Увага! Культура мовлення.
Практичне заняття №4 РОЗДІЛ 5. СКЛАДАННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ Тема: Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів
Мета: знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних вплів документів, реквізити документів та правила їх оформлення;вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи. Тип заняття: практичне Питання до заняття 1. Документ - основний вид ділового мовлення.Вимоги до складання та оформлення різних видів документів. 2. Основні реквізити. Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи. 3. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту. Ключові поняття: документ, юридична сила документа, письмові та рукописні документи, службові та особисті документи, реквізит службового документа, формуляр- зразок, бланк документа, абзац, рубрикація документа, нумерація сторінок
Література: 1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. - 400 с. 2.Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - Харків: Торсінг, 2001. -384 с. 3.Мацюк 3., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування.-К., 2005 4.Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. - Кл Арій, 2008. - 160 с. 5.Паламар Л., Кацавець Г. Мова ділових паперів.-К., 2000
Питання 1 Документ – це матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції. Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи, Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження. Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам: · не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів; · видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією; · відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою; · бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки); · бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними. Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним. Питання 2 Класифікаційні ознаки документів: Види документів визначають за такими ознаками: 1. Найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; 2. Походженням - службові (офіційні) й особисті; Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; 3. Місцем виникнення - внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; 4. Призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; 5. Напрямком - вхідні й вихідні; 6. Формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); 7. Строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги; термінові - зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); дуже термінові документи з позначенням "дуже терміново"; 8. Ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; 9. Стадіями створення - оригінали, копії й виписки: оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; 10. Складністю - прості (односкладові) й складні; 11. Строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; 12. Технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом; 13. Носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
|
