3.1.1 документирование: Создание документов;
3.1.2 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
3.1.3 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
3.1.4 унифицированная система документации - УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
3.1.5 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
3.1.6 наименование документа: Обозначение вида письменного документа;
3.1.7 нормативный правовой акт: Письменный официальный документ установленной формы, принятый на референдуме либо уполномоченным органом или должностным лицом государства, устанавливающий правовые нормы, изменяющий, прекращающий или приостанавливающий их действие;
3.1.8 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
3.1.9 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа;
3.1.10 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
3.1.11 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;
3.1.12 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
3.1.13 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
3.1.14 бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
3.1.15 унифицированная форма документа - УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
3.1.16 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;
3.1.17 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
3.1.18 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;
3.1.19 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
3.1.20 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица или автора документа;
3.1.21 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него;
3.1.22 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие организации или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
3.1.23 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;
3.1.24 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или, подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
3.1.25 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
3.1.26 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
3.1.27 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение;
3.1.28 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
