4.2.1 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;
4.2.2 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов;
4.2.3 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
4.2.4 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;
4.2.5 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;
4.2.6 особо ценный документ: Документ, отнесенный к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и незаменимый при утрате или повреждении;
4.2.7 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала;
4.2.8 Государственный страховой фонд копий документов: Совокупность страховых копий документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате;
4.2.9 фонд пользования (архивных документов): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа;
4.2.10 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов;
4.2.11 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами и специальными государственными архивами;
4.2.12 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными юридическими лицами в течение периода, установленного нормативными правовыми актами;
4.2.13 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в государственном архиве и специальном государственном архиве;
4.2.14 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено бессрочное хранение;
4.2.15 документ временного хранения Документ с фиксированным сроком хранения, по истечении которого он в установленном порядке подлежит уничтожению;
4.2.16 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательством Республики Казахстан, в течение которого запрещается свободный доступ к архивным документам, содержащим государственные секреты;
4.2.17 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
4.2.18 централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан: Система учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в масштабе государства, основанная на сосредоточении в местных и республиканском уполномоченных государственных органах управления архивами и документацией сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
4.2.19 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение;
4.2.20 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве;
4.2.21 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
4.2.22 карточка (архивного) фонда (Ндп. Фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;
4.2.23 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;
4.2.24 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;
4.2.25 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;
4.2.26 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
