Формы ведения учета

Все приемы и правила бухгалтерского учета реализуются (проявляются) в определенном виде – форме бухгалтерского учета. Таким образом, сущность учета проявляется в его форме, которая зависит от способа ведения учета.

При ведении учета вручную все документы, учетные регистры составляются от руки. Если же учет ведется на ЭВМ, то большинство документов, учетных регистров составляется на машине. Кроме того, часть учетного процесса осуществляется в самостоятельном подразделении – ВЦ. При наличии АРМ бухгалтер выполняет также функции оператора.

Таким образом, и при ведении учета вручную, и с использованием ЭВМ хозяйственная деятельность отражается с помощью одних и тех же элементов метода бухгалтерского учета, но в различной форме.

Теоретическое научно обоснованное понимание формы бухгалтерского учета крайне необходимо для ее реализации, организации в практической деятельности.

Формы бухгалтерского учета – это технология и организация учетного процесса с соответствующими способами, техникой документирования и учетной регистрации.

В учетной литературе традиционно форма бухгалтерского учета характеризуется системой различных видов (по содержанию, форме) учетных регистров, взаимосвязью между ними, способами и техникой записи. При этом имеют место учетная регистрация (система различных видов учетных регистров) и технология учетного процесса (взаимосвязь между учетными регистрами, способы и техника учетных записей), а отсутствуют документация (она коренным образом отличается в условиях компьютеризации учета от всех предыдущих форм) и организация учетного процесса (специфична в условиях применения машинных форм и компьютеризации на базе применения АРМ).

В настоящее время выделяются следующие формы бухгалтерского учета:

· мемориально-ордерная;

· журнально-ордерная;

· компьютерная.

 

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета создана на основе карточно-ордерной. При этой форме учет ведется и в книгах, и в карточках. Мемориально-ордерной эта форма называется потому, что основной записей является мемориальный ордер.

Мемориальный ордер – это специальный бланк, на котором отражается бухгалтерская проводка, т. е. кратко излагается содержание хозяйственной операции, указывается сумма и корреспонденция бухгалтерских счетов.

Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на рис. 16.4. Как при любой другой форме, вначале хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском документе, на основании которого составляется мемориальный ордер. Иногда мемориальный ордер составляется на группу документов и не на специальном бланке, а прямо непосредственно в документе, но суть от этого не изменяется.

В дальнейшем мемориальные ордера регистрируются в специальном регистрационном журнале и используются для аналитического и синтетического учета.

В регистрационном журнале мемориальных ордеров ведется хронологический учет хозяйственных операций, а в книгах и ведомостях – синтетический, т. е. эти два вида учета разъединены, обособлены.

Аналитический учет (на основании мемориальных ордеров) ведется в регистрах аналитического учета (книгах, карточках). По данным последних составляются ведомость по аналитическим счетам.

Синтетический учет по данным мемориальных ордеров ведется в Главной книге, на основании которого составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, а по ее данным и оборотной ведомости по аналитическим счетам – бухгалтерский баланс и другие отчетные формы.

Достоинствами мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

¨ простота и гибкость формы учета в целом;

¨ упорядочение ведения систематического учета на базе мемориальных ордеров;

¨ усиление контрольных функций учета (путем сверки итоговых сумм регистрационного журнала и оборотной ведомости по синтетическим счетам);

¨ возможность (благодаря обособлению аналитического от синтетического, хронологического от систематического) распределения работ между счетными работниками;

¨ приспособленность формы механизации а автоматизации (в части синтетического учета).

¨ В то же время этой форме бухгалтерского учета присущи недостатки:

¨ увеличение объема учетной работы в результате составления на каждую хозяйственную операцию мемориального ордера, а затем многократно отражения его данных в различных регистрах;

¨ вероятность допущения большого количества ошибок в связи с многократностью учетных записей;

¨ разрыв между данными синтетического и аналитического учета;

¨ слабая приспособленность регистров к составлению отчетности;

¨ неприспособленность учета к потребностям оперативного контроля, анализа;

¨ невозможность осуществления комплексной механизации и автоматизации бухгалтерского учета.

Несмотря на недостатки, мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется в настоящее время в бюджетных организациях.

 

 

Запись

Сверка

 

Рис. 16.1. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма учета базируется на использовании накопительных журналов и ведомостей, в которых данные первичного учета систематизируются в разрезе синтетических и аналитических счетов.

Основными регистрами учета при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета являются журналы-ордеры, вспомогательные ведомости и Главная книга.

Журналы-ордеры построены по кредитовому признаку: хозяйственные операции в них регистрируются путем однократной записи по кредиту соответствующего счета с разбивкой по дебету корреспондирующих с ним счетов.

Журналы-ордера открываются или по кредиту одного счета (например, журнал-ордер №1 по кредиту счета «Касса») или по кредиту ряда счетов (например, журнал-ордер № 13 по кредиту счетов «Основные средства» «Амортизация основных средств» и т. д.).

По некоторым счетам с целью усиления контроля банковских и кассовых операций наряду с журнальными записями кредитовых оборотов одновременно ведут ведомости дебетовых оборотов. Так, по дебету счета «Касса» ведется ведомость № 1.

Записи хозяйственных операций в журналы-ордера производятся в хронологическом порядке на основании первичных документов или вспомогательных ведомостей и расшифровок.

В журналах-ордерах записи хозяйственных операций систематизируются на синтетических счетах.

Во многих журналах-ордерах синтетический учет совмещается с аналитическим, что позволяет сократить объем учетных работ.

Для облегчения записей и обеспечения правильности отражения хозяйственных операций в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов и приведена типовая номенклатура статей аналитического учета.

В конце месяца, после отражения всех операций и сверки их с данными документов, журналы-ордера подытоживают, а итоги переносят в Главную книгу. В Главной книге для каждого синтетического счета открывается страница. На основании данных этой книги составляется сальдовый баланс.

Основными преимуществами журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются: обеспечение в течение месяца равномерности записей в учетные регистры; сокращение общего количества учетных регистров и записей хозяйственных операций в регистры; совмещение аналитического учета с синтетическим и упрощение его; ускорение составления отчетности непосредственно по данным журналов-ордеров; усиление контроля учетных записей; улучшение организации труда счетных работников.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на рис. 16.10

В настоящее время мемориально-ордерая и журнально-ордерная формы бухгалтерского учета являются устаревшими.

Компьютерная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации, при которой стирается четкая грань между хронологическими и систематическими записями в учете, так как любые данные могут получить отражение в учете непосредственно после ввода их в информационную базу данных. Но поскольку для бухгалтерского учета характерно обобщение информации в систематических разрезах в основном с некоторой установленной периодичностью (месяц, квартал, год), то условно можно рассматривать ввод данных в информационную базу как хронологическое отражение в учете.

 

 

 

Рис. 16.2. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

 

Систематизация и обобщение учетных данных, содержащихся в информационной базе подсистемы, осуществляются автоматически и отражаются в получаемых машинным способом выходных документах бухгалтерского учета, при формировании которых должен обеспечиваться автоматический контроль за соответствием хронологических и систематических записей.

Обобщение данных в систематическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации. При этом контроль за соответствием также обеспечивается автоматически.

При ручном ведении учета записи на синтетических и аналитических счетах производятся, как правило, в последовательно-накопительном порядке, часто со значительным разрывом во времени. Компьютерная форма бухгалтерского учета предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета как в регламентном, так и в запросном (диалоговом) режиме. При реализации запросного (диалогового) режима повышается оперативность бухгалтерского учета, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных в течение отчетного периода, а не только по его окончании.

Возможность внерегламентного решения задач позволяет, с одной стороны, освободит бухгалтерский персонал от их ручного выполнения, а с другой стороны, отказаться от регламентного формирования в бухгалтерском учете избыточной информации. Следствием этого является снижение трудоемкости учета и повышения уровня автоматизации учетных работ, т. е. в конечном итоге – повышение производительности труда учетного персонала.

Компьютерная форма бухгалтерского учета характеризуется обособлением задач систематизации и обобщения учетных данных от их отражения, а также возможностью отображать результативную информацию не только регламентацию, но и оперативно по запросам.

Выходные документы (регистры) бухгалтерского учета, в которых информация отражается, ориентированы на многоцелевое значение (использование) и определенную избыточность отражаемых в них данных. При диалоговой форме бухгалтерского учета объем регламентно выдаваемой пользователям информации значительно сокращен и ограничен только необходимым и достаточным для выполнения конкретных управленческих работ данными. Дополнительные данные выдаются им по запросам.

Информация может выдаваться не только в виде печатных документов, но и видеограмм, т. е. на экран дисплея.

Особенностью компьютерной формы бухгалтерского учета является то, что вся информация (входная, промежуточная, выходная) фиксируется в машинных носителях. При этом большая часть этой информации (в том числе и входной) может не иметь аналогов на бумажных (человекочитаемых) носителях (первичных документах, промежуточных разработках, выходных учетных документах). Поэтому при такой организации информационного обслуживания должна быть обеспечена сохранность соответствующих данных, зафиксированных в машинных носителях, в течение установленных сроков. При этом пользователь должен иметь оперативный доступ к этой информации.

Таким образом, компьютерная форма бухгалтерского учета характеризуется следующими приемами:

§ автоматизацией документирования, систематизации, обобщения и отражения данных бухгалтерского учета;

§ обособлением задач систематизации и обобщения учетных данных от их отражения;

§ фиксацией всей учетной информации (входной, промежуточной и выходной) на машинных носителях;

§ возможностью выполнения задач бухгалтерского учета как в регламентном, так и в запросном режимах;

§ отображением выходных данных не только в виде печатных документов, но и видеограмм;

§ разработкой выходных документов (регистров) бухгалтерского учета, как правило, одноцелевого назначения, рассчитанных на одного пользователя и включающих только необходимые для выполнения конкретной управленческой задачи показатели;

§ обеспечением по запросу пользователя расшифровки любого результатного показателя с указанием порядка проведенных в машине расчетов и всей входной информации, используемой для расчетов;

§ автоматизацией контроля выходных данных бухгалтерского учета;

§ обеспечением сохранности, обнаружением и недопущением несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;

§ наличием программных средств, позволяющих в короткий срок обобщить и отобразить имеющуюся в памяти машины учетную информацию в виде, не предусмотренном формой бухгалтерского учета.

Компьютерная форма бухгалтерского учета позволяет значительно сократить объем выдаваемый пользователю информации при увеличении ее информативной ценности, сделать учетную информацию более действенной и целенаправленной.