Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

а) Подготовка списка возможных поставщиков;

б) Отправка запроса в соответствии с заявкой на материальные ресурсы;

в) Непосредственно выбор поставщиков.

 

а) Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материальные ресурсы, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

б) Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материальные ресурсы

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками;

• Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материальные ресурсы;

• Отправка запроса на материальные ресурсы;

• Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

- традиционная почта;

- средства факсимильной связи;

- электронная почта;

- личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика).

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материальные ресурсы

В соответствии с данной заявкой на материальные ресурсы, отделом закупок подготавливается запрос на материальные ресурсы, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материальных ресурсов, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которых указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса на материальные ресурсы

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материальные ресурсы отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

- традиционная почта;

- факсимильная связь;

- электронная почта;

- личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

в) Непосредственно выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков;

• Согласование полученных предложений;

• Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

• Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

Организация получает коммерческие предложения от возможных поставщиков.

Согласование полученных предложений

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.