4.1. Организация архивных документов:
4.1.1 архив (Ндп. архивохранилище): Совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;
4.1.2 государственный архив: Юридическое лицо, наделённое правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;
4.1.3 специальный государственный архив: Государственное юридическое лицо в системе специального государственного органа Республики Казахстан или структурное подразделение специального государственного органа Республики Казахстан;
4.1.4 ведомственный архив: Государственное юридическое лицо или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов, не вошедших в его состав;
4.1.5 частный архив: Негосударственное юридическое лицо или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;
4.1.6 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
4.1.7 профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;
4.1.8 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
4.1.9 архивные фонды: Совокупность документов, исторически или логически связанных между собою;
4.1.10 Национальный архивный фонд Республики Казахстан: Совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанное в установленном законом порядке национальной ценностью;
4.1.11 государственная часть Национального архивного фонда Республики Казахстан: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся республиканской или коммунальной собственностью;
4.1.12 негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Казахстан: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
4.1.13 объединенный архивный фонд (Ндп. Групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированных из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;
4.1.14 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица или семьи;
4.1.15 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;
4.1.16 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и законодательством Республики Казахстан;
4.1.17 источник комплектования Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают на государственное хранение в архив;
4.1.18 потенциальный источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы могут быть отнесены к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и поступить на государственное хранение в архив;
4.1.19 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;
4.1.20 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;
4.1.21 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;
4.1.22 ценность архивного документа: Свойство архивного документа, обуславливающее его особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
4.1.23 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;
4.1.24 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;
4.1.25 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;
4.1.26 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;
4.1.27 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
