Особенности автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях

 

Особенности автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях

Информационные технологии в своем развитии прошли несколько этапов. До второй половины 19 века основу инф. технологий составляли перо, чернильница и бух. книга.

В начале 20 века на смену ручной инф технологии пришла механическая: изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация почты. Также это время хар-ся появлением "электрических" технологий. Они способствовали улучшению деятельности организации за счет повышениякачества, количества и скорости обработки документа.

Во второй половине 60х 20 века появление персональных компьютеров эвм послужило началом формирования компьютерных технологий. Это был революционный прорыв.

Классификация поколений российских программ автоматизации БУ

1) Поколение 1988-1991г

Хар-ся небольшим числом автоматизированных операций и сложностью подстройки к быстроменяющимся условиям.

2) 1992-1994

Программы этого времени хар-ся увеличением числа автоматизированных операций и большей приспособленностью к изменениям в бух учете. Предполагает работу в локальных сетях или автономных. Среди программ появились системы сочетающие функции учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией.

3)1995-1998

Программы данного класса отличает комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы интегрированы и предназначены для полной автоматизации деятельности предприятия.

4)1999 - наст. вр

Бух системы,кот хар-ся корпоративными информационными системами, которые позволяют контроллировать ресурсы организации, принимать решения в оперативном учете.

Первые попытки автоматизации задач БУ на основе ЭВМ были предприняты с помощью ЭВМ типа "Минск-32"

По мере распространения в 70е годы ЭВМ 3 поколения типа "ЕС-ЭВМ"

В начале 90х наступило временное затишье с развитием систем автоматизации БУ.

Интенсивный переход на ПК был в середине 90х, тк деятельность многих коммерческих предприятий существенно выросла в масштабах и это потребовало пристального внимания к эффективности использования ресурсов.

Т.о основные методологические разработки для автоматизации бухгалтерии практически завершены и завершен переход от программ предназначенных для одного потребителя до большой компании.

 

Компьютерные системы должны уметь:

1) Правильно производить арифметические расчеты

2) Обеспечивать подготовку заполнения, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы

3) Осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую

4) Производить накопление итогов и исчисления процентов произвольной степени сложности

5) Обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды

Для успешной работы системы, ее следует адаптировать под особенности деятельности предприятия.

Часто затраты на приобретение программы оказываются меньше чем затраты на ее адаптацию и обновление. Поэтому иногда проще изменить учет в организации под возможности программы.

Совр. бух. программы не предполагают полную автоматизацию бух деятельности. Они ограничиваются учетом и хранением первичных документов и выполнением ряда расчетов, а также построение различных отчетов.

Конечная цель любой бухгалтерии это составление отчетов по результатам хоз. деят-ти.

Одна из главных причин использования программ-это автоматизация построения отчетов. Стандартные отчеты программами строятся автоматически на основе инф из журнала проводок. Отчеты, сдаваемые в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды и органы гос статистики большинство программ также сдает автоматически.

В любой комп. программе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов, переноса их на магнитный носитель.

Современные бух программы вышли за рамки автоматизации чисто бухгалтерской деятельности. Отдельные программы могут работать напрямую с некоторыми, автоматизированными торговыми и складскими оборудованиями.

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.