Робота з особовими справамиПісля виконання документів вони групуються у справи. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву підприємства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) зберігаються у відділі кадрів і можуть передаватися до архіву за рішенням керівника. Наступним кроком після формування документів у справи має стати проведення експертизи цінності документів, мета якої – відібрати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передання в архів, визначити документи тимчасового зберігання, вилучити для знищення документи та справи за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Під час експертизи перевіряються також якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ. Під час експертизи вилучаються документи, що не стосуються справи, тощо. Експертиза цінності документів проводиться в три етапи: 1. Етап поточної роботи з документами (експертиза здійснюється під час розроблення номенклатури справ кадрової служби, формування документів у справи, перевірки правильності віднесення документів до справ). Це первинна експертиза документів, яку проводять фахівці кадрової служби. 2. Етап підготовки справ до передання в архів. Експертиза проводиться працівниками відділу кадрів і контролюється експертною комісією підприємства. 3. Етап підготовки справ до передання в державний архів. Експертизу проводять працівники державного архіву та члени експертної комісії підприємства. Щодо останнього етапу слід зазначити, що, згідно з підпунктом 4.2.1 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16, підприємства незалежно від форм власності зобов’язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду. Експертизу цінності документів здійснює експертна комісія підприємства, що діє відповідно до положення про неї, розробленого на підставі Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Держкомархіву України від 6 травня 2008 р. № 831. (1 У державному секторі положення про експертну комісію розробляється на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 грудня 2007 р. № 183.) Експертна комісія обов’язково має бути створена на підприємстві. На великих підприємствах створюється центральна експертна комісія, яка об’єднує експертні комісії структурних підрозділів. Комісія створюється наказом керівника підприємства. До її складу входять керівники служби діловодства, архіву (або особи, відповідальні за ведення діловодства й архів на підприємстві), окремі працівники структурних підрозділів, а також представники державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких перебуває підприємство. Основна функція експертної комісії – регулярний відбір і підготовка документації до архівного зберігання. До функцій експертної комісії належать також: – розгляд проектів номенклатури справ; – розгляд описів справ постійного зберігання, справ, які підлягають передачі в державний архів; – розгляд актів на знищення справ, які не підлягають подальшому зберіганню; – розгляд пропозицій про зміну терміну зберігання окремих категорій документів; – участь у підготовці та розгляд проектів методичних посібників для роботи з документами й роботи архіву; – участь у проведенні методичної та консультаційної роботи з працівниками. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого зберігання та акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі описи й акти подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву, після схвалення якою затверджуються керівником підприємства. Після того як ми сформували документи в справи та провели експертизу їх цінності, нам потрібно правильно оформити справи для передання в архів. Перше, що потрібно зробити, – це пронумерувати листки документів, що входять до справи. Основні правила нумерації листків справи: – листки справи нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Забороняється застосування чорнил, пасти, кольорових олівців; – листки справ, які складаються з кількох томів, нумеруються в кожному томі окремо; – фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні матеріали, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку; – листок формату, більшого ніж А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім складається до формату А4; – листок з наглухо приклеєними документами, наприклад фотографіями, нумерується як один лист; – листок з підклеєними одним боком документами – нумерується кожний документ окремо; – у випадку помилок у нумерації використовується перенумерація: старі номера закреслюються однією косою рискою і поряд ставиться новий номер; – у випадку незначних помилок у справі дозволяється нумерація з літерними символами (1-а, 2-б). Далі складаємо внутрішній опис документів справи. У відділі кадрів він складається лише для особових справ та документів, заголовок справи яких не повністю розкриває їх зміст. Зверніть увагу, що в архів передаються особові справи тільки звільнених працівників. Особові справи працівників, які працюють, зберігаються у відділі кадрів. Основні правила складання внутрішнього опису документів справи: – внутрішній опис складається на окремому листку (листках); – листки внутрішнього опису нумерують окремо від нумерації листків справи; – внутрішній опис містить інформацію про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщений кожний документ; – до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами наводяться кількість документів, внесених в опис, та кількість аркушів внутрішнього опису; – внутрішній опис підписує особа, яка його склала; – зміни складу документів справи (внесення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у внутрішньому описі в графі «Примітки» із посиланням на документи, на підставі яких було внесено зміни. Зразок внутрішнього опису наведено в додатку 1. Крім того, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці справи. У ньому цифрами й літерами зазначають кількість аркушів у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є. У засвідчувальному написі зазначаються особливості нумерації документів справи: – наявність літерних і пропущених номерів аркушів; – номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; – номери аркушів великого формату; – номери конвертів з укладеннями та кількість аркушів укладень. Засвідчувальний напис підписує особа, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт тощо). Якщо обсяг перенумерації аркушів у справі значний, наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. Старий напис закреслюється і зберігається в справі постійно. Зразок засвідчувального напису наведено в додатку 2. Після того як оформлено внутрішній опис, потрібно передати справу на переплетення. Справи тимчасового зберігання можна підшити самостійно, а для переплетення справ постійного і тривалого зберігання доцільніше запросити фахівця. Основні правила переплетення справ: – справи постійного і тривалого зберігання та з кадрових питань переплітаються в тверду обкладинку; – справи тимчасового зберігання підшиваються на чотири проколи суровими нитками; – скріпки та булавки вилучаються з документів; – не дозволяється захоплювати текст документа. Якщо текст розташований дуже близько до лівого краю, необхідно наростити корінець папером такої ж якості. Після того як справа переплетена або підшита, оформлюємо обкладинку. Основні правила оформлення обкладинки справи: – обкладинки справ постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань оформлюються за встановленою формою (додаток 3); – номером справи є номер справи за описом справ; – на обкладинці проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справи складаються з кількох томів (частин), на кожному з них проставляються крайні дати документів, внесених до справи. При цьому число і рік проставляються арабськими цифрами, місяць пишеться словами; – перед переданням справи в архів у текст на обкладинці вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту підшитих документів; – у випадку зміни назви відділу/підприємства вказується нова назва, стара береться в дужки; – написи на обкладинці робляться чорною пастою або чорнилами; – на справах постійного зберігання робиться напис: «Зберігати постійно»; – забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи. Опис справ Після того як справи постійного і тривалого зберігання та з кадрових питань сформовані, відповідно оформлені, пройшли експертизу цінності, вони включаються до описів справ. Опис справ складається перед переданням їх в архів з метою систематизації справ. Під час передання справ в архів на підставі опису перевіряються наявність і стан справ, а потім згідно з описом проводиться пошук справ у сховищі архіву. Таким чином, опис справ є одночасно обліковим документом та довідником. Опис справ відділу кадрів складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у відділі за методичної допомоги працівників архіву підприємства. Опис підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. Він складається у двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами в архів підприємства, а другий залишається як контрольний примірник у відділі кадрів. У додатку 4 наведено зразок річного опису справ з кадрових питань. Основні правила складання опису справ: – описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ; – кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером; – графи опису заповнюються згідно з даними, які винесені на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання має містити додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»; – графа опису «Примітки» використовується для позначок про особливості фізичного стану справи, передання справ іншим структурним підрозділам або іншому підприємству, наявність копій у справі; – у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); – справи з кадрових питань вносяться в опис за алфавітом, тематикою, хронологією. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ згідно з описом, першого й останнього номерів справ за описом, а також особливостей нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). На підставі описів справ структурних підрозділів підприємства складають зведений опис справ підприємства. Як уже зазначалося, в архів підприємства передаються справи постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань. Передання справ в архів відбувається тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання передаються в архів за рішенням керівника відділу кадрів за номенклатурою справ. Передає справи безпосередньо працівник відділу. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву в присутності працівника відділу кадрів, який передає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Працівник архіву, який приймає справи, прискіпливо звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справ, їх відповідність номенклатурі. Якщо він виявить недоліки, працівники відділу кадрів повинні їх усунути. У кінці кожного опису цифрами і літерами робляться позначки про фактичну кількість справ, переданих до архіву, номери справ, що не були передані, дату прийняття-передання справ, підписи осіб, що здавали та приймали справи. Усі матеріали, як правило, передаються в архів згідно з графіком, який складається та затверджується архівним підрозділом.
ІІ.
|
