Обработка заказов
На данной стадии выполняются следующие этапы: а) Оформление и отправка заказа; б) Выполнение обязательств по оплате заказа.
а) Оформление и отправка заказа На данном этапе производятся следующие операции: • Подготовка заказа; • Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком; • Оформление или продление договора с поставщиком; • Оформление заказа; • Отправка заказа выбранному поставщику; • Регистрация отправки заказа. Подготовка заказа При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны: - идентификационный номер заказа; - дата отправления заказа; - идентификатор заказываемых материальных ресурсов; - краткое описание заказываемых материальных ресурсов; - выбранные условия поставки. Позиции определяются в соответствии с запросом на материальные ресурсы и выбранным предложением. Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщикаом. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления. Оформление или продление договора с Поставщиком На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно. Оформление заказа При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано: - идентификационный номер заказа; - дата отправления заказа; - идентификатор заказываемых материальных ресурсов; - краткое описание заказываемых материальных ресурсов; - выбранные условия поставки. Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново. Отправка заказа выбранному Поставщику Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться: - традиционная почта; - факсимильная связь; - электронная почта; - личной доставкой представителем. Регистрация отправки заказа При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.
б) Выполнение обязательств по оплате заказа На данной стадии выполняются следующие этапы: • Получение инвойса в соответствии с заказом. • Согласование полученного инвойса; • Выполнение обязательств по оплате заказа. • Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате. • Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке; Получение инвойса в соответствии с заказом В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные: - Идентификационный номер инвойса; - Дата отправки инвойса; - Идентификатор заказываемых материальных ресурсов; - Количество материальных ресурсов; - Условия оплаты согласно договору, c указанием реквизитов счета; - Идентификатор расчетной валюты. Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге. Согласование полученного инвойса В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса. Выполнение обязательств по оплате заказа На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материальных ресурсов), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.
|
