Критерии выбора системы автоматизации бухгалтерского учета

Проблема выбора бухгалтерской программы довольно сложна. Новая программа чаще всего требуется на новом предприятии или на предприятии, где сменился главный бухгалтер.

При выборе системы автоматизации бухгалтерского учета сле­дует помнить о критериях оценки эффективности, внедрения бух­галтерской автоматизированной системы на предприятии. Одним из важных критериев выбора системы является ее функциональная полнота. Система должна уметь выполнять все основные опе­рации учета на предприятии, а также, возможно, некоторые спе­цифические, характерные для конкретных типов предприятий (тор­говых, страховых, посреднических и т.д.). Большинство предлага­емых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемле­мую функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы. Сформируем пять правил вы­бора информационной системы.

Правило 1. Система должна быть понятной. Важнейший крите­рий выбора системы — это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или про­смотра демонстрационной версии программы на условном при­мере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление о ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, «почувство­вать» ее. Для достижения этой цели лучше всего попробовать на­чать работать с программой «с нуля» на собственном небольшом примере, который должен быть подготовлен заранее и включать в себя основные типы операций.

Правило 2. Система должна быть удобной. Следующий важный момент при выборе системы — удобный интерфейс с пользовате­лем. Поскольку на компьютерах работают люди разных специаль­ностей, они имеют различные квалификацию, стаж работы, воз­раст. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен оп­ределить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.

Правило 3. Система должна быть надежной. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково как миллионы долларов, так и копейки: любая инфор­мация для компьютера — не более чем последовательность элект­рических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована, будет защищать вас от грубых ошибок Как же следует оценивать выбираемую систему с позиций надежности? Эта задача распада­ется на три самостоятельные части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намерен­ной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, жела­тельно наличие средств защиты от несанкционированного досту­па. В-третьих, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Здесь возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгруз­ка копии на дискеты или стример, специальные средства восста­новления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и ра­ботали.

Правило 4. Система должна быть адекватной. Как уже отмеча­лось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях при­обретаемая автоматизированная система достаточно быстро мо­жет оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны два основных пути решения этой проблемы.

Первый путь достаточно традиционен: фирма-разработчик го­товит новую версию системы, заменяя старую. Ключевые момен­ты такой технологии: стоимость обновления, понятность и надежность новой версии, способ поставки ее пользователю, часто­та смены версий.

Второй путь предполагает настройку системы в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что она изначально разра­батывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Такой подход требует создания в системе определенной избыточности функциональных возможностей, что делает ее несколько слож­ной при эксплуатации. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным — усложнение работы бухгалтера ввиду необходимо­сти самостоятельной настройки.

Есть еще одно решение, смысл которого заключается в посто­янном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставля­ющей компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах. Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой компьютерной программы, поэтому перед приобретением системы с сопровож­дением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.

Правило 5. Разработчик должен быть «солидным». Очень опас­но приобретать систему у несолидной фирмы: это может приве­сти к катастрофе! Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правиль­ной, поэтому представляется целесообразным перед визитом в компанию, поставляющую на рынок приглянувшуюся вам систе­му, собрать о ней дополнительную информацию.

Выделим несколько критериев оценки солидности фирмы-раз­работчика:

• стаж работы фирмы на рынке;

• количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год);

• цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

• наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддерж­ки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.);

• наличие или отсутствие учебных центров;

• отзывы пользователей, уже купивших такую систему;

• другая деятельность фирмы.

Не последним в выборе программы оказывается мнение ваших коллег-бухгалтеров. Лучше пользоваться достаточно распростра­ненной программой, опробованной множеством пользователей.

 

7. Общая характеристика возможностей программы 1С "Предприятие";

 

Система «1С:Предприятие» представляет собой комплекс программ, предназначенных для решения широкого спектра задач, направленных на автоматизацию учета и управления.

«1С:Предприятие» — это комплексная система прикладных решений, которые построены по единым принципам и на общей технологической платформе. Руководитель вправе выбрать решения, которые соответствуют актуальным потребностям организации, и в дальнейшем программа будет развиваться по мере развития фирмы и расширения задач автоматизации.

По аналитическим оценкам 1С-П явл наиболее распространенной в РФ, число официальных пользователей превышает 300 тыс.

Программа отличается следующими качествами:

1. Широкие возможности ведения плана счетов

2. Поддержка ведения многомерной аналитики

3. Реализация системы регистрации информации о движении средств

4. Объединение вводимых проводок в операции

5. Реализация единого механизма построения отчетов.

В программе присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы 1С-Предприятие

1. Современный интерфейс

2.Мощные средства конфигурирования

3.Построение диаграмм

4. Гибкие средства связи с другими программами

В 2002 году фирма 1С создала новую технологическую платформу 1С-Предприятие 8.0. при проектировании которой был проведен серьезный анализ опыта применения предыдущих версий и учтены многочисленные пожелания партнеров и пользователей системы.

Функции программного комплекса «1С:Предприятие» классифицируются по направлениям автоматизации и группам пользователей. Эти функции системы имеют своей целью обеспечение руководителей информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия актуальных решений. Это, например, такие механизмы, как бюджетирование, анализ рентабельности деятельности предприятия, сбыта продукции и многое другое.

Эта функциональность решает задачи работников, которые занимаются торговой, производственной, а также деятельностью в области оказания услуг. С помощью системы можно эффективно организовать ежедневную работу организации: подготовка документов, управление выпуском продукции и запасами, оформление заказов, контроль исполнения задач и т.п.

Еще одной важной возможностью программного комплекса является учет и отчетность. Данная функция решает задачи бухгалтерии: обеспечение ведения учета в соответствии с актуальными требованиями законодательства. Это такие задачи, как, например: расчет заработной платы, ведение бухгалтерского и налогового учета, составление отчетной документации и т.д.

Отличительные особенности решений программного продукта «1С»: проработка состава функциональности для типовых решений. При создании системы был проанализирован опыт пользователей, которые применяют программы системы «1С:Предприятие», отследив изменение их потребностей.

Одним из основных и уникальных качеств программы является совокупность стандартизации решений и учета индивидуальных потребностей определенного предприятия. Это происходит следующим образом: сразу происходит выпуск набора типовых решений, которые направлены на массовые типы предприятий. При их разработке обязательно учитывается опыт использования программы на различных предприятиях. Это позволяет детально проработать функциональность программного продукта в тандеме с методологическими решениями и концентрацией именно на специфических отраслевых потребностях.

Более того, возможности программного комплекса «1С:Предприятие» позволяют создавать и индивидуальные решения с учетом потребностей конкретной организации. Такие решения, как правило, являются развитием типового решения фирмы «1С» или специализированного решения, но, если потребуется, могут быть разработаны «с нуля».

Руководитель может выбрать оптимальный вариант автоматизации — исходя из приоритетов своего предприятия, допустимых сроков и экономической целесообразности. А устройство программного продукта «1С:Предприятие» и принцип его построения позволяют оперативно реагировать на изменения потребностей конечных пользователей.

Основа системы программ «1С:Предприятие» — единая технологическая платформа, фундамент для построения всех прикладных решений. Еще одним важным плюсом программы»1С:Предприятие» является открытость системы — возможность понять ее работу.

В комплект системы входят средства, которые могут стать необходимыми для доработки прикладных решений и внесения в них изменений любой сложности; полный комплект документов.

Возможно, что Ваши потребности более узконаправленные и сводятся к бухгалтерии, на этот случай 1С предоставляет программный продукт — 1С Бухгалтерия.

 

9. Информация, содержащаяся в справочниках программы 1С "Предприятие";

Справочники. Различная информация, используемая програм­мой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая ин­формация, например ставки налога, уже введена и не требует исправления. Во многих справочниках информацию следует вве­сти при начале работы с программой.

Справочники служат для хранения условно-постоянной инфор­мации. Они позволяют пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник пред­ставляется списком древовидной структуры, в узлах которого хра­нится информация о различных объектах.

Принципы работы с любым списком в программе «1С: Бухгал­терия» одинаковы: нажав кнопку Новая запись, можно добавить новую запись в список, а нажав кнопку Редактировать можно изменить текущую запись. Для того чтобы сделать запись текущей, по ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра теку­щей записи требуется нажать кнопку с изображением лупы. На­жав кнопку Копировать И, вы создадите еще одну запись, ско­пировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки По­метить на удаление, вы пометите запись для удаления. Нажав кнопку с изображением вопроса, вы сможете прочитать неболь­шую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником.

Справочник позволяет вводить, хранить и получать информацию, связанную с учетом на предприятии, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

В программе 1С:Бухгалтерия используются следующие справочники: Номенклатура, Материалы, Типы цен, Места хранения МПЗ, Внеоборотные активы, Контрагенты, Виды договоров, Валюты, Банки, Сотрудники, Виды начислений (выплат), Подразделения, Банковские счета, Виды продукции (работ, услуг), Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Статьи общепроизводственных затрат, Статьи издержек обращения, Единицы измерений, Налоги, Прочие и др.

Справочники вызываются соответствующими командами меню Справочники. Для каждого справочника открывается отдельное окно. Информация в справочнике упорядочена в виде таблицы. Строки таблицы называются записями. Перемещение по записям производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

 объект является группой на текущем уровне;

 объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

 объект не является группой (не содержит подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

 меню Действия;

 панель инструментов;

 контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

 клавиатурные эквиваленты действий.

В демонстрационной версии программы справочники частично заполнены.

Заполнение справочников информацией производится с клавиатуры. Сначала заполняют простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Ставки налога с продаж, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Виды продукции (работ, услуг). Затем переходят к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Дадим краткую характеристику некоторых из справочников.

В справочнике Ставки НДС (рис. 4), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранится значение налога на добавленную стоимость.

В справочнике Ставки налога с продаж (рис. 5), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранятся ставки налога с продаж, применяемые на данном предприятии.

В справочнике Единицы измерений (рис. 6), вызываемом одноименной командой меню Справочники, хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т.д.

В справочник Статьи затрат на производство (рис. 7), вызываемый одноименной командой меню Справочники, заносятся значения объектов аналитического учета, использующихся для учета затрат на производство, оказания услуг, выполнения работ на счетах 20 (основное производство), 25 (общепроизводственные расходы), 26 (общехозяйственные расходы), 28 (брак в производстве).

Справочник Статьи издержек обращения (рис. 8), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения списка видов издержек обращения в организации, осуществляющей торговую деятельность.

Справочник Варианты расчетов налогов (рис. 9), вызываемый одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, используется для учета на счетах Реализация продукции, Расчеты с покупателями и заказчиками, на вспомогательном счете Покупная стоимость реализованных товаров. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов, таких как Ставка НДС, Ставка НП.

Справочник Виды продукции (работ, услуг) (рис. 10), вызываемый одноименной командой меню Справочники, применяется в программе для организации налогового учета и используется для ведения аналитического учета на счетах 20, 28, 40, 90.1 (выручка), 90.2 (себестоимость продаж).

Информация из справочника Подразделения (рис. 11), вызываемого одноименной командой меню Справочники, используется при оформлении кадровых приказов и ведении аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

В справочнике Сотрудники (рис. 12), вызываемом одноименной командой меню Справочники, содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из справочника используется при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов.

Справочник Места хранения МПЗ (рис. 13), вызываемый одноименной командой меню Справочники, используется для ведения списка складов вашего предприятия, а также контейнеров, площадок, выставочных залов.

Справочник Валюты (рис. 14), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения и хранения списка валют и истории изменения их курсов. Для каждого элемента указывается код, краткое обозначение валюты, кратность и курс.

Более подробную информацию об этих и других справочниках программы 1С:Бухгалтерия можно извлечь из папки Справочники диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Справочники разные, но правила их заполнения и работы с ними общие. Рассмотрим эти правила.

Чтобы добавить строку выберите группу, в которой будет находиться создаваемая строка, после чего выберите команду Новый меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая строка на панели кнопок или клавишу Ins. После редактирования параметров добавленной строки нажмите Enter.

Для добавления группы выберите группу, в которой будет находиться создаваемая группа, после чего выберите команду Новая группа меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая группа на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. После редактирования параметров нового объекта нажмите клавишу Enter.

Чтобы скопировать строку выберите ее в окне справочника и выберите команду Копировать меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Копировать строку на панели кнопок или нажмите клавишу F9. В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.

Чтобы удалить строку выберите удаляемую строку в окне справочника и выберите команду Удалить меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Удалить на панели кнопок или нажмите клавишу Del. Выделенная строка будет удалена из справочника.

Чтобы изменить строку выберите ее в окне справочника и нажмите клавишу Enter в случае редактирования справочника или комбинацию клавиш Shift+Enter, если справочник был вызван для выбора из него информации.

Чтобы сохранить изменения нажмите кнопку Записать на панели кнопок.

Чтобы выбрать информацию из справочника выберите строку и нажмите кнопку Изменить (открыть) на панели кнопок или нажмите клавишу Enter.

Чтобы просмотреть историю изменений значения выберите нужную строку и выберите команду История значения меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку История на панели кнопок или нажмите клавишу F5.

Для поиска элемента или группы в дереве выберите в таблице элемент или группу, после чего выберите команду Найти в дереве меню Действия или нажмите кнопку Найти в дереве на панели кнопок.

Чтобы перенести элемент или группу выберите в таблице элемент или группу, которую требуется перенести, а в дереве выберите группу, куда требуется перенести элемент или группу, после чего выберите команду Перенести в другую группу в меню Действия или нажмите кнопку Перенести в группу на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F5.

Для получения описания справочника нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

Для перемещения по дереву можно использовать как клавиатуру, так и мышь. При использовании клавиатуры перемещение по текущему уровню дерева осуществляется клавишами ↑ и ↓, для перехода между уровнями используются комбинации клавиш Ctrl+↑ и Ctrl+↓. При использовании мыши для перехода к строке нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, для перехода между уровнями дерева - дважды щелкнуть на иконке выбранной группы или выбрать команду Следующий уровень/Предыдущий уровень из контекстного меню.

Справочник может быть отсортирован по любой колонке. Для выбора порядка сортировки необходимо выбрать команду Сортировка меню Действия или контекстного меню и затем выбрать нужную команду из подменю.

 

10. Порядок ввода новых документов в программу «1С: Предприятие»

Для ввода новых документов используются команды меню Документы.

Чтобы ввести новый документ выберите в меню Действия команду Ввести, из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. Заполните выданный на экран документ. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Для работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов, пометки документов на удаление - используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню Журналы.

Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов учета: учет основных средств, учет материалов, банк, касса, и так далее.

Документы, которые регистрируют хозяйственные операции общие для разных разделов учета, например Услуги сторонних организаций, помещаются в журнал Документы общего назначения.

Документы, которые нельзя однозначно отнести к какому-либо разделу учета, помещаются в журнал Прочие. Этот журнал можно открыть, выбрав команду Журналы документов меню Операции.

Кроме того, в программе существует журнал документов Общий, который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам учета.

Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются бухгалтерские операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок.

Бухгалтерские операции можно вводить вручную или автоматически.

При вводе вручную пользователь самостоятельно вводит все проводки операции.

Многие документы могут автоматически формировать бухгалтерские операции на основе введенной в эти документы информации.

*Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций. Каждая операция отображается в журнале одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию об операции: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т. д. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции.

*Журнал проводок является средством просмотра проводок введенных бухгалтерских операций. В журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным бухгалтерским операциям.

 

11. Порядок ввода документа на основании уже существующего в программе «1С: Предприятие»

Ввод документов «на основании»

Одним из режимов ввода новых документов в процессе работы пользователя с системой 1С:Предприятие является режим ввода «на основании». С точки зрения пользователя, режим ввода «на основании» позволяет вводить документы, заполняя их реквизиты путем копирования информации из выбранного документа-образца. В отличие от простого копирования документов, в результате которого создается документ того же вида, что и документ-образец, режим ввода «на основании» позволяет создавать и переносить информацию в документ другого вида.

Организация ввода документов «на основании»

Для организации ввода документа «на основании» необходимо в модуле формы документа создать процедуру с зарезервированным именем ВводНаОсновании(). Эта процедура выполняется после выбора команды «Ввести на основании» из меню «Действия» главного меню системы 1С:Предприятие и последующего выбора из списка нужного вида документов, либо после выбора пункта пользовательского меню, выполняющего команду «Ввод на основании». При вызове процедуры в качестве параметра ей передастся документ-образец.

Текст этой процедуры должен быть разработан специалистом, осуществляющим конфигурирование системы. В тексте процедуры следует предусмотреть выполнение тех или иных операций по переносу информации — в зависимости от вида документа-образца, а также любые другие необходимые действия.

Если при работе пользователей с системой 1С:Предприятие предполагается частое применение режима ввода «на основании» (при большом документообороте), можно ввести в пользовательский интерфейс пункты меню или кнопки панелей инструментов, выполняющие команду «Ввод на основании» для конкретных документов. Использование таких пунктов меню (кнопок) позволит при вводе документа «на основании» исключить этап выбора вида документа из выдаваемого на экран списка и, таким образом, ускорить работу.