Создание базы данных в Microsoft Office Access 2007
Введение
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, можно самостоятельно создать базу данных.
Определимся с понятиями, которые будут использоваться.
Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.(даталогическое представление информационной модели предметной области) или же аналогично можно сказать, что база данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.
В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас - это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам).
Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.
Элементы базы данных:
1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
5. Макросы (см. выше)
Запуск Access 2007 для создания новой базы
Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно (Рисунок 1).
Допустим, что мы решили создать базу данных «Поиск информации в сети Internet». Для этого щелкните мышью на иконке «Новая база данных» (Рисунок 2).
Рисунок 1 Создание новой базы данных
Рисунок 2 Создание базы данных «Поиск информации в сети Internet»
В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Поиск информации в сети Internet». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в C:\Users\Натали\Documents\
Создание таблиц
Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы (Рисунок 3).
Рисунок 3 Режим таблицы
Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. (Рисунок 4).
Рисунок 4 Создание первого столбца
Поскольку мы создаем базу данных «Поиск информации в сети Internet», то нам понадобиться таблицы для разделов: «Книги и статьи», «Учебные пособия и программы», «Задачи» и «Нелинейные методы оптимизации в различных сферах», как показано на рисунке 5.
Рисунок 5 Заполнение таблицы «Книги и статьи»
Аналогичным образом создаем остальные таблицы (Рисунок 6-9).
Рисунок 6 Создание таблиц
Рисунок 7 Таблица «Учебные пособия и программы»
Рисунок 8 Таблица «Задачи»
Рисунок 9 Таблица «Нелинейные методы оптимизации в различных сферах»
Создание форм
Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз (Рисунок 10).
Рисунок 10 Создание форм
Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Книги и статьи» выглядит следующим образом (Рисунок 11).
Рисунок 11 Форма «Книги и статьи»
При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.
Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки (Рисунок 12).
Рисунок 12 Разделенная форма
Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Учебные пособия и программы» выглядит следующим образом (Рисунок 13).
Рисунок 13 Реализация разделенной формы «Учебные пособия и программы»
Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рисунок 14).
Рисунок 14 Форма «Несколько элементов»
Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля (Рисунок 15).
Рисунок 15 Реализация формы «Несколько элементов» для таблицы «Задачи»
Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем форму для таблицы «Нелинейные методы оптимизации в различных сферах».
Рисунок 16 Реализация «Разделенной формы» для таблицы «Нелинейные методы оптимизации в различных сферах»
Создание отчетов
Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. Воспользуемся командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать» (Рисунок 17).
Рисунок 17 Создание отчета
В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором (Рисунок 18).
Рисунок 18 Выбор полей для отчета
Мы переносим в правую часть все доступные поля (Рисунок 19).
Рисунок 19 Выбор нужных нам полей для отчета
На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете
Рисунок 20 Добавление уровней группировки
Рисунок 21 Выбор способа и порядка сортировки
Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги (Рисунок 22).
Рисунок 22 Выбор вида макета
Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета), он продемонстрирован на рисунке 23.
Рисунок 23 Выбор стиля
На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Выбираем последний вариант.
Рисунок 24 Выбор имени отчета
Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле «Книги и статьи» очень малой ширины притом, что справа на листе есть свободное место (Рисунок 25)
Рисунок 25 Отчет «Книги и статьи»
Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «Книги и статьи» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета (Рисунок 26).
Рисунок 26 Просмотр полученного отчета
Аналогично создаем отчет для остальных таблиц. (Рисунок 27-29).
Рисунок 27 Просмотр полученного отчета «Учебные пособия и программы»
Рисунок 28 Просмотр полученного отчета «Задачи»
Рисунок 29 Просмотр полученного отчета «Нелинейные методы оптимизации в различных сферах»
|
Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...
|
Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...
|
Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...
|
Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...
|
|
Прием и регистрация больных Пути госпитализации больных в стационар могут быть различны. В центральное приемное отделение больные могут быть доставлены:
1) машиной скорой медицинской помощи в случае возникновения острого или обострения хронического заболевания...
ПУНКЦИЯ И КАТЕТЕРИЗАЦИЯ ПОДКЛЮЧИЧНОЙ ВЕНЫ
Пункцию и катетеризацию подключичной вены обычно производит хирург или анестезиолог, иногда — специально обученный терапевт...
Ситуация 26. ПРОВЕРЕНО МИНЗДРАВОМ
Станислав Свердлов закончил российско-американский факультет менеджмента Томского государственного университета...
|
|
Огоньки» в основной период В основной период смены могут проводиться три вида «огоньков»: «огонек-анализ», тематический «огонек» и «конфликтный» огонек...
Упражнение Джеффа. Это список вопросов или утверждений, отвечая на которые участник может раскрыть свой внутренний мир перед другими участниками и узнать о других участниках больше...
Влияние первой русской революции 1905-1907 гг. на Казахстан. Революция в России (1905-1907 гг.), дала первый толчок политическому пробуждению трудящихся Казахстана, развитию национально-освободительного рабочего движения против гнета. В Казахстане, находившемся далеко от политических центров Российской империи...
|
|
