Задачи и основные направления организационного проектирования. Характеристика основных стадий организационного проектирования.

Организационное проектирование - процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Целью оргпроектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности. Оргпроектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента, а также организации в целом как системы.

Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей - от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно-технического, производственного, экономического руководства, руководства внешними хозяйственными связями. Одним словом, система управления персоналом является основой системы управления организацией.

В общем виде проект системы управления организации состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления, задания на оргпроектирование (ЗО), организационного общего проекта (ООП), организационного рабочего проекта (ОРП).

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления состоит из трех стадий: предпроектной подготовки, проектирования и внедрения (рис. 2.3)

Проектные документы системы управления организации подразделяются в зависимости от назначения и; формы изложения на типы, приведенные в табл. 2.2. Тип и содержание документа определяются стадией проектирования и характером конкретного объекта, на который данный документ распространяется.

Проектируются все подсистемы:

1.подсистема линейного руководства (линейные руководители и руководители подразделений)

2.функциональные (управление научной деятельностью, управление производством, экономической деятельностью, внешнехозяйственной деятельностью, управление персоналом) и целевые системы (управление выполнением плана производства и поставок, управление качеством, ресурсами, развитием производства, развитием управления, социальным развитием, охрана окружающий среды)

3.подсистемы обеспечения управления (правовое обеспечение, информационное, техническое, нормативное, регламентирующая документация, делопроизводственного обеспечения и т.д.)

 

Предроектная подготовка включает в себя этапы:

§ разработка технико-экономическое обоснования целесообразности и необходимости совершенствования системы управления) организацией (ТЭО) включает следующие разделы:

§ системное обследование состояния произ­водства и управления;

§ системный анализ со­стояния производ­ственной системы;

§ системный анализ состояния системы управления;

§ анализ соответствия системы управления производственной системе;

§ укрупненный расчет ожидаемых технико-экономических результатов;

§ экспертиза и утверж­дение технико-эконо­мического обоснования

§ разработка задания на оргпроектирование системы (ЗО) управления включает разделы:

§ формулировка резуль­татов анализа состоя­ния производства и управления;

§ изложение требований к построению системы управления и содержа­нию общего рабочего проекта;

§ разработка предложе­ний по совершенство­ванию производствен­ной системы и системы управления;

§ требования к организации разработки, прием­ки, внедрения проекта, исходной информации для проектирования;

§ расчет ожидаемых тех­нико-экономических результатов;

§ экспертиза и утверж­дение заданий на орг­проектирование.

Стадия проектирования

§ разработка организационног общиего проекта системы управления организацией (ООП) включает:

§ разработка проекта специализации произ­водства и мероприятий по совершенствованию производственной системы

§ разработка мероприя­тий по совершенство­ванию функциональных подсистем системы управления

§ то же по целевым подсистемам

§ то же по подсистеме линейного руководств

§ то же по подсистемам обеспечения управления

§ корректировка задания на оргпректирование

§ расчет ожидаемого экономического эф­фекта

§ экспертиза и утверждение общего проекта

§ разработка организационног рабочего проекта системы управления организацией (ОРП) включает:

§ подбор комплекса ме­тодических и норматив­ных документов на ра­бочее проектирование

§ разработка проектной документации на систе­му управлении в целом

§ разработка проектной документации на функ­циональные подсистемы

§ то же по целевым под­системам

§ то же по подсистеме линейного руководства

§ то же по подсистемам обеспечения управления

§ расчет ожидаемого экономического эф­фекта

§ экспертиза и утверж­дение рабочего проекта

Стадия внедрения

§ внедрение проекта совершенствования системы управления организацией включает:

§ материально-техниче­ская подготовка к внедрению

§ социально-психологи­ческая подготовка к внедрению

§ профессиональная подготовка управлен­ческих работников

§ разработка системы стимулирования внед­рения проекта

§ опытное внедрение и внедрение проекта

§ контроль за ходом внедрения

§ расчет фактического экономического эффекта

§ приемка и оформление акта по внедрению проекта

Содержание технико-экономического обоснования целесообразности совершенствования системы управления.

Технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления (ТЭО) предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией.

ТЭО включает следующие разделы: введение, характеристика существующей производственной системы и системы управления, цели и критерии совершенствования системы управления, ожидаемые технико-экономические результаты совершенствования системы управления, выводы и предложения.

Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления».

Сюда включаются:

• результаты анализа производственной системы и ее основных элементов;

• результаты анализа системы управления организацией и ее составных частей - подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем и их основных элементов;

• перечень и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим их элементам);

• оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления в целом и по составляющим их элементам, а также степени ухудшения технико-экономических и социальных показателей деятельности.

Данный раздел включает результаты обследования существующей производственной системы и системы управления организацией.

 

Содержание организационного общего проекта.

Организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией.

Документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей: общесистемной документации, документации подсистемы линейного руководства, целевых подсистем, функциональных подсистем и подсистем обеспечения.

К общесистемной документации относят: ведомость документов проекта; проект специализации организаций и цехов основного производства; схему проектируемой производственной структуры с описанием; схему организационной структуры управления с описанием; основной стандарт организации на систему управления; пояснительную записку к проекту; проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта; расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.

Основным содержанием пояснительной записки являются проектные решения по совершенствованию управления, которые содержат материалы по рационализации функционирования подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем по элементам каждой подсистемы.

Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта включает следующие данные: исходные данные для расчета экономической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы).

Документация подсистемы линейного руководства, функциональных, целевых подсистем и подсистем обеспечения управления включает основной стандарт организации на соответствующую подсистему, положения о должностных лицах дирекции и о подразделениях

Содержание задания на организационное проектирование.

Задание на оргпроектирование системы управления (30) является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организации. В состав 30 рекомендуется включать следующие разделы: основание для разработки проекта совершенствования системы управления, цель разработки проекта, результаты анализа состояния производства и управления организации, требования к построению системы управления организации, предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления, технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления; состав, содержание и организацию работы по разработке и внедрению проекта; порядок приемки проекта совершенствования системы управления организации; источники информации, используемые при разработке проекта.

Важнейшим разделом этапа 30 является «Требования к построению системы управления организации», который содержит формулировку требований к системе управления в целом, а также к подсистемам и элементам системы управления. Здесь излагаются важнейшие закономерности, принципы и правила построения системы управления и отдельных ее частей (подсистем, элементов). В разделе приводятся требования к качеству выполнения функций системы управления организации.

В разделе «Предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления» приводятся направления совершенствования специализации производства и производственной структуры организации. Особое внимание отводится рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления, в том числе по совершенствованию функционирования отдельных подсистем. При этом предложения должны включать направления развития всех элементов каждой из подсистем.

Содержание этапа внедрения организационного проекта.

Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает стадии материально-технической подготовки, профессиональной подготовки управленческих работников, социально-психологической подготовки работников организации, разработки системы стимулирования внедрения проекта, опытного внедрения и внедрения проекта, контроля за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведения приемосдаточных работ.

Материально-техническая подготовка к внедрению проекта начинается на стадии общего проектирования и заключается в подготовке к проведению работ по строительству или перестройке отдельных помещений, закупке, монтажу и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом. Профессиональная подготовка управленческих работников заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работы в новых условиях функционирования системы управления организации. Социально-психологическая подготовка работников управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и производственного персонала организации для разъяснения необходимости и эффективности намечаемой перестройки производственной системы и системы управления организации.

Разработка системы стимулирования внедрения проекта заключается в формировании на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения проекта. В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль. Опытное внедрение и внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на стадии разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных мероприятий может начинаться на стадии ООП. Начало, сроки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком. Контроль за ходом внедрения осуществляется руководством организации, а также ответственными исполнителями от заказчика и исполнителем по отдельным подсистемам системы управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта содержит уточняющий расчет экономической эффективности, осуществляемый на стадии рабочего проектирования. Приемку системы осуществляет приемочная комиссия, состоящая из представителе заказчика, исполнителя и вышестоящей организации.

По окончании работы комиссии по приемке составляется акт о внедрении проекта, к которому прилагаются протоколы работы приемочной комиссии.

 

Содержание организационного рабочего проекта.

Организационный рабочий проект системы управления организации (ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организаций. Цель рабочего проекта — разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечения нормального функционирования системы управления организации.

Рабочая документация стадии рабочего проектирования должна состоять, по аналогии сООП, из пяти частей: общесистемной документации, документации подсистемы линейного руководства, документации целевых подсистем, документации функциональных подсистем, документации подсистем обеспечения

Содержание рабочей документации пояснительной записки к рабочему проекту отличается от содержания рабочей документации пояснительной записки к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.