Учетные регистры и их классификация

 

Фиксация первичных данных, т. е. их документация, осуществля­ется с помощью документов и на их материальных носителях. Это первичный учет, первая начальная стадия учетного процесса.

Следующей стадией учетного процесса является текущий учет, который осуществляется ежедневно, постоянно по данным бухгалтерской документации. Традиционно этот процесс называют учетной до­кументацией, поскольку данные первичного учета подлежат в даль­нейшем учету и регистрации.

Кроме того, текущий осуществляется в учетных регистрах, т.е. регистрах, которые применяются в бухгалтерском учете.

В экономической литературе понятие «учетный регистр» отождествляется с его материальным носителем, а способ его регистрации – с формами учетных бумаг (таблиц), на которых производилась регистрация.

Учетный регистр – это способ текущего учета первичных дан­ных на материальных носителях, обеспечивающий их юридическую силу, и как результат обобщения учетной информации - использова­ние с применением постоянной информации для составления отчет­ности и управления хозяйством.

В зависимости от учетной информации все учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по содержанию, характеру за­писей, виду измерителей, форме построения, целевой направленно­сти.

По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек и свободных листов.

Книги – сброшюрованные таблицы, как правило применяются для учета кассовых операций и аналитического учета при старых формах бухгалтерского учета. На тех предприятиях, где ведутся книги, их ну­меруют, а отдельные прошивают и скрепляют сургучной печатью (это касается кассовой книги).

Карточки – имеют стандартную форму и выполнены на картон­ной бумаге. С их помощью осуществляется аналитический учет то­варно-материальных ценностей, основных средств. Хранятся карточ­ки в картотеках (приспособленных для хранения карточек - ящиков).

Карточки группируются по разделам и группам, отделяемых друг от друга разделителями и индикаторами.

Свободные листы – в отличие от карточек не имеют определен­ной стандартной формы и выполнены не на картонной бумаге, а на обычной бумаге. Свободные листы применяются при журнально-ордерной форме учета, диалогово-автоматизированной, вместо книг и карточек.

По содержанию учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета, а также комбинированные.

В регистрах синтетического учета учет ведется в обобщенном виде по синтетическим счетам, аналитического - по аналитическим. Регистром синтетического учета является Главная книга, к регистрам аналитического учета относятся карточки, книги и др. В комбиниро­ванных регистрах синтетический и аналитический учет сочетаются. Примером комбинированного регистра является журнал-ордер № 7 по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ве­дутся и синтетический (по данному счету), и аналитический (по от­дельным подотчетным лицам) учет.

По характеру записей различают хронологические, систематиче­ские и комбинированные регистры. В хронологических регистрах за­писи производятся в хронологической последовательности. Так, на­пример, ведется кассовая книга, в которой движение денег в кассе от­ражается по мере их получения и выдачи по приходным и расходным ордерам. В систематических регистрах отражаются однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. К таким реги­страм относится, например, Главная книга. В комбинированных реги­страх одновременно ведутся систематические и хронологические за­писи. Так, журнале - ордере операции систематизированы по тому или иному счету и отражаются в хронологическом порядке.

По виду используемых измерителей различают контокоррентные, количественно-суммовые и количественного учета учетные регист­ры.

Контокоррентные регистры предназначены для учета хозяйст­венных операций в денежном выражении. К ним относятся учетные регистры, на которых ведется аналитический учет операций по де­нежным, расчетным и другим счетам. В регистрах количественно-суммового учета наличие и движение хозяйственных средств показы­ваются и в количественном, и в денежном (например, книга складско­го учета материалов) выражении. В учетных регистрах количествен­ного учета хозяйственные операции отражаются лишь в количест­венном измерении (например, карточка складского учета материалов).

Форма построения учетных регистров зависит от расположения в них записей по дебету и кредиту счетов и характера этих записей –одной общей суммой или развернуто (детально). В связи с этим раз­личают односторонние, двухсторонние, многографные и шахматной формы учетные регистры. В односторонних регистрах графы для дебетовых и кредитовых записей расположены с одной стороны (обычно правой). Примером может быть карточка складского учета мате­риалов. Двухсторонние регистры состоят из двух одинаковых частей для записей по дебету и кредиту счета. К таким регистрам относится Главная книга. В многографных регистрах по дебету либо кредиту счета при помощи целого ряда граф производится детализация запи­сей. Примером такого регистра является карточка аналитического учета затрат производства, в которой по дебету счета основного про­изводства расшифровываются затраты, списываемые со многих дру­гих счетов. Учетные регистры шахматной формы построены в виде шахматной доски. Запись в клетке означает кредит одного счета и де­бет другого. Шахматная форма характерна в основном для журналов-ордеров.

По целевой направленности учетные регистры бывают моноцеле­вые, используемые для решения определенной учетной задачи (на­пример, в кассовой книге ведется учет наличия и движения денежных средств в кассе), и многоцелевые, предназначенные для решения ряда учетных задач и используемые в других подразделениях аппарата управления для контроля и анализа (например, калькуляции себе­стоимости продукции).

В учебной литературе приводятся различные классификации учетных регистров.

По виду представления учетная информация может быть цифро­вой, текстовой, табличной, речевой и комбинированной.

По восприятию материальных носителей (в смысле учетных данных) их подразделяют на человеком читаемые (машинограммы), машиночитаемые (диски, дискеты и др.), комбинированные (видеограммы). К комбинированным относят такие материальные носители, которые имеются и в машине и могут быть представлены, например на экране дисплея.

По характеру использования материальные носители делят на общесистемные, предназначенные для различных функций управле­ния, подсистемные – циркулирующие в подсистеме бухгалтерского учета, и внутриподсистемные (по разделам учета).

В зависимости от методов обмена информацией различают безмашинные (в основном в условиях ручной обработки информации), межмашинные, межпроцессорные, речевые материальные носители.

По форме выдачи информации материальные носители (видео­граммы, машинограммы, листы бумаги типографские) могут быть регламентированными (например, отчетные формы) и нерегламен­тированными.