| Структурный
элемент документа
| Описание
|
|
|
|
| Титульный лист
| Содержит название организации, обозначение и наименование документа, год выпуска, дату утверждения, должность, фамилию, подпись лица, утвердившего документ
|
| Содержание
| Приводится перечень всех разделов, подразделов и приложений с указанием номеров страниц
|
| Введение
| Указывается раздел или пункт МС ИСО 9001:2000 или другого документа, на соответствие которому разработан данный документ
|
| Область применения
| Уточняется объект документирования, выделенный в наименовании документа, и устанавливаются должностные лица, для которых использование данного документа обязательно
|
| Нормативные ссылки
| Содержит перечень всех документов, на которые в тексте данного документа даны ссылки. При этом указываются обозначение документа и полное наименование
|
| Определения
| Разъясняется смысл используемых в документе и важных для понимания терминов в целях однозначного их толкования. Вместо самих терминов и их определений допускается делать ссылку на международный стандарт, которому соответствует используемая в документе терминология
|
| Обозначения и сокращения
| В этот раздел включаются все сокращения, используемые в тексте документа, а также их расшифровка. Данный раздел может входить отдельным пунктом раздела «Общие положения»
|
| Ответственность
| Обобщаются обязанности каждого подразделения или отдельных лиц, принимающих участие в процессе в соответствии с его описанием в разделе «Описание процедуры»
|
| Общие положения
| Содержит основные сведения об объекте описания документа СМК, определяется цель регламентированной деятельности
|
| Описание процедуры
| Ø Требования потребителей, организации, поставщиков к описываемой деятельности и ее результатам,
Ø Входные и выходные данные процессов,
Ø Описание процессов (что, кто, почему, когда, где, как),
Ø Способы управления процессами и деятельностью,
|
Продолжение табл. 8
|
|
|
|
| Ø Документация, относящаяся к деятельности,
Ø Методы измерения,
Ø Отчетные документы (записи)
|
| Ресурсы
| Содержит описание людских, материальных, финансовых и прочих ресурсов, необходимых для выполнения требований документа. К ресурсам относятся: подготовленный персонал для выполнения предписанных действий; помещения и необходимое оборудование; финансовые средства
|
| Приложения
| Содержит материал (графический материал, таблицы, схемы, диаграммы и т.п.), дополняющий положения документа
|
| Лист согласования
| Содержит подписи должностных лиц, осуществивших разработку и согласование документа
|
| Лист учета периодических проверок
| Содержит информацию о периодическом анализе адекватности документа
|
| Лист регистрации изменений
| Представляется перечень всех предшествующих редакций документа в табличной форме
|
| Реестр рассылки
| Перечень пользователей документов с наличием подписей о получении
|
| Лист ознакомления
| Перечень пользователей документов с наличием подписей об ознакомлении
|
При описании процедуры рекомендуется использовать блок-схемы процессов (flow-charts). Блок-схема позволяет наглядно представить последовательность действий при выполнении процесса. Основные эелементы блок схем представлены на рисунке 17.
А) Б)
В) Г)
Рис. 17. Основные элементы блок-схем:
А) Действие, инициирующее (завершающее) процесс; Б) Действие по ходу процесса;
В) Принятие решения; Г) Документ (по результатам действия)
Дополнительные элементы, часто используемые в блок-схемах, представлены на рисунке 18.
А) Б)
Рис. 18. Дополнительные элементы блок-схем:
А) Управляющий (инициирующий действие) документ; Б) Исполнитель работ
Записи. Особым видом документа СМК является запись.
Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
К записям относятся, например:
· журналы по регистрации данных;
· отчеты по аттестации персонала;
· отчеты о проверках качества;
· отчеты по анализу СМК.
Записи могут использоваться для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.
Обычно пересмотры записей не нуждаются в управлении. Поэтому следует понимать различия между формами и записями. Первые относятся к документам, которые устанавливают требования к объему и содержанию данных, подлежащих регистрации, а поэтому формы могут изменяться при необходимости. Записи – документ неизменный, хранитель сведений и данных о конкретном процессе в конкретное время.
Кроме указанных в таблице 8 обязательных записей СМК в организации может использоваться множество других видов записей. Для каждого вида записей необходимо разработать специальную форму.
Управление документацией. Организация должно иметь документированную процедуру, определяющую порядок разработки и управления документами. При разработке этой процедуры рекомендуется учесть существующую в организации практику документооборота.
В общем случае процесс разработки документа СМК осуществляется в последовательности, представленной в таблице 9.
Перед утверждением документа целесообразно провести его предварительное апробирование на рабочих местах в подразделении непосредственным исполнителем с целью оценки применимости. Предварительное апробирование позволяет выявить несоответствия до момента утверждения документа и способствует лучшему освоению в подразделениях документов СМК.
Организация работ с документами СМК должна гарантировать, что:
· документы находятся в наличии в подразделениях и на рабочих местах, где выполняются операции, оказывающие решающее влияние на качество;
Таблица 9
