Требования к оформлению реквизитов документов5.1 Государственный герб Республики Казахстан (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан. 5.2 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 02) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением) об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Казахстан. 5.3 Официальные наименования организации, являющейся автором документа (реквизит 04), и ее вышестоящего органа (реквизит 03) должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и учредительными документами, и указываться в соответствии с Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан" на государственном и русском языках. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно предусмотрено в учредительных документах организации, и помещается ниже полного наименования (возможно указание в скобках). Наименование организации на иностранном языке указывается в том случае, если оно предусмотрено уставом (положением) об организации. Наименование на иностранном языке располагается ниже наименований на государственном и русском языках. Наименования филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются авторами документов. Данное наименование располагается ниже наименования организации. 5.4 Справочные данные об организации (реквизит 05) включают: - почтовый адрес; - номера телефонов, факсов, телексов, банковского счета; - адрес электронной почты; - другие сведения по усмотрению организации. 5.5 Наименование вида документа (реквизит 06), составленного или изданного организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан и уставом (положением) об организации. В письме наименование вида документа не указывается. 5.6 Датой документа (реквизит 07) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 2 декабря 2001 года следует писать 02.12.01 или 02.12.2001. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.12.02. При оформлении нормативных организационно-распорядительных (приказов, инструкций, правил и т.п.) и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Пример - 10 октября 2001 года. 5.7 Регистрационный номер документа (реквизит 08) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Допускается переходящий на следующий год документ, не законченный делопроизводством или требующий длительного срока исполнения, перерегистрировать. При этом документу присваивается новый порядковый номер (в случае необходимости - новый индекс дела по номенклатуре дел и другая информация), проставляемый в скобках после старого номера. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-учетные формы. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 5.8 Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 09) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 5.9 Место составления или издания документа (реквизит 10) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Официальное наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения. 5.10 Грифы ограничения доступа к документу (секретно, совершенно секретно и др.) и пометка "Для служебного пользования" (реквизит 11) проставляются без кавычек на первом листе документа, их можно дополнить данными, предусмотренными законодательством Республики Казахстан о защите государственных секретов. 5.11 В качестве адресата (реквизит 12) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. При необходимости в составе реквизита "адресат" при адресовании документа может проставляться почтовый адрес. При адресовании документа юридическому лицу адрес указывается после адресата. Пример - ОАО "Алматыстройматериалы" Отдел снабжения и сбыта 480060 г. Алматы, ул. Мира 22 Должность лица, кому адресован документ, указывается в дательном падеже. Примеры 1. АОЗТ "Болашак" Бухгалтерия Старшему экономисту Сакеновой К. Ж. 2. Президенту фирмы "Востоктранссервис" Муратову И.П. 492000 г. Усть-Каменогорск, ул. Мира, 15 Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Пример - Областные управления юстиции Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. При адресовании документа физическому лицу вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени и отчества (или инициал имени) получателя. Примеры 1. 480052, РК, г. Алматы, ул. Мате Залка, д. 11, кв. 31 Жумабаеву А. 2. 473000, РК, г. Астана, ул. Ауэзова, д. 4/2, кв. 8 Васильеву Н.П. ПРИМЕЧАНИЕ - Наименования организаций, фамилии, имена, отчества, справочные данные о юридических и физических лицах, приводимые в основном тексте и приложении Б, являются условными. 5.12 В случае необходимости документ подлежит утверждению (реквизит 13). (Примерный перечень организационно-распорядительных документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении В). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утверждения. Пример - УТВЕРЖДАЮ Председатель правления Акционерного банка "Урал" ________________ К. Есетов (личная подпись) 14.10.2001 При утверждении документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом верхних углах документа.
При утверждении документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. Пример - УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Химстрой" ________________ С. Маханулы (личная подпись) 11.01.2001 УТВЕРЖДАЮ Главный инженер АО "Химия" ________________ У. Адильбаев (личная подпись) 11.01.2001 При утверждении документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. Пример - УТВЕРЖДАЮ Председатель правлении банка "Кулов и компания" ________________ Ж. Кулов (личная подпись) 01.02.2001 УТВЕРЖДАЮ Председатель правления банка "Молодость" ________________ А. Болатулы (личная подпись) 01.02.2001 УТВЕРЖДАЮ Председатель правления банка "Развитие аула" ________________ С. Абдуллин (личная подпись) 01.02.2001 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.
Протокол Совета директоров от 21.06.01 N 3 2 УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора Академии от 28.11.01 N 86 5.13 Резолюция (реквизит 14) пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции, как правило, высших должностных лиц центральных законодательных, исполнительных и судебных органов власти и органов местного самоуправления, на отдельном листе (фишке) с обязательным указанием входящего регистрационного номера и даты регистрации документа. При этом в самом документе в правом верхнем углу оборота первого листа документа проставляется ссылка на резолюцию с указанием ее даты и фамилии должностного лица, подписавшего резолюцию. 5.14 Краткое изложение содержания текста указывается в заголовке (реквизит 15). Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Примеры 1. О премировании сотрудников 2. О предоставлении отчета за второй квартал 3. Об утверждении графика отпусков Допускается не указывать заголовок к документу с текстом не более 10 строк или к документу, выполненному на бланке формата А5. 5.15 Отметка о контроле за исполнением документа (реквизит 16) обозначается литерой "К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль". Отметка о контроле за исполнением документа проставляется на левой стороне листа за пределами текстового поля документа. 5.16 Тексты документов (реквизит 17) могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде сочетания этих форм. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях допускается другой способ изложения: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжения и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ"). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ"). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов, фактическое состояние дел или выводы (акт, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("Департамент осуществляет функции", "в состав дирекции входят", "комиссия установила"). В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю возможным"); - от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает", "Агентство считает необходимым"). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. 5.17 Если документ имеет приложение (реквизит 18), названное в тексте, то в отметке о наличии приложения проставляется количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения к документу. Пример - Приложение: на 5 л. в 1 экз. на государственном и русском языках. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения к документу; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Пример - Приложения: 1. Справка о подготовке школ Акмолинской области к новому учебному году на 8 л. в 2 экз. на государственном и русском языках. 2. Список школ на 3 л. в 1 экз. на русском языке. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Пример - Приложение 3 к приказу ректора Академии от 12.01.01 N 8 Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается данная особенность. Пример - Приложение: Письмо Акционерного банка "Сары арка" от 16 ноября 2001 года N 04 3/112 и приложение к нему, всего на 26 л. на государственном и русском языках. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Пример - Приложение: Проект Инструкции на 7 л. в 3 экз. на государственном языке в первый адрес. 5.18 В состав подписи (реквизит 19) входят: - наименование должности лица, подписавшего документ; - наименование организации или организации и структурного подразделения (если документ оформлен не на бланке организации, или на бланке вышестоящего органа); - личная подпись; - расшифровка подписи (инициал имени или инициал имени, отчества и фамилия). Примеры 1 Конкурсный управляющий АО "Восток" ________________ Д. Сагинбаев (личная подпись) 2 Директор ________________ М. Мухтарулы (личная подпись) 3 Заведующий отделом маркетинга ОАО "Алтай"________________ Г. Акимбаев (личная подпись) При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности данного лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. Пример - Исполнительный директор ________________ Е. Кусаннов (личная подпись) Главный специалист ________________ Н. Семенова (личная подпись) При подписании документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В случае подписания документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. Пример - Исполнительный директор СП "Аксункар" ________________ С. Усенов (личная подпись) Директор АО "Нефтегаз" ________________ Л. Оралбан (личная подпись) Конкурсный управляющий фирмы "Фармакология" ________________ А. Алиев (личная подпись) Директор РГП "Химпром" ________________ Ж. Муменов (личная подпись) В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Пример - Председатель комиссии ________________ М. Асылбек (личная подпись) Члены комиссии ________________ В. Касенов (личная подпись) ________________ Г. Лапиков (личная подпись) ________________ И. Оралбаева (личная подпись) Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. При этом не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты перед наименованием должности. Документ должен подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписывать документ фломастером и другими средствами, заправленными улетучивающимися веществами. 5.19 Гриф согласования документа (реквизит 20) располагается в левом нижнем углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени, фамилия) и даты согласования. Пример - СОГЛАСОВАНО Директор РГКП "Алатау" ________________ Ж. Карабаев (личная подпись) 16.09.01 При согласовании документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом нижних углах документа.
При согласовании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. При согласовании документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу документа однапод другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме: Примеры 1 СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства образования и науки Республики Казахстан от 22.11.2001 N 2-14/168 2 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии ОАО "Мирас" от 16.08.2001 N 2 5.20 При визировании документа (реквизит 21) указываются подписи визирующего, расшифровка подписи и дата, при необходимости должность визирующего. Пример - Начальник планово-финансового отдела ________________ И. Тасбулат (личная подпись) 19.12.01 При наличии замечаний к документу визы оформляются следующим образом: Пример - Замечания прилагаются Начальник отдела экспертизы проектов ________________ К. Иксанов (личная подпись) 12.05.2001 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. Допускается оформление виз на отдельном листе согласования. В случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, производится визирование каждого листа документа и его приложений. 5.21 Печать (реквизит 22) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными правовыми актами (Примерный перечень организационно-распорядительных документов, заверяемых печатью, приведен в приложении Г). Документы, исполненные на бланках с изображением Государственного герба Республики Казахстан, печатью не заверяются, за исключением финансовых документов, документов, подтверждающих права граждан, и документов, требующих особого юридического подтверждения. 5.22 При заверении соответствия копии документа (реквизит 23) подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Пример - Подпись Верно Начальник отдела кадров ________________ Г. Сеитов (личная подпись) 18.03.2001 Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации. Размноженные фотокопировальным способом копии документов заверяются печатью организации без заверительной надписи. 5.23 Отметка об исполнителе (реквизит 24) включает: сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (или инициалы имени и отчества) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа Документа в левом нижнем углу. Пример - Исп. Мусин Т. 5.24 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 25) включает следующие данные: - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); - слово "В дело"; - при необходимости - номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 5.25 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 26) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 5.26 Идентификатором электронной копии (реквизит 27) является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа, она может включать имя файла, код оператора, дату, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
|
