Общая методика работы с бухгалтерской программой

К выбору бухгалтерской программы следует подходить чрезвы­чайно серьезно, ведь отказаться от нее и перейти на другую более совершенную программу, если вы уже успели занести множество сведений в информационную базу, бывает сложно.

Большинство производителей бухгалтерских программ предла­гают множество разнообразных вариантов программ, поэтому выбор нужной версии усложняется.

Начинать работу с бухгалтерской программой удобнее всего с начала года или с момента образования предприятия. В противном случае вам придется ввести всю необходимую информацию за предыдущие месяцы, чтобы программа смогла правильно рабо­тать. Корректный перенос данных из одной бухгалтерской про­граммы в другую затруднен, поэтому если ранее учет велся в дру­гой программе, вряд ли вы сможете автоматически перенести дан­ные в новую программу.

В начальной стадии работы с любой программой следует на­строить ее на особенности бухгалтерского учета в вашей органи­зации. Достаточно ввести сведения о вашей организации, но до­вольно часто вам может потребоваться изменить план счетов, за­ложенный в программе, особенно если вы начали использовать программу не с начала года. Иногда следует изменить правила ав­томатического создания некоторых проводок, тогда вам понадо­бится помощь специалиста, и начало работы с программой ото­двинется на некоторое время, пока специалист вносит в нее из­менения.

После настройки программы следует ввести остатки по счетам и можно начинать с ней работу. Обычная ежедневная работа с программой заключается во вводе первичных документов. Любой документ, поступивший в бухгалтерию, должен быть введен в информационную базу. Когда документ создается в бухгалтерии, то для его создания следует пользоваться средствами бухгалтер­ской программы.

В большинстве случаев при вводе и создании документа авто­матически формируются связанные с ним проводки. Если про­грамма не создает проводок для некоторых документов, а такие проводки необходимы, следует ввести их вручную. Желательно не откладывать ввод проводок, а выполнять эту операцию одновре­менно с вводом документов.

Некоторые стандартные операции следует выполнять ежеме­сячно: начисление зарплаты, отражение стоимости незавершен­ного производства, начисление амортизации и др. В конце месяца следует закрывать некоторые счета, чтобы рассчитать фактиче­скую себестоимость и определить прибыль или убыток. Бухгалтер должен дать указания программе на выполнение одной из таких операций, после чего программа самостоятельно выполнит все необходимые действия. Эти операции автоматически создают не­обходимые проводки, но многие бухгалтера проверяют данные проводки и вручную их корректируют.

Иногда для расчета заработной платы, торгового и складского учета используются специальные программы. В этом случае про­водки в бухгалтерскую программу можно ввести различными спо­собами. Если программы несовместимы друг с другом, все про­водки вводятся вручную. Если программы способны обмениваться данными в одинаковом формате, следует экспортировать инфор­мацию из программы работы с зарплатой или складом, а затем импортировать эту информацию в бухгалтерскую программу.

Если вы работаете с комплексной программой, которая ведет бухгалтерский, кадровый и складской учет в одной информаци­онной базе, то вся информация передается автоматически. Такой вариант наиболее удобен, но комплексные программы в осво­ении сложны и значительно дороже базовых версий.

Для контроля правильности введенных проводок, получения бухгалтерских итогов следует по мере необходимости формиро­вать оборотную ведомость и другие отчеты. Эти отчеты создаются автоматически на основании информации из журнала проводок. Для формирования отчета обычно надо ввести дополнительную информацию (даты начала и окончания отчетного периода, но­мера счетов и др.).

Если программа давно не обновлялась или не настроена на со­временные особенности ведения учета, эти отчеты будут един­ственными, которые вы сможете получить. На их основе вручную можно составить отчеты, требуемые налоговыми органами, вне­бюджетными фондами и статистическими организациями. В слу­чае настроенной и обновленной программы составление отчетов в государственные организации многие программы выполняют автоматически. Правда, большинство бухгалтеров вручную прове­ряют полученные результаты, потому что цена возможной ошиб­ки слишком велика.

Отдельно следует остановиться на ведении налогового учета в современных бухгалтерских программах. Принципы ведения на­логового учета иные, чем для бухгалтерского учета, но на прак­тике автоматизированный налоговый учет аналогичен бухгалтер­скому. Необходимо также вводить некоторые документы, про­сматривать регистры налогового учета и формировать необходи­мую налоговую отчетность. При этом для налогового учета зна­чительная часть исходной информации берется из данных бух­галтерского учета.

Такова общая методика бухгалтерского учета с использовани­ем компьютерных бухгалтерских программ. Особенности учета в той или иной программе будут рассмотрены ниже. Принципы ра­боты в различных бухгалтерских программах похожи друг на друга.