Вимоги до оформлення особових справ працівників

Используй слова, которые понимаешь значение.

На підприємствах в окрему теку «Особова справа» підшивають документи особи, що улаштовується на роботу. На обкладинці теки зазначають в такій послідовності:

1) назву підприємства;

2) структурний підрозділ («відділ кадрів»);

3) «особова справа №»;

4) П.І.Б. працівника, на котрого оформлено особову справу;

5) правила користування особовою справою.

До особової справи мають уходити такі документи в наступній послідовності:

1) опис документів, що зберігаються в особовій справі;

2) заява про прийняття на роботу;

3) направлення чи рекомендація;

4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) копії документів про освіту, кваліфікацію;

7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8.) витяги з наказів – про прийняття на роботу, переміщення, звільнення)

9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10) листок заохочень і стягнень;

11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника. У разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, сідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документі. Вони мають бути звірені з оригіналом і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.

Знімання і засвідчення копій із паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.

Заява про прийняття на роботу оформляється в одному примірнику на чистому аркуші паперу А4 або на трафаретному бланку підприємства і містить наступні реквізити: адресат (назва посади, прізвище та ініціали, адресант (прізвище, ініціали, домашня адреса, дані паспорта), назва виду документа, текст документа, дата, підпис.

Текст заяви має відповідати нормам літературної мови. Необхідно вживати загальновідомі, зрозумілі слова й конструкції, і тільки в разі необхідності використовувати адміністративно-канцелярську термінологію. Текст заяви повинен містити чітко висловлену, послідовно та логічно викладену головну думку. Також текст повинен відрізнятися стислістю, але не за рахунок зменшення обсягу інформації. Слід уникати зайвих слів, повторень, які не несуть змістовного навантаження.

При складанні заяв слід вживати стандартизовані сполучення (прошу надати) та віддавати перевагу простим реченням, які складаються з п’яти-семи слів. Не дозволяється використовувати діалектичні, розмовні, емоційно-експресивні мовні засоби.

За встановленими стардантами реквізит «Дата» проставляється ліворуч під текстом, у цьому ж рядку праворуч – підпис адресанта. Далі для надання заяві юридичної сили її погоджують з керівником структурного підрозділу та подають керівникові установи для зазначення вказівки щодо виконання документа, тобто оформлення резолюції.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»: «окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом».

На особистій заяві має бути одна резолюція, яка проставляється безпосередньо на документі нижче від реквізиту «Адресат» або на іншому вільному місці, крім лівого поля. Інколи, резолюцію пишуть навкіс по тексту, щоб не було можливості внести будь-які доповнення або зміни.

Елементи резолюції:

- прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку;

- зміст доручення та термін виконання;

- особистий підпис керівника;

- дата.

У Філії заяви складаються працівниками на чистих аркушах А4 від руки.

Інспектор відділу кадрів (або особа, яка відповідає за документи щодо особового складу), отримавши від керівника заяву з резолюцією та іншими документами, що додаються, складає наказ по особовому складу. Підставою для оформлення наказу є резолюція. Після того, як керівник підприємства підпише наказ, його зміст доводиться до відома працівника під розписку.

Накази з особового складу, які підшивають у особову справу, створюються з приводу прийняття на роботу працівника, переведення його на іншу посаду та звільнення з роботи. Наказ складається з 2-х частин:

1) констатувальна;

2) розпорядча.

Констатувальна частина може опускатися, коли в заголовку пишуть загальну назву «Про особовий склад». Кожен пункт наказу починається словами «призначити», «перевести», «звільнити» і друкують великими літерами. Після кожного пункту наказу друкують: «підстава», «ознайомлений».

У великих організаціях накази з особового складу видаються як складні (зведені), тобто ті, що стосуються декількох посадових осіб. Такі накази готуються в міру нагромадження подань, які надходять від структурних підрозділів. У складних наказах зазначають загальний заголовок «З особового складу».

В наказах спочатку друкують інформацію про прийняття на роботу, потім про переведення, а далі про звільнення. У кожній групі прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено інший термін. У наказах про прийняття на роботу зазначають: на який термін, чи є випробний термін, за сумісництвом, зі стажуванням. У наказах про переведення на іншу роботу: причину та на який термін. У наказах про звільнення з роботи зазначають мотиви та посилання на чинне законодавство. Закреслення та виправлення у наказах не дозволяються. Ці накази зберігаються в архіві 75 років.

Уніфіковані міжвідомчі типові форми наказів:

П-1 – про прийняття на роботу;

П-5 - про переведеення на іншу роботу;

П-8 - про припинення трудового договору.

Реквізити наказу по особовому складу:

1) назва виду документа;

2) індекс (К - кадри, ВК - відділ кадрів, ОС – особовий склад);

3) місце складання чи видання;

4) заголовок до тексту;

5) позначка про контроль (роблять у разі потреби);

6) текст;

7) підстава (заява, контракт);

підпис;

9) гриф погодження (оформляють у разі потреби);

10) візи (погодження);

11) позначка про виконання і направлення до справи.

Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для складання наказів з особового складу, зберігаються в архіві організації 3 роки.

Автобіографію підшивають до особової справи. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформлюють автобіографію від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку. Відомості викладаються у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності із зазначенням місяця і року.

В автобіографії наводяться такі відомості:

1. назва виду документа;

2. П.І.Б. автора (теперішні і колишні, якщо були зміни);

3. число, місяць, рік народження;

4. місце народження;

5. громадянство;

6. відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів);

7. відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності);

8. відомості про громадську роботу (всі її види), наукові звання;

9. нагороди і заохочення;

10. родинний стан і склад сім’ї;

11. паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Зліва під текстом атобіографії проставляють дату складання, а справа підпис особи, що її написала. Якщо автобіографію пишуть на трафаретних бланках підприємства, то можуть висвітлюватись деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

В особову справу може підшиватись характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Характеристику видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові(учневі, студенту, практикантові).

Характеристику оформлюють на загальних бланках або чистих аркушах А4 з кутовим чи повздовжнім розташуванням реквізитів. Документ ділиться на дві частини. Перша – анкетна, в якій наводять анкетні дані особи:

1) П.І.Б., рік народження, громадянство;

2) освіта.

Анкетну частину дозволяється розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність:

1. зазначають з якого часу працює особа, як ставиться до виконання службових та громадських обов’язків;

2. які має нагороди, стягнення;

3. як підвищує свій фаховий рівень;

4. який має авторитет у колективі, оцінка ділових і моральних якостей;

5. висновки.

Під текстом ставиться підпис керівника організації, яка надає характеристику, печатка організації, дата складання документа.

Особовий листок з обліку кадрів або анкета уміщує біографічні дані працівника, дані про його освіту, трудову діяльність, сімейний стан.

Анкета пишеться від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку особою, що наймається на роботу. Не дозволяються скорочення, прочерки, виправлення. Дані про особу повинні відповідати записам у паспорті, трудовій книжці, військовому квитку, документам про освіту.

Рекомендаційні листи також можуть підшиватися до особових справ працівника. Рекомендація – це готовність того, хто її пише, узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до навчального закладу тощо.

Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики:

1. рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи;

2. за рекомендацією можна звернутись до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

3. особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет у даній галузі;

4. у рекомендаційному листі обов’язковим є висновок – «рекомендую» чи «не рекомендую».

В рекомендаційних листах також необхідно вказати:

1. з якого часу Ви знаєте особу чи фірму;

2. рівень її професійної майстерності та ділової етики;

3. який авторитет має особа в професійній сфері;

4. які досягнення має особа в професійній чи громадській сфері.

Рекомендаційний лист оформлюють на чистих аркушах А4 з реквізитами службового листа: назва виду документа, дата, місце складання, адресат, текст, відмітка про наявність додатків (при необхідності), підпис, печатка.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів уміщує такі дані: характеристики, відгуки, подання про призначення на посаду, атестаційні листи, накази про переведення на іншу постійну роботу, відомості про нагородження, заохочення та дисциплінарні стягнення, копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

В особову справу не підшивають накази (розпорядження) про відпустки, відрядження, перебування на курсах підвищення кваліфікації та стажуванні.

У Філії особові справи ведуться на всіх працівників підприємства. Титульна сторінка справи уміщує всі необхідні реквізити На внутрішньому боці теки знаходиться опис документів у справі. У теку підшиті документи згідно опису: особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, доповнення до особового листка, витяг з наказу про прийняття на роботу, копія диплому, належним чином завірена, атестаційна характеристика та атестаційний лист.