе, путем документирования, информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функции документа:

1. информационная – потребность в запечатлении информации с целью ее передачи

2. социальная- создание документа для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и его членов

3. управленческая – документ является инструментом управления

4. правовая – документ является средством закреплении яи изменения правовых норм

5. коммуникативная- выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве.

6. культурная- способность документа передавать и сохранять культурные традиции.

7. исторического источника- документ выступает в качестве источника исторических сведений.

Средства документирования: - диктафон, магнитофон, ручка и др.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Документация- это комплекс документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Способы фиксации документов: -текстовые, графические, фото-кино документы.

По способу документирования различают документы: -индивидуальные и типовые.

По степени сложности:простые и сложные документы. По степени гласности:открытые и с ограниченным доступом (секретные). По месту составления документы подразделяют: для решения внешних и внутренних вопросов. В зависимости от источника получения информации документы бывают: входящие и исходящие. По срокам хранения: -постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет). По срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок), несрочные (срок исполнения не установлен). По виду оформления документы бывают: -подлинные, копии, выписки, дубликаты. Признаки документа: -юридическая сила; -оригинальность; -подлинность; -степень гласности,

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Различают следующие службы ДОУ:

1. В министерствах и ведомствах - управление делами.

2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия.

3. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;

4. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или секретарь-референт.

Положение о структурном подразделении, должностная инструкция